Công nghệ giúp tăng năng suất làm việc và giảm thiểu căng thẳng của nhân viên văn phòng

Nghiên cứu Brain on Tech của Dell Technologies đã cho thấy được mối liên hệ giữa công nghệ, hiệu suất làm việc và cảm xúc.

Những diễn biến bất ngờ trong năm nay đã mang đến cho mọi người nhiều cảm xúc về công nghệ. Hồi tháng 3, do tình hình phức tạp của dịch bệnh, mọi người bắt buộc phải thay đổi cách thức làm việc. Nhưng rồi những gì mọi người trải qua là sự mệt mỏi qua các cuộc họp video trực tuyến, mất kết nối và không được tiếp xúc trực tiếp với bất kỳ ai, một nhu cầu quan trọng đối với mọi cá nhân và tập thể.

Từ đầu năm nay, Dell Technologies đã tiến hành một nghiên cứu, thời điểm công việc vẫn diễn ra bình thường tại văn phòng. Nghiên cứu đầu tiên có tên Brain on Tech đã cho thấy được mối liên hệ giữa công nghệ, hiệu suất làm việc và cảm xúc..

Vậy làm cách nào để đo lường sức ảnh hưởng của công nghệ lên con người? Câu trả lời là bằng công nghệ.

Thí nghiệm ứng dụng khoa học thần kinh lần đầu tiên của Dell sử dụng tai nghe cảm biến để theo dõi sóng não của người tham gia. Bằng việc theo dõi hoạt động và phản ứng theo các tình huống cụ thể, thí nghiệm cho phép đo lường được mức độ ảnh hưởng của công nghệ đến khả năng làm việc và sức khỏe tổng thể của chúng ta.

Các thông tin chi tiết từ nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp có thể hành động ngay để giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, hay nói cụ thể hơn là làm việc vui vẻ và năng suất hơn, đồng thời giảm thiểu tình trạng kiệt sức.

Hiệu quả trong công việc

Hiện nay, các nhân viên đang làm việc ở nhiều môi trường khác nhau, với những trải nghiệm và các quy trình khác nhau, tùy theo vị trí địa lý và kết nối. Trong những tình huống này, sự thiếu hụt công nghệ có thể nhanh chóng làm gia tăng căng thẳng, nhất là khi họ không được tiếp cận trực tiếp với IT một cách dễ dàng.

Nghiên cứu của Dell chỉ ra rằng, sử dụng công nghệ phức tạp làm người sử dụng căng thẳng hơn gấp bội so với việc sử dụng một công nghệ tốt, phù hợp để hoàn thành công việc tương ứng. Mức độ gia tăng căng thẳng thậm chí còn cao hơn việc yêu cầu một người hát một bài hát lạ lẫm giữa chốn đông người trong khi họ chưa sẵn sàng.

Ngoài ra, nghiên cứu còn phát hiện ra rằng những người tham gia khảo sát giải tỏa căng thẳng đáng kể khi được sử dụng những công nghệ hiệu quả hơn.

Nghiên cứu cho thấy, rõ ràng những công nghệ tốt sẽ nâng cao hiệu quả làm việc nhưng khi đưa ra những quyết định về công nghệ, chúng ta cần lưu ý một số vấn đề nhức nhối đối với nhân viên. Có thể kể đến như thay đổi mật khẩu, khóa hệ thống và kết nối mạng. Hợp nhất trải nghiệm người dùng cuối có thể giải quyết vấn đề này. Báo cáo và quản trị tập trung trên nhiều thiết bị – thuộc sở hữu của tập đoàn và người dùng – cũng là một lựa chọn.

Thông qua giải pháp Unified Workspace (Hợp nhất không gian làm việc) của Dell Technologies, Giám đốc IT có thể triển khai, bảo mật, quản lý và hỗ trợ các thiết bị kể trên bất kể nhân viên làm việc ở đâu.

Ngay cả những trải nghiệm nhỏ nhất cũng rất quan trọng

Việc ứng dụng công nghệ ít hay nhiều cũng có những ảnh hưởng khác đến cảm xúc của nhân viên. Trong Brain on Tech, Dell đã nghiên cứu trải nghiệm đăng nhập bằng mật khẩu để đánh giá sự ảnh hưởng của một vấn đề phổ biến “Tôi không thể đăng nhập và làm việc được”.

Kết quả cho thấy, thất bại trong việc điền mật khẩu để truy xuất máy tính dưới áp lực thời gian làm tăng căng thẳng lên đến 31% trong vòng 5 giây. Sự căng thẳng này còn ảnh hưởng đến những công việc sau đó, làm giảm hiệu suất của nhân viên, khiến họ không thể bình tĩnh.

Vậy làm sao để mật khẩu trở nên đơn giản hơn? Để đảm bảo nhân viên có những trải nghiệm liền mạch và dễ dàng khi đăng nhập, Dell đã tạo ra Express Sign-in (Đăng nhập nhanh), một tính năng sẽ khóa thiết bị khi bạn rời khỏi máy và lập tức tự động mở khóa khi bạn quay trở lại bằng việc sử dụng công nghệ sinh trắc học. Kết hợp tính năng đó với truy cập theo ngữ cảnh và đơn giản hóa việc thay đổi mật khẩu thông qua Dell Technologies Unified Workspace, sẽ giúp cho trải nghiệm của nhân viên trở nên thân thiện hơn rất nhiều.

Giữ sự tươi mới để đảm bảo hiệu năng tốt nhất

Những người làm IT có một chủ đề đã bàn luận từ rất lâu, đó là tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO). Hiện nay, việc tăng cường khả năng quản lý và bảo mật giúp phòng IT có thể làm mới phần cứng thường xuyên hơn nhưng chúng ta sẽ định lượng năng suất và sự hạnh phúc của nhân viên bằng cách nào?

Các doanh nghiệp đầu tư và cung cấp các công nghệ tốt đến lực lượng lao động có thể gặt hái được những lợi ích để gia tăng lợi thế cạnh tranh. Sự kết hợp giữa năng suất và hạnh phúc có thể đơm hoa kết trái khi công nghệ đủ tốt.

Nghiên cứu của Brain on Tech cho thấy, hãy cẩn thận với bảo mật. Ngoài những ảnh hưởng đến nhân viên, công nghệ lỗi thời có thể dễ dàng trở thành mục tiêu của những cuộc tấn công mạng. Dell khuyến nghị các doanh nghiệp hãy tránh việc kéo dài thời gian sử dụng công nghệ (cả phần mềm và phần cứng) quá vòng đời 3 năm để bắt kịp với những thay đổi qua các thiết bị nhanh và bảo mật hơn. Các doanh nghiệp cũng có thể chống lại các cuộc tấn công tấn công ngầm ở cấp độ BIOS với Dell SafeBIOS.

Thông minh hơn

Trong thế giới đa nghiệm ngày nay, các mẫu máy tính cá nhân được cài đăt rất nhiều ứng dụng và phần mềm có thể giúp người dùng thực hiện ba công việc cùng một lúc như trả lời email, hoàn thành dự án và giao tiếp với đồng nghiệp cũng như khách hàng. Những vấn đề phát sinh trong một luồng công việc sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất và thái độ của nhân viên.

Có bao giờ bạn cuống lên vì mất một tập tin quan trọng? Ý nghĩ mất đi thành quả làm việc khiến nhịp tim tăng khi gõ phím. Nhưng chuyện đó là có thật, thông qua những con số mà Brain on Tech đo lường được. Ví dụ, việc mất dữ liệu bảng tính khiến mức độ căng thẳng của nhân viên tăng 17% chỉ trong 8 giây.

Để khắc phục vấn đề phổ biến trong việc cân bằng hiệu năng của ứng dụng và thiết bị, Dell đã tích hợp Dell Optimizer, một phần mềm tối ưu hóa bằng AI (trí thông minh nhân tạo) để học và phản hồi theo cách nhân viên làm việc. Dell Optimizer được thiết kế để tự động cải thiện hiệu năng của ứng dụng, thời lượng pin và điều chỉnh âm thanh tự động để mang đến cho người dùng trải nghiệm liền mạch nhất.

Và tiếp tục trong việc tự động hóa để cải thiện công nghệ tốt hơn, Dell cũng có SupportAssist, một công nghệ hỗ trợ tự động và tiên đoán dựa trên AI. SupportAssist có thể theo dõi và sửa chữa thiết bị của bạn. Nếu phát hiện vấn đề, phần mềm sẽ chủ động thông báo và Dell để có thể bắt đầu quá trình xử lý.