Nguy cơ rò rỉ thông tin từ thói quen sử dụng nhiều công cụ công nghệ

Theo công ty Zivver, khoảng 90% các vụ rò rỉ thông tin là do lỗi của con người và sự thiếu tập trung khi làm việc, kể cả làm ở nhà hay tại văn phòng, là một trong số yếu tố dẫn đến sự cố này.

Ảnh minh họa. (Nguồn: computing.co.uk)

Trong bối cảnh làm việc tại nhà đang trở thành xu hướng ngày cảng phổ biến, an ninh mạng và nguy cơ rò rỉ thông tin trở thành mối quan ngại lớn đối với doanh nghiệp hơn bao giờ hết.

Theo công ty an ninh mạng Zivver, khoảng 90% các vụ rò rỉ thông tin là do lỗi của con người. Sự thiếu tập trung khi làm việc, kể cả làm ở nhà hay tại văn phòng, là một trong số yếu tố dẫn đến sự cố này.

Các công ty công nghệ đã đưa ra nhiều công cụ để giúp con người giao tiếp, song những công cụ này lại khiến nhân viên thiếu tập trung, cản trở năng suất làm việc.

Chuyên gia về năng suất và hướng dẫn doanh nghiệp Jess Salamanca nhận định công nghệ giúp giao tiếp nhanh hơn, hiệu quả hơn và dễ tiếp cận hơn, cho phép mọi người từ khắp nơi trên thế giới làm việc cùng nhau, song công cụ này lại gây ra nhiều phiền nhiễu.

Theo bà Salamanca, việc mở nhiều trang trình duyệt, hay sử dụng cùng lúc các nền tảng giao tiếp, không biết cách sử dụng các công cụ này một cách chính xác… sẽ khiến con người bị phân tâm.

Bà nhấn mạnh một nhân viên văn phòng có thể mất đến 23 phút để tập trung lại vào một công việc sau khi chuyển từ việc này sang việc khác. Nếu bạn quên mật khẩu hoặc loay hoay tìm tài liệu phù hợp, sự tập trung của bạn có thể bị gián đoạn và khi điều đó xảy ra nhiều lần trong ngày sẽ dẫn đến lãng phí thời gian.

Một cuộc khảo sát đa quốc gia toàn diện của Zivver cho thấy 98% nhân viên muốn chủ động tập trung trong công việc. Để giảm thiểu số lần gián đoạn mà nhân viên gặp phải, nhà tư vấn an ninh mạng và chuyên gia bảo mật James Bore đưa ra lời khuyên rằng cần hợp lý hóa công nghệ của mình.

Theo ông Bore, giới nhân viên văn phòng cần suy nghĩ cẩn thận về các công cụ sử dụng, thay vì mở liên tiếp những công cụ này. Ông cho rằng cần cân nhắc đến tính năng, mức độ sử dụng và hiệu quả của các công cụ giao tiếp, chẳng hạn như việc có 1 hòm thư điện tử và 1 nền tảng nhắn tin nhanh sẽ hợp lý hơn là vận hành cùng một lúc 5 nền tảng liên lạc khác nhau.

Việc sử dụng nhiều công cụ liên lạc buộc người dùng phải ghi nhớ nhiều quy trình, trong đó có chế độ bảo mật. Điều này sẽ khiến nhân viên văn phòng mất tập trung đến mức dễ gây ra sai lầm.

Chuyên gia Bore chỉ rõ phạm sai lầm dù là nhỏ nhất cũng để lại hậu quả khủng khiếp, do vậy, những người bận rộn bàn giấy sẽ từ bỏ quy trình bảo mật nếu điều này quá phức tạp và họ cho rằng dù nỗ lực thế nào thì điều tồi tệ cũng xảy ra.

Để ngăn chặn nguy cơ này, người sử dụng lao động nên đảm bảo tính bảo mật nghiêm ngặt trong hệ thống mạng của mình trước lỗi của con người bằng một nền tảng truyền thông an toàn, đồng thời hướng dẫn nhân viên sử dụng an toàn các nền tảng liên lạc. Một khảo sát cho thấy 62% nhân viên thừa nhận gây ra các lỗi khi sử dụng thư điện tử.

Những lỗi mắc phải của con người là do công việc quá tải và thời gian thực hiện hạn chế, do vậy, các nhân viên không đủ thời gian để tập trung vào việc mình làm và quản lý bảo mật thông tin một cách chặt chẽ.

Chuyên gia an ninh mạng Bore cho rằng một khi bị quá tải công việc, con người thường bỏ qua phần bảo mật trong các công cụ để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng.

Chiến lược gia về hệ thống Elle Baldry chỉ ra ví dụ như khi đang di chuyển trên đường và phải xử lý nhiều công việc, sự lựa chọn phổ biến của các nhân viên là tính năng tự động điền từ hoặc cụm từ sẵn có trong công cụ liên lạc, điều này dẫn đến thông tin truyền tải khó hiểu đến người tiếp nhận. Đáng quan ngại hơn là trường hợp gửi nhầm, sao chép nhầm thông tin hoặc tài liệu cho mọi người bởi người dùng chỉ nhập ba chữ cái đầu tiên trong tên của họ, phần mềm tin nhắn hoặc thư điện tử sẽ tự động chọn người địa chỉ người gửi và bạn không có thời gian để kiểm tra.

Thống kê cho thấy việc chia sẻ dữ liệu nhạy cảm ngoài ý muốn chiếm gần 74% tổng số vụ rò rỉ dữ liệu (tệp Excel) – và do các công ty nên ưu tiên sử dụng công cụ liên lạc không phổ biến để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu.