Những điều cần biết về Group trên Facebook (Phần I)

Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn “vận hành” một cách hiệu quả hoạt động nhóm trên mạng xã hội Facebook.

1. Thiết lập nhóm mới (Sign up a new group)

Sau khi đăng nhập vào Facebook, cột bên trái trang chủ có dòng “Groups”. Để tạo nhóm mới click “Add Group”. Nếu facebook đã có sẵn vài nhóm, nhấn vào “More”.

Có nhiều lựa chọn để tạo nhóm: trong khuôn khổ trường học, nơi ở hay nhiều sự lựa chọn khác. Nếu trong nhóm cùng trường học sẽ dễ dàng tìm được những người bạn cùng sở thích ở nhóm chung thay vì làm bạn trên facebook của riêng họ. Còn nếu nhóm được tạo trong khuôn khổ môi trường khác, mạng lưới “hoạt động” của bạn cũng được mở rộng, các cuộc bàn luận hay “chém gió” sẽ đa dạng về chủ đề lẫn cách tiếp cận.

2. Tùy chọn Nhóm mới (Customize a new group)

Khi đã thiết lập nhóm mới thành công, bạn có thể đặt tên nhóm, lựa chọn biểu tượng, thêm thành viên và chọn các thiết lập riêng tư (privacy settings). Việc thêm bạn cần phải làm ngay sau khi thiết lập nhóm chứ không phải gửi lời mời kết bạn như ở trang facebook cá nhân. Ưu điểm của Facebook là ở chỗ nó hiển thị gợi ý những người bạn có thể quen biết. Tuy nhiên điểm hạn chế có thể ở điều kiện kết bạn, người add phải là bạn của người được add trên facebook và người đó có lựa chọn rời nhóm (leave the group) bất cứ khi nào.

Về thiết lập riêng tư, có 3 sự lựa chọn: Mở (Open), Đóng (Closed) và Bí mật (Secret). Nhóm mở là nhóm công cộng, mọi thành viên có thể nhìn thấy nhóm và hiển nhiên cả những người có trong nhóm. Những người cùng mạng network sẽ nhìn thấy những bài viết của nhau được đăng ở nhóm. Khác với thiết lập Nhóm mở, Nhóm đóng là nhóm mà ai cũng nhìn thấy nhưng những người không phải thành viên sẽ không nhìn thấy bài đăng trong nhóm. Còn Nhóm bí mật thì hoàn toàn riêng tư đối với các thành viên, chỉ có thành viên mới có thể nhìn thấy nhóm, thành viên nhóm mình và những bài viết trong đó.

Quản trị viên (Admin) là người có thể thay đổi thiết lập riêng tư của nhóm bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, nhóm chỉ có thể có tối đa 250 thành viên và những thành viên này sẽ nhận được thông báo (notification) với mỗi sự thay đổi.

3. Chỉnh sửa Nhóm mới (Edit a new group)

Sau khi tạo nhóm, bạn sẽ được đưa tới trang của nhóm với nhiều lựa chọn để chỉnh sửa. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng bánh xe răng cưa (gear icon), bạn có thể thêm một đoạn miêu tả ngắn về nhóm của mình, thiết lập địa chỉ mail chung, thêm ảnh đại diện và ảnh bìa, hay quản lý các thành viên (thêm thành viên, đặt ai đó làm admin…).

4. Địa chỉ Email nhóm

Vài năm trước, Facebook đã giới thiệu những địa chỉ email riêng cho nhómvà đồng bộ những email này với hiển thị Timeline vào tháng 4 năm ngoái.

Email nhóm hơi khác với email cá nhân, khi một thành viên gửi thư vào địa chỉ mail nhóm thì nội dung thư đó sẽ được hiển thị trong nhóm và mọi người đều được thông báo. Như vậy, tất cả các thành viên đều có thể giữ liên lạc với nhau. Nếu có người trả lời thư, lập tức thư đó sẽ hiển thị như là một lời bình luận (comment). Điểm bất biến của email nhóm là địa chỉ email sẽ không thể thay đổi và chỉ thành viên mới có thể sử dụng.

5. Những điều cơ bản về quản trị (administrative basics)

Người tạo nhóm sẽ tự động được “phong” là admin, tuy nhiên admin cũng có thể “trao quyền” hoặc cài đặt thêm thành viên khác trở thành admin. Đối với một quản trị viên của nhóm, người đó có khả năng chỉnh sửa những thiết lập cũng như lời miêu tả về nhóm, lựa chọn cách mà thành viên được thêm vào hay đề cử quản trị viên khác như thế nào.

Để cài đặt người khác làm admin, điều kiện tiên quyết là người đó phải trở thành một thành viên trong nhóm. Sau đó nhấn vào tab “About”, tiếp đến nhấn vào biểu tượng gear icon cạnh ảnh đại diện của thành viên đó và cuối cùng chọn “Make admin”. Chú ý rằng những người làm admin sẽ có nhiều “quyền lực” hơn ở trong nhóm, do vậy hãy lựa chọn sáng suốt.

Để hạn chế thêm bạn một cách “vô tổ chức”, hãy thay đổi cài đặt bằng chọn biểu tượng gear icon ở đầu trang, sau đó chọn “Edit Group” rồi tích vào ô “Add member can add members, but an admin must approve them”. Tức là ai cũng có thể thêm thành viên nhưng cần phải thông qua admin.

Quản trị viên cũng có thể ghim bài viết của mình ở đầu trang và cho dù có những bài viết khác mới hơn thì bài của admin vẫn ở vị trí đó chứ không bị đẩy xuống dưới.

6. Lạm dụng “chức” admin

Khi trở thành admin của nhóm, người đó cần phải “chăm sóc” tất cả các thành viên, đặc biệt là người đăng những nội dung không thích hợp. Việc loại bỏ bài đó đi hoàn toàn đơn giản, chỉ cần nhấn vào biểu tượng cuối hàng và chọn 1 trong 3 sự lựa chọn: Xóa bài đó đi (Delete post), Xóa bài và loại bỏ thành viên (Delete post and remove user), Báo cáo spam (Report/Mark as Spam).

Admin có thể loại bỏ thành viên từ mục “About” ở đầu trang của nhóm. Nhấn vào bánh xe răng cưa cạnh ảnh đại diện của thành viên đó và chọn “Remove member”. Tuy nhiên, còn có một sự lựa chọn khác “ác” hơn việc loại bỏ thành viên: “ You can also choose to ban a member permanently. Banned members can never turn to a group, while removed members can request to join again” – bạn có thể chọn cách cấm một thành viên vĩnh viễn. Những thành viên này có thể không bao giờ được quay trở lại nhóm trong khi những thành viên bị loại bỏ khỏi nhóm có thể yêu cầu tham gia trở lại.

Nếu bạn muốn báo cáo cho toàn bộ nhóm biết về việc loại bỏ thành viên/cấm thành viên vĩnh viễn thì nhấn vào biểu tượng bánh xe răng cưa ở trên cùng bên phải trang rồi chọn “Report group”.

Theo Genk