Thưởng cho nhân viên dùng công nghệ mới để kích thích chuyển đổi số

Trung tâm Anh ngữ Á Châu đã áp dụng chính sách nếu chi nhánh nào thực hiện công việc nhanh hơn, tốt hơn dựa trên nền tảng mới sẽ được thưởng.

Trung tâm Anh ngữ Á Châu (TP.HCM) phát triển được 20 chi nhánh, 500 nhân sự, phục vụ việc dạy học cho hơn 12 ngàn học sinh. Với mong muốn mở rộng thêm quy mô, ông Nguyễn Đình Hải – Chủ tịch HĐQT công ty – quyết định chuyển đổi số.

“Quy mô ngày càng lớn mà không chuyển đổi số thì sẽ “chết”", ông Hải nói trong một phiên thảo luận tại Diễn đàn Shark Tank lần 5, chủ đề Đột phá tăng trưởng trong nền kinh tế số.

Các diễn giả trong phiên thảo luận tại Diễn đàn Shark Tank lần 5. (Ảnh: Hải Đăng)

Dù có quyết tâm chuyển đổi số ở cấp lãnh đạo, song trung tâm Anh ngữ gặp không ít trắc trở từ đầu. Dễ thấy đội ngũ nhân viên hàng trăm người đã quen với hệ thống công nghệ cũ, thực hành công việc suôn sẻ và nhanh chóng trên nền tảng này. Khi phải tiếp nhận nền tảng mới, rất nhiều người bỡ ngỡ và gặp nhiều khó khăn.

Để kích thích nhân viên, công ty này phát động các cuộc thi nội bộ. Chi nhánh nào thực hiện công việc nhanh hơn, tốt hơn dựa trên nền tảng mới sẽ được thưởng. Kết quả, việc thay đổi hệ thống diễn ra nhanh hơn, cuối cùng đã thay đổi toàn diện công ty.

Không chỉ ứng dụng công nghệ trong nội bộ, công ty đào tạo này bắt đầu hướng cho các bậc phụ huynh tiếp cận các phương thức liên lạc hiện đại hơn. Công ty xây dựng phần mềm, khuyến khích cha mẹ học sinh sử dụng để theo dõi thời khoá biểu, các bài kiểm tra, tài liệu, thông báo,…

Tuy vậy, với khách hàng tập trung ở vùng ven TP.HCM, phụ huynh học sinh vẫn chưa mặn mà với việc cài ứng dụng mới trên smartphone. Họ vẫn muốn duy trì các hình thức thông báo truyền thống, ví dụ sổ liên lạc.

Một lần nữa, đơn vị giảng dạy này áp dụng hình thức ưu đãi khoá học, tặng quà,… cho người sử dụng app trên điện thoại. Việc làm này cho thấy hiệu quả nhưng vẫn chưa đột phá.

Ông Hải thừa nhận khi áp dụng công nghệ, chi phí công ty tăng lên. Tuy vậy, công việc được giảm tải, chi phí vận hành được tối ưu, hiệu quả công việc tốt hơn. Đặc biệt, việc thay đổi cách thức vận hành hiện đại giúp công ty dễ dàng mở rộng quy mô trong tương lai.

Khi chuyển đổi số, các doanh nghiệp vừa và nhỏ như của ông Hải thường gặp các vấn đề về chi phí và con người – là những yếu tố các chuyên gia đã lường trước.

Ông Phan Thanh Tùng, Giám đốc điều hành Simplamo – một nền tảng quản trị doanh nghiệp – cho hay việc thuyết phục một công ty sử dụng nền tảng mới không hề dễ dàng. Nhiều doanh nghiệp đang kinh doanh tốt, đã sử dụng hệ thống hiện tại có doanh thu ổn định, do đó việc chuyển đổi sang một nền tảng mới là một quyết định không hề dễ dàng. Rất nhiều doanh nghiệp e ngại công nghệ mới sẽ làm thay đổi tổ chức, rối loạn đội ngũ, không đảm bảo tăng trưởng.

Do đó, ông Tùng cho rằng doanh nghiệp cần tiếp cận chuyển đổi số với tư duy hợp tác giữa các phòng ban và với ban lãnh đạo, nhằm đạt đến mục tiêu chung.

Để bắt đầu, doanh nghiệp có thể thực hiện số hoá thông tin một cách có tổ chức và hệ thống. Việc này giúp dữ liệu được sắp xếp gọn gàng, tạo nền tảng cho những hoạt động chuyển đổi lớn hơn.

Ông Trương Gia Bảo, Chủ tịch liên minh chuyển đổi số DTS, cho rằng doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thực hiện chuyển đổi số từng phần để tiết kiệm chi phí. Sau khi đã phát triển, có thể thực hiện chuyển đổi toàn phần bằng cách thuê kiến trúc sư trưởng thiết kế toàn bộ quy trình.