Duy trì năng suất hiệu quả làm việc với Microsoft Teams

Với sự bùng phát COVID-19 lan rộng khắp thế giới và diễn biến phức tạp tại Việt Nam, tiếp tục tác động đến mọi người và các quốc gia trên thế giới, các doanh nghiệp ở khắp mọi nơi đã chuyển sang làm việc tại nhà.

Hai tuần vừa qua đánh dấu một cột mốc đáng nhớ của chúng ta liên quan đến đại dịch COVID-19 tại khu vực trên khắp cả nước. Khi số ca nhiễm bệnh có dấu hiêu tăng lên, chính Phủ cũng đã khuyến cáo người dân hạn chế đi ra ngoài và thực hiện cách ly xã hội cho đến khi dịch bệnh được kiểm soát. Trong hoàn cảnh này, các doanh nghiệp SMB, vốn đã bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch bệnh, là đối tượng chịu tác động rõ ràng nhất bởi các biện pháp này. Chúng ta cũng đang chứng kiến tinh thần kinh doanh mạnh mẽ khi các nhà hàng bắt đầu tập trung vào dịch vụ giao hàng, các dịch vụ trực tiếp được nhanh chóng chuyển đổi sang kinh doanh trực tuyến, hay các cửa hàng bán lẻ trực tuyến đang làm việc không ngừng nghỉ 24/7. Nhưng khi trường học đóng cửa, các hoạt động và sự kiện tập trung đông người bị hoãn lại, nhiều doanh nghiệp yêu cầu nhân viên phải làm việc từ xa, thì cuộc sống cá nhân và công việc của chúng ta đã đột ngột bị đan xen vào nhau, trong khi tất cả chúng ta phải gống mình để duy trì sức khỏe cũng như sự an toàn cho cả doanh nghiệp và gia đình mình.

Chúng tôi hiểu rằng các doanh nghiệp không thể xoay sở nếu công việc kinh doanh bị tạm ngưng để hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn có thể duy trì hoạt động , Microsoft quyết định sẽ miễn phí hoàn toàn ứng dụng Teams, giúp người dùng có được một trải nghiệm làm việc được tốt hơn. Thêm vào đó, bạn cũng sẽ được dùng thử miễn phí các tính năng trả phí nâng cao lên đến 06 tháng. Do đó, bây giờ chính là thời điểm thích hợp để bạn có thể khám phá và bắt đầu sử dụng Microsoft Teams

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là một giải pháp phần mềm hỗ trợ các SMB thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh thiết yếu từ xa. Với Teams, bạn có thể trò chuyện, cộng tác, họp với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và đối tác qua không gian ảo. Các ứng dụng Microsoft Office được tích hợp ngay trong Teams, giúp bạn có thể sử dụng và chia sẻ bất kỳ tập tin Words, Excel, PowerPoint hay Outlook mà không cần chuyển đổi công cụ. Gần đây, tôi cũng đã chia sẻ một vài bí quyết làm việc từ xa qua Teams cho đồng nghiệp của mình. Nếu bạn còn chưa quen với công cụ này nói riêng, hay phương thức làm việc từ xa nói chung, những chia sẻ này có thể hữu ích cho bạn.

Các tính năng nổi bật của Microsoft Team là:

Tính năng chat: Cho phép người dùng có thể tìm kiếm đồng nghiệp để trò chuyện, tạo Group chat như Facebook, tag tên thành viên trong nhóm để giao việc, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của thành viên, có chức năng nhắc nhở khi gần đến deadline, chức năng nhắc deadline cho người nhận việc, tạo khảo sát hay cài đặt sự kiện…

Chia sẻ tài liệu dễ dàng: Nhờ Microsoft Team tích hợp được với One Drive. Người chia sẻ có toàn quyền kiểm soát dữ liệu, thông qua việc thiết lập quyền thao tác trên tài liệu như chỉnh sửa hay xem tài liệu.

Kiểm soát tài liệu chia sẻ nhanh chóng, khoa học: Với tính năng theo dõi lịch sử tài liệu chia sẽ trong group chat, người quản lý dễ dàng biết được toàn bộ tương tác của thành viên đối với tệp tin.

Cho phép thêm thành viên mới vào nhóm: Người quản lý có thể thêm thành viên mới và cấp quyền cho họ được đọc nội dung trao đổi cũ trong group, hay chỉ được theo dõi các nội dung kể từ thời điểm gia nhập nhóm.

Có chức năng Filter giúp quản lý tin nhắn trong nhóm dễ dàng hơn. Theo đó, người dùng sẽ kiểm soát, theo dõi được các tin nhắn có tag tên mình, tin nhắn chưa đọc, tin nhắn đang theo dõi và tin nhắn ưa thích. Điều này giúp người dùng không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào trong nhóm.

Microsoft Team cho phép tùy biến các tab chức năng theo nhu cầu sử dụng như Survey Monkey, Trello, Jira Cloud, Webex,…

Sử dụng công nghệ thông minh AI: Công nghệ này giúp việc họp nhóm trở nên hiệu quả hơn. Nhờ vào tính năng ghi âm đám mây cuộc họp, dịch thông điệp nội tuyến giúp các thành viên bất đồng ngôn ngữ có thể giao tiếp với nhau dễ dàng, tương tác bằng giọng nói, làm mờ phong nền trên video, chia sẻ màn hình dữ liệu, thêm hệ thống phòng Skype sẵn có cho cuộc họp.

Tính năng bảo mật của Microsoft Team hiện đại và tuân theo tiêu chuẩn an ninh mạng toàn cầu.

Mang Teams đến với mọi người

Nếu công ty của bạn đã sở hữu giấy phép Office 365, bạn có thể bắt đầu ngay tại đây. Hoặc ngay cả khi bạn chưa sử dụng Office 365, chúng tôi vẫn đảm bảo rằng bạn có thể truy cập Teams trong giai đoạn khó khăn này. Đây là một số cách đơn giản để có thể mang Teams đến mọi người dùng trong tổ chức của bạn ngay lập tức – ngay cả khi bạn không sở hữu Office 365.

Đối với cá nhân và tổ chức trực tiếp đăng ký dùng thử từ Microsoft.com

Nếu bạn muốn trực tiếp đăng ký Teams từ Microsoft, hãy làm theo các bước dưới đây:

Truy cập Microsoft.com và đăng ký nhận bản dùng thử miễn phí Office 365 Business Premium, bao gồm cả Teams với đầy đủ tính năng.

Hoặc nếu bạn có email người dùng, như Gmail hoặc Outlook, bạn có thể đăng ký nhận Teams miễn phí thông qua trang Product của Microsoft.

Đối với doanh nghiệp là khách hàng của đối tác Microsoft

Nếu bạn là khách hàng mới của Microsoft, hoặc là khách hàng cũ nhưng hiện chưa sở hữu các giấy phép bao gồm Microsoft Teams (ví dụ Exchange Online hoặc Office 365 Business), bạn có thể làm việc với đối tác Microsoft để nhận bản dùng thử Teams miễn phí trong 6 tháng.

Nếu bạn hiện chưa làm việc với đối tác nào nhưng có mong muốn, bạn có thể tìm kiếm trên mạng lưới đối tác có chuyên môn về Microsoft Teams của Microsoft tại trang web chính thức: https://www.microsoft.com/en-us/solution-providers/home. Chương trình này phù hợp với những công ty có dưới 1000 người dùng.

Tại thời điểm khi rất nhiều người trong chúng ta đang chuyển sang làm việc từ xa, chúng tôi hy vọng rằng Teams có thể giúp bạn tiếp tục thúc đẩy doanh nghiệp mình. Chúng tôi cam kết sẽ đồng hành cùng khách hàng để doanh nghiệp của họ vượt qua giai đoạn khó khăn này.

Quang Vũ