Nhiều người lúng túng với dấu chấm, phẩy, chấm phẩy trong Excel

Dấu phẩy phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ… nhưng một số người lại dùng để phân cách chữ số thập phân nên Excel cho ra kết quả không chính xác.

Nhiều năm giảng dạy công nghệ thông tin cho học viên, hướng dẫn nhân viên văn phòng nhập liệu tính toán, Thạc sĩ, kỹ sư công nghệ thông tin Phan Quang Đính nhận thấy nhiều người vẫn còn nhầm lẫn khi sử dụng dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm phẩy trong bảng tính Excel, nhất là dân công sở.

Thông thường, trong Excel, dấu chấm để phân cách chữ số thập phân (ví dụ 0.01), dấu phẩy phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ… Tuy nhiên, một số người thường có thói quen làm ngược lại. Do đó, khi nhập số, chẳng hạn 1.000 thì chỉ thấy hiển thị 1. Nhầm lẫn dấu có thể làm chậm thao tác nhập dữ liệu; sai sót khi tính toán.

Dấu phẩy cũng thường dùng để ngăn cách các thành phần trong hàm công thức, ví dụ =COUNTIF(A2:A5,”London”). Nhưng do định dạng của một số máy tính, bạn cũng có thể gặp trường hợp các thành phần được ngăn cách bằng dấu chấm phẩy, ví dụ =COUNTIF(A2:A5;”London”). Nếu không chú ý dùng đúng dấu trong hàm sẽ không cho ra kết quả.

Còn nếu vẫn muốn dùng dấu phẩy (,) để phân cách chữ số thập phân; dấu chấm (.) phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ; dấu phẩy (,) để ngăn cách các thành phần trong hàm công thức… như thói quen bao lâu nay, bạn thực hiện các thao tác như sau để máy tính trả đúng kết quả khi nhập liệu.

Bước 1: vào Control Panel

Bước 2: chọn Clock and Region

Bước 3: chọn Region

Bước 4: chọn Formats

Bước 5: chọn Additional settings

Bước 6: xem và sửa dấu vào các ô sau:

- Decimal symbol (dấu ngăn cách thập phân): chọn dấu phẩy (,)

- Digit grouping symbol (dấu ngăn cách phần nghìn, triệu, tỷ…): chọn dấu chấm (.)

- List separator (dấu ngăn cách trong công thức): chọn dấu phẩy (,)

Bạn có thể thay đổi nhanh ba dấu trong Excel để dễ nhập dữ liệu, tính toán. Ảnh: Tuấn Nhu.

Kim Uyên

Theo VNE