Từ chối theo cách này vừa lịch sự lại chuyên nghiệp, người cả nể nhất cũng làm được

Giúp đỡ người khác là điều tốt, giúp chúng ta kết nối lại gần nhau hơn, khiến bản thân thấy mình như là một phần của điều gì đó vĩ đại hơn thế.

Tuy nhiên việc đồng ý với mọi lời đề nghị một cách quá dễ càng có thể khiến bạn tự đẩy mình vào thế khó, kiệt quệ tinh thần và thể chất.

Bạn có phải là người thường gặp khó khăn khi phải từ chối lời đề nghị của một ai đó? Nếu câu trả lời là có, bạn ở trong tình cảnh của rất nhiều người.

Ngay từ khi còn nhỏ, chúng ta được dạy rằng giúp đỡ người khác là điều nên làm và những lời răn dạy đó vẫn theo ta trong suốt quá trình trưởng thành. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là chúng ta cần nói có trong mọi trường hợp bởi chúng có thể khiến chúng ta kiệt sức, để người khác quyết định cuộc sống của mình.

Để vượt lên trong cuộc sống công việc, chúng ta nên sẵn sàng “làm những gì cần làm”. Dưới đây là cách để bạn có thể nói lời từ chối lịch sự và chuyên nghiệp.

Vì sao luôn nói có lại không phải là điều tốt?

Có một thuật ngữ được sử dụng phổ biến cho những người luôn đồng ý với mọi người xung quanh và mọi việc được yêu cầu, đó là sống để làm hài lòng người khác. Tất nhiên, việc giúp đỡ người khác khi có thể là điều tốt song vấn đề xảy ra khi bạn nói có với tất cả mọi thứ.

Bạn cần nhận ra mình phải sống cuộc đời của chính mình chứ không phải sống vì người khác. Luôn đồng ý với tất cả về lâu về dài có thể đem đến những tác động không tốt cho bạn và một trong những điều tệ nhất là cảm giác bực bội ngày càng tăng đối với người khác. Sẽ không ai có thể vui vẻ khi một người đồng nghiệp luôn nhờ bạn công việc mà bản thân họ hoàn toàn có thể làm được.

Bên cạnh đó, việc luôn nói có cũng khiến chúng ta dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi về tinh thần và thể chất. Nếu bạn phải thức khuya, tăng ca để giải quyết việc cho người khác, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi hơn vào ngày hôm sau. Bạn cũng sẽ không còn đủ thời gian để dành cho bản thân, để làm những điều mình vẫn muốn làm.

Nguyên tắc ranh giới

Một trong những điều cần nhớ nhất khi học cách từ chối lịch sự và chuyên nghiệp chính là thiết lập ranh giới. Ranh giới này sẽ cho người khác biết được rằng bạn sẵn sàng giúp đỡ người khác song bạn phải là người chủ động quyết định và điều đó không có nghĩa rằng bạn sẽ làm hộ, sống để làm hài lòng người khác.

Ví dụ: Bạn có thể thiết lập ranh giới không làm việc quá 45 giờ/tuần và ranh giới này sẽ giúp bạn biết được đâu là giới hạn của mình, khi nào nên nói lời từ chối.

Bạn mới mua một chiếc ô tô và ngay lập tức, mọi người yêu cầu bạn giúp đỡ chở đi nơi này nơi kia, vận chuyển giúp thứ này thứ nọ. Bạn có thể tự thiết lập ranh giới rằng mình sẽ giúp mọi người 2 tuần/lần và vào thời điểm phù hợp, không gây khó khăn cho bản thân.

Giờ thì hãy cùng tìm hiểu cách nói không sao cho lịch sự và chuyên nghiệp nhất:

Chìa khóa để nói không một cách lịch sự và chuyên nghiệp chính là tạo khung cho câu trả lời “Không” theo các cách cư xử khác nhau phù hợp với từng đối tượng. Bằng cách này, bạn sẽ không còn cảm thấy bối rối, đứng lúng túng nhìn ai đó rồi nói nhỏ: “Tôi không thể làm được”. Dưới đây là những ví dụ để bạn có thể biết mình nên cư xử ra sao trong từng trường hợp.

Với sếp của bạn

Nói lời từ chối với sếp là điều có thể khiến nhiều người lo lắng và không khỏi sợ hãi. Tuy nhiên không có gì phải lo lắng đến vậy. Với cấp trên, khung câu trả lời mà bạn đưa ra cần thể hiện được rằng bản thân rất vinh dự khi được cấp trên cân nhắc giao thêm cho nhiệm vụ khác song vì có công việc ưu tiên hơn nên chưa thể thực hiện được ngay.

Ví dụ: “Em thực sự rất vui khi chị đã nghĩ đến em khi thực hiện dự án này. Hiện em đang làm kế hoạch tuần/tháng cho các dự án X, Y và Z – những nhiệm vụ đang ưu tiên cao hơn”.

“Cảm ơn sếp rất nhiều vì đã cho em cơ hội được cống hiến. Hiện em đang làm việc với dự án X & Y. Sếp có muốn em gác lại công việc đó và dành thời gian cho dự án mới này không?”

Với đồng nghiệp của bạn

Giúp đỡ đồng nghiệp của mình là điều thực sự được đánh giá cao song đôi khi chúng ta không thể thực hiện mọi lời đề nghị giúp đỡ do khối lượng công việc của bản thân đã khá lớn. Trong trường hợp này, bạn cần giải thích sao cho gần với sự thật nhất có thể.

Ví dụ: “Đó là một ý tưởng rất thú vị đấy! Cảm ơn vì đã nghĩ đến tôi và muốn tôi thực hiện phần khảo sát. Thành thật thì đây không phải là lĩnh vực tôi coi là thế mạnh của mình. Tôi sợ mình sẽ làm chậm tiến độ. Chị Lan khá giỏi trong những việc đó, bạn có thể hỏi thêm chị ấy”.

“Bạn biết đấy, tôi thích kiểu công việc này và thực sự đánh giá cao việc bạn đã nhớ đến tôi. Không may là sếp của tôi lại yêu cầu một bài thuyết trình gấp cho tuần tới”.

Với khách hàng của bạn

Nói lời từ chối với khách hàng là điều không dễ dàng bởi sau tất cả thì họ là người trả tiền cho bạn. Điều quan trọng ở đây là hãy đảm bảo khách hàng của bạn cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Một khi bạn hoàn toàn lắng nghe ý kiến đóng góp và mong muốn của họ, hãy chia sẻ với họ cách bạn giải quyết vấn đề từ một góc độ khác.

“Điều đó thật tuyệt. Tôi đánh giá cao việc bạn đã nói ra để chúng ta có thể giải quyết vấn đề. Cậu Ngọc trong nhóm cũng đang xem xét điều đó và tôi sẽ yêu cầu cậu ấy chia sẻ suy nghĩ của mình về ý tưởng bạn đưa ra trong cuộc họp của chúng ta vào thứ Năm tới”.

Trong cuộc sống cá nhân của bạn

Đối với những người khác trong cuộc sống cá nhân của bạn, hãy thành thật về lý do từ chối với những người thân thiết và tốt hơn là nói lời từ chối với người lạ. Bạn có cuộc sống và công việc của mình, nên tôn trọng những gì quan trọng, đáng được ưu tiên hơn.

Một trong những quy tắc mà bạn nên nhớ là hãy giúp đỡ người khác nhưng đảm bảo rằng họ phải là người làm công việc chính. Ai đó đang nhờ bạn giúp đỡ cuộc sống của họ thì bản thân họ phải là người nỗ lực, chịu trách nhiệm chính, không phải để bạn làm thay luôn cho họ.

Giúp đỡ người khác là điều tốt, giúp chúng ta kết nối lại gần nhau hơn, khiến bản thân thấy mình như là một phần của điều gì đó vĩ đại hơn thế. Tuy nhiên việc đồng ý với mọi lời đề nghị một cách quá dễ càng có thể khiến bạn tự đẩy mình vào thế khó, kiệt quệ tinh thần và thể chất. Khi ai đó yêu cầu sự giúp đỡ của bạn, hãy dành chút thời gian để cân nhắc xem đó có phải là điều bạn thực sự muốn làm và có thể làm hay không và nếu câu trả lời là không, hãy từ chối một cách lịch sự và chuyên nghiệp.