Vì sao doanh nghiệp coi làm việc online chỉ là biện pháp tình thế thời COVID-19?
Mặc dù làm việc tại nhà đem lại nhiều lợi ích lớn, đa số doanh nghiệp chỉ xem đây là giải pháp tình thế trước ngoại cảnh không thể tránh khỏi, chứ không phải lựa chọn khả thi lâu dài.
Mô hình làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích cho các tổ chức, không chỉ trên phương diện tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động.
Lý giải điều này, Tiến sĩ Phạm Công Hiệp – giảng viên cấp cao Khoa Kinh doanh và Quản trị, Đại học RMIT Việt Nam – cho rằng điều này có thể do một số quan ngại về tính hiệu quả chưa được kiểm chứng của mô hình làm việc tại nhà. Cùng với đó là việc thiếu giám sát các nhân viên, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, năng suất và độ tin cậy thấp, cũng như việc trao đổi kém do bị phân tâm hay phải đón nhận quá nhiều luồng thông tin.
Mặc dù làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho cách vận hành doanh nghiệp theo lối truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn nên xem xét ý nghĩa chiến lược của hình thức này và coi đây là một phần của mô hình kinh doanh chiến lược trong dài hạn.
Theo Tiến sĩ Hiệp, mô hình làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích cho các tổ chức, không chỉ trên phương diện tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động và giảm thiểu gián đoạn hoạt động, mà còn tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của toàn thể xã hội và của mỗi người lao động.
“Công việc và cuộc sống cân bằng hơn, tai nạn giao thông sẽ giảm đi. Mô hình này cũng giúp giao thông bớt tắc nghẽn và lượng khí thải do xăng dầu cũng giảm do người dân bớt di chuyển đến nơi làm việc, và áp lực lên hệ thống giao thông công cộng cũng được giải tỏa phần nào”, Tiến sĩ Hiệp nhận định.
Làm việc trực tuyến là lựa chọn tối ưu với với nhiều ngành nghề trong bối cảnh dịch bệnh như hiện nay.
Video đang HOT
6 việc cần chuẩn bị để mô hình làm việc tại nhà thành công
1. Thay đổi tư duy lãnh đạo: Thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất, cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìm hãm khả năng đổi mới sáng tạo của nhân viên.
2. Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn: Giao tiếp trong nhóm, giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý, không nên bị lạm dụng vì nó có thể dẫn đến quá tải thông tin và thường xuyên gián đoạn.
3. Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa: Với những phần mềm cộng tác hết sức phong phú trên thị trường, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp tốt với các nền tảng hiện có và hoạt động tốt, đặc biệt cho mục đích họp trực tuyến và làm việc theo nhóm ở quy mô lớn.
4. Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên : Áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên. Nhưng thực tế không phải ai cũng thích làm việc tại nhà vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức, điều có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức để họ trở nên tự giác và làm việc hiệu quả.
5. Đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên: Hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới, cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp cần phải làm quen. Tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) kịp thời.
6. Quản lý chi phí: Làm việc tại nhà đòi hỏi cả nhân viên và doanh nghiệp phải đầu tư vào CNTT nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tối thiểu một máy tính, phần mềm cần thiết, camera và đường truyền internet nhanh. Các tổ chức có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo và các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập an toàn những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tài nguyên của tổ chức một cách vô tình hay cố ý.
Anh Lê
Làm việc online mùa dịch: Chồng điểm danh thay để vợ ăn cơm
Kể từ khi thực hiện cách ly xã hội, rất nhiều ngành nghề kinh doanh đã phải chuyển đổi sang làm việc online, kéo theo đó là muôn vàn câu chuyện dở khóc dở cười.
Chồng thay vợ điểm danh khi học nghiệp vụ
Chị Trang (Kim Chung, Hà Nội) vốn là chuyên viên tại một cơ quan nhà nước. Ngoài giờ làm việc, chị còn tham gia đứng lớp tại một trường đại học để kiếm thêm. Kể từ khi dịch Covid-19 bùng phát, giống như bao người khác, chị Trang đã phải ở nhà và bắt đầu làm quen với môi trường làm việc online.
Chia sẻ với Pv , chị Trang cho biết, để giữ an toàn cho bản thân và gia đình, chị đã ở nhà kể từ khi bệnh nhân số 17 được phát hiện. Trong khoảng thời gian đó, chị vẫn làm công việc ở cơ quan và đi dạy học, thậm chí cả đi học thêm về nghiệp vụ, tất cả đều diễn ra dưới hình thức online.
Làm việc từ xa là sự lựa chọn của nhiều người trong mùa dịch Covid-19.
Trong suy nghĩ ban đầu của chị Trang, cách làm việc online không mấy mang lại những kết quả tích cực. Điển hình là với việc dạy học, các bài giảng sẽ khó hiệu quả do sự hạn chế tương tác giữa học sinh và giáo viên. Tuy nhiên sau một thời gian làm việc và dạy học online, dần dần chị cũng cảm thấy quen và nhận ra nó cũng có một số ưu điểm nhất định.
"Trường mình dạy học trên nền tảng Microsoft. Sinh viên sẽ đăng nhập bằng địa chỉ email do trường cấp. Với phần mềm này, mình có thể quản lý việc làm bài, nộp bài, chấm điểm của sinh viên rất tiện. Dạy cùng lúc 2 nền tảng khác nhau ở 2 trường đại học, thế nhưng mọi thứ đều rất ok.", chị Trang chia sẻ.
Theo chị Trang, môi trường làm việc trực tuyến cũng giúp chị có thể vừa đứng lớp, vừa theo học các lớp nghiệp vụ mà không cần phải di chuyển nhiều.
Nói về một kỷ niệm vui, chị Trang cho biết, lớp học nghiệp vụ thường diễn ra trong khoảng thời gian từ 6-8h tối. Thế nên thỉnh thoảng, chị lại phải nhờ chồng "trực chiến", điểm danh hộ để còn đi ăn cơm tối.
Nhìn lại suốt cả quá trình, đối với bản thân chị Trang, làm việc trên môi trường online ban đầu tưởng chừng như một trở ngại, khó khăn, thế nhưng từ đó lại có thể nhìn ra được nhiều điều tích cực.
Quan ngại về bảo mật khi làm việc online
Không có nhiều kinh nghiệm như chị Trang, chị Thuỷ (Lĩnh Nam, Hà Nội) mới làm việc trên môi trường online 2 ngày kể từ thời điểm có "lệnh" cách ly xã hội.
Làm việc tại một văn phòng luật, công việc hàng ngày của chị Thủy là chăm sóc khách hàng, soạn công văn và liên hệ với Cục Sở Hữu trí Tuệ. Công việc mang tính chất văn phòng là chính, vậy nên chị Thuỷ cũng không quá khó khăn khi chuyển môi trường làm việc sang online.
Một buổi họp online, điều không thể thiếu khi làm việc từ xa.
Do công ty nhỏ không thể mua các phần mềm có chi phí cao, cơ quan đã cài phần mềm liên kết giữa máy tính cá nhân của chị Thuỷ và máy chủ đặt tại Sài Gòn. Nhờ vậy, dù ngồi ở nhà, chị Thuỷ vẫn có thể truy cập vào server công ty để lấy tài liệu làm việc.
Theo chị Thuỷ, vì mới làm online nên chưa biết hiệu quả làm việc sẽ ra sao, tuy nhiên chị cảm thấy khá ổn với cách vận hành này. Với vấn đề điểm danh, chị cho rằng cơ quan nên quản lý công việc theo KPI, cứ làm việc nhiều là tự khắc sẽ không trốn được.
"Trước giờ mình vẫn làm việc từ xa do trụ sở chính cơ quan ở TP.HCM, vậy nên làm việc ở nhà về cơ bản cũng chẳng khác mấy, chỉ khác là không được đến văn phòng", chị Thuỷ chia sẻ.
Do đây chỉ là cảm xúc cá nhân, chị Thuỷ cho rằng, với cả công ty thực tế có thể sẽ khác. Điều mà chị quan tâm nhất là vấn đề bảo mật trong quá trình làm việc online. Thực tế cho thấy, vấn đề bảo mật khi làm việc từ xa cũng là mối quan tâm chung của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trọng Đạt
Viettel tăng gấp đôi băng thông Internet cáp quang, kéo dài tới hết dịch Nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu học tập, làm việc online tại nhà, Viettel đã tăng gấp 2 lần băng thông cho tất cả khách hàng đang sử dụng dịch vụ Internet cáp quang trên toàn quốc, giá không đổi. Thực hiện chỉ đạo của Bộ Thông tin và Truyền thông (TT&TT) về việc đồng hành cùng người dân, doanh nghiệp phòng,...
