Gửi email cho người Trung Quốc, hiếm khi bạn được trả lời và đây là lý do tại sao

Người dân Trung Quốc thích dùng WeChat hơn, bởi điều đó đồng nghĩa với việc họ luôn sẵn sàng để trao đổi công việc với sếp của mình mọi lúc mọi nơi.

Gửi email cho người Trung Quốc là một hành động có thể khiến bạn rất bực bội. Lý do rất đơn giản: hiếm hoi lắm bạn mới được hồi âm!

Ở phương Tây, email bạn gửi đi nhiều khi dễ bị bỏ qua bởi chúng bị vùi dưới một loạt những email khác. Ở Trung Quốc, mọi chuyện khác hoàn toàn, dù là email có nội dung kinh doanh hay đơn giản là email thăm hỏi qua lại giữa những người bạn mới quen trong những chuyến du lịch.

Tất nhiên, mọi thứ đều có lý do, và nó có liên quan đến lịch sử Internet của Trung Quốc, cũng như sự trỗi dậy của một trong những công ty công nghệ lớn bậc nhất trên thế giới.

Khi bước vào thế kỷ 21, email ở phương Tây không còn là cái gì đó xa lạ. Nó phổ biến như số điện thoại vậy. Tính đến thời điểm email kỷ niệm ngày sinh nhật lần thứ 30 của nó vào năm 2001, hầu như mọi văn phòng đều sở hữu một địa chỉ email cho riêng mình.

Cũng thời điểm đó, chỉ có chưa đầy 3% dân số Trung Quốc đang sử dụng Internet. Nhiều người dùng Internet lúc này thậm chí còn chưa có đường truyền riêng tại nhà, và họ phải sử dụng Internet tại các quán cafe.

“ Một yếu tố (khiến email không phổ biến) là ngay từ buổi ban đầu khi triển khai Internet tại Trung Quốc, nó được sử dụng nhiều nhất bởi những người rất trẻ tuổi, nhiều trong số họ không làm việc trong các môi trường văn phòng” – Kaiser Kuo, cựu giám đốc truyền thông quốc tế của Baidu, hiện là tổng biên tập của SupChina, cho biết – “ Sự hấp dẫn chính của Internet đối với họ không phải là năng suất; họ tập trung hơn vào các khả năng giao tiếp xã hội của nó”.

Vào năm 1999, một công ty công nghệ nhỏ tại Trung Quốc quyết định vay mượn ý tưởng từ nền tảng tin nhắn desktop phổ biến là ICQ để tạo ra QQ. Công ty đó là Tencent, nay trở thành một trong những ông lớn công nghệ trên thế giới. Nền tảng của họ tăng trưởng rất nhanh trong số người dùng Internet cafe và những người đã có PC tại gia. Tại sao phải phí phạm thời giờ và dung lượng mạng vốn đã ít ỏi vào việc làm mới các hộp thư điện tử nặng nề chứ?

Dù QQ và người anh em trên desktop của nó đã trở nên lỗi thời, nhưng các ứng dụng nhắn tin tiếp tục trở thành phương thức chính mà người dùng Internet ở Trung Quốc tin dùng để liên lạc với nhau. Đó là lúc WeChat, nên tảng mạng xã hội lớn thứ hai của Tencent, ra đời. Với hơn 1 tỷ người dùng sử dụng mỗi ngày, WeChat có tầm phủ sống cực kỳ rộng rãi ở Trung QUốc.

Hiện nay, có hơn 802 triệu người dùng Internet ở Trung Quốc, nhiều hơn bất kỳ nơi nào trên thế giới. Trong quá trình phát triển đó, người ta dần phát hiện ra những lý do để tránh sử dụng email, thay vào đó là nhắn tin.

Một số chỉ ra rằng họ không thể phân biệt được các khái niệm của email như CC và BCC, trong khi số khác lại cho rằng sử dụng các địa chỉ email tiếng Anh là một rào cản trong quá trình giao tiếp. Về khía cạnh kinh doanh, Kuo nhấn mạnh rằng không nhiều công ty khuyến khích việc đầu tư nguồn lực vào phát triển các sản phẩm email, đơn giản vì vào thời điểm đó, kiếm tiền từ email là một điều không hề dễ dàng.

Cuối cùng, nhiều người bắt đầu dựa dẫm vào WeChat bởi nó nhanh và thuận tiện, đặc biệt trong môi trường làm việc. Bạn có thể gửi hình ảnh, tài liệu, tiến hành hội thảo video, tất cả đều có thể được thực hiện trong một ứng dụng duy nhất (và WeChat còn rất nhiều tính năng khác nữa).

Văn hóa làm việc cũng đóng vai trò trong việc này. Cộng đồng mạng Trung Quốc cho rằng việc sử dụng các ứng dụng nhắn tin có phần nhiều nguyên nhân xuất phát từ sự thiếu vắng các quy trình chuẩn hóa trong các công ty Trung Quốc so với các công ty phương Tây. Trong nhiều trường hợp, điều này có thể là nguồn cơn dẫn đến thất bại, nhưng nó cũng là một cách để tránh thói quan liêu.

Lằn ranh giữa đời sống cá nhân và đời sống công việc ở Trung Quốc cũng ít gay gắt hơn.

“ Sự phổ biến của emoji, tin nhắn tiếng, và hình thức giao tiếp thân thiện mang lại sự linh hoạt và giảm bớt tính rạch ròi giữa công việc và các mối quan hệ riêng tư thường đi kèm với công việc tại Trung Quốc” – Elliott Zaagman, host của kênh podcast China Tech Investor, cho biết.

Sự tự nhiên trong giao tiếp này được chấp nhận rộng rãi đến mức nhiều doanh nhân bắt đầu ngừng trao đổi card visit và chuyển sang quét mã QR WeChat để thuận tiện trong liên lạc. Đối với nhiều người, sự hòa lẫn giữa đời sống riêng tư và đời sống công việc như thế này đã đi quá xa.

Aoki là một điều phối viên dự án tại một công ty Trung Quốc có mối quan hệ hợp tác với các đối tác phương Tây, và cô sử dụng cả hai hình thức liên lạc.

“ Theo quan điểm của tôi, tôi thích dùng email hơn bởi nó mang lại cho tôi những khoảng thời gian riêng tư và cá nhân” – Aoki nói.

Aoki cũng từng làm cho một công ty con của chính phủ, và cô thừa nhận rằng cô và các đồng nghiệp hiếm khi kiểm tra email. Cô chẳng hề nghĩ đến việc gửi email cho các cơ quan công bởi cô biết họ sẽ chẳng trả lời chúng. Thay vào đó, nhiều cơ quan giao tiếp với nhau thông qua các tài khoản WeChat và các nền tảng IM khác.

Vậy trong thực tế, bỏ qua email và dùng tin nhắn tức thời có những tác động như thế nào?

Đối với Aoki, hành động kêu gọi nhau trên các nhóm chat nhiều lúc rất bực mình. Tin nhắn tức thời không chỉ đồng nghĩa với sự tiện lợi, nó còn có nghĩa bạn phải luôn có mặt để đọc và trả lời chúng.

“ Tôi nghĩ nó (việc dùng tin nhắn tức thời) có liên quan gì đó đến văn hóa 996″ – Zaagman nói. Văn hóa 996 ở đây là văn hóa làm việc quá giờ cực kỳ khắc nghiệt của Trung Quốc, diễn ra trong ngành công nghiệp công nghệ, khi mà người ta phải ngồi làm việc tại văn phòng từ 9 giờ sáng đến 9 giờ tối, và phải làm liên tục 6 ngày mỗi tuần.

WeChat không chỉ thống trị môi trường kinh doanh; nó còn xen vào mối quan hệ giữa giáo viên – phụ huynh. Các sở giáo dục địa phương bắt đầu đưa ra những quy chế nhằm cấm giáo viên sử dụng các công cụ tin nhắn trong việc giao bài về nhà và yêu cầu phụ huynh phải chấm điểm các bài tập đó. Các nhóm nhắn tin thì bị chỉ trích nặng nề vì tiết lộ thứ hạng trong lớp học, cũng như điểm số của các học sinh trong lớp, đặc biệt là các học sinh có các bậc cha mẹ quan tâm quá mức đến kết quả.

Bản thân WeChat thậm chí cũng tỏ ra lo ngại vì mọi người đang dùng WeChat quá nhiều. Viện nghiên cứu Tencent đã tiến hành một thử nghiệm, trong đó người dùng chỉ được dành ra 30 phút sử dụng ứng dụng, thay vì mức trung bình 107 phút. Thử nghiệm này đã phát hiện ra rằng những chủ thể tham gia tỏ ra ít tiêu cực hơn, và tập trung hơn đáng kể vào công việc và học tập.

Viện này còn phát hiện một số lợi ích của việc sử dụng WeChat, bao gồm giúp tìm kiếm thông tin liên quan và cho phép người dùng tham gia vào các cuộc thảo luận về các chủ đề họ cần nghiên cứu. Và theo Zaagman, trong một số ngành công nghiệp nhất định, như ngành công nghệ chẳng hạn, phương thức giao tiếp công việc thân thiện là một yếu tố quan trọng thu hút các nhân viên.

Dù email vẫn là một loại hình giao tiếp chủ đạo trong kinh doanh tại phương Tây, các nền tảng tin nhắn tập trung vào công việc như Slack và Microsoft Team đang ngày một thu hút sự chú ý. Điều đó có nghĩa là sự lệ thuộc vào email ở phương Tây có thể sẽ sớm chấm dứt, song song với đó là phương thức giao tiếp dần chuyển sang phong cách tương tự Trung Quốc – và đó là điều mọi người buộc phải chấp nhận, dù họ có thích hay không.

Tham khảo: AbacusNews