Thủ thuật Word: 4 mẹo vặt đơn giản giúp thao tác dễ dàng với bảng

Trong quá trình làm việc với Microsoft Word, chắc chắn có lúc bạn phải sử dụng đến công cụ tạo bảng (Table). Việc thao tác với bảng về cơ bản không quá phức tạp, với vài thủ thuật dưới đây có lẽ sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi, trôi chảy hơn rất nhiều.

Tạo bảng nhanh chóng

Kể từ Word phiên bản 2007 trở lên, Microsoft đã cho người dùng phép nhanh chóng tạo bảng thông qua một tùy chọn có sẵn trên thanh Ribbon> Insert> Table. Tại đây, bạn chỉ cần kéo thả số ô theo hàng ngang, dọc tương ứng với số hàng và cột mà hình muốn xuất hiện trên giao diện soạn thảo.

Ngoài ra, Word cũng hỗ trợ một số định dạng bảng có sẵn với nhiều kiểu dáng khác nhau như dạng Calendar,.. thông qua tùy chọn Insert> Table> Quick Tables.

Đối với bảng có sẵn, bạn có thể nhanh chóng bổ sung thêm hàng, cột mới vào bảng có sẵn chỉ với một cú nhấn chuột. Cụ thể hơn, bạn sẽ thấy biểu tượng hình dấu ” ” xuất hiện bên ngoài của bảng mỗi khi di chuyển con trỏ chuột vào giữa 2 hàng hoặc cột có sẵn. Nếu nhấn vào biểu tượng này, lập tức một cột hoặc hàng mới sẽ được chèn vào vị trí đã chọn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tô chọn toàn bộ hàng bất kỳ, đồng thời nhấn tổ hợp phím Alt Shift [phím mũi tên lên/xuống ] để di chuyển một hàng bất kỳ lên hay xuống vị trí khác trong bảng.

Tùy chỉnh vị trí của bảng trong trang

Để thực hiện, hãy nhấn phải chuột vào một bảng bất kỳ và chọn Table Properties. Trong hộp hoại Table Properties, bạn có thể tùy chỉnh kích thước của bảng, cột, hàng, ô tương ứng với từng thẻ được hiển thị tại đây.

Ở mặc định, Word sẽ vị trí của bảng được canh trái của trang. Nếu muốn bảng được căn giữa trang, vẫn trong hộp thoại Table Properties, bạn hãy chuyển sang thẻ Table, chọn tiếp Alignment> Center. Nếu vẫn giữa mặc định là căn lề trái, bạn có thể tùy chỉnh tùy chọn Indent from left để thay đổi khoảng cách của bảng so với lề trái (Left margin) hiện hành.

Bên cạnh đó, trong trường hợp muốn bảng có văn bảo nằm xung quanh để giao diện được đẹp mắt hơn, hãy chuyển từ None sang Around trong vùng Table Positioning.

Sau khi chuyển sang Around, bạn có thể nhấn giữ một biểu tượng hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của bảng và kéo thả để thay đổi kích thước của bảng này. Lập tức, văn bản phía dưới sẽ tự động di chuyển lên cạnh phải của bảng, bạn cũng có thể thay đổi khoảng cách giữa văn bản và bảng bằng cách nhấn nút Positioning… và tùy chỉnh thông số trong cửa sổ vừa xuất hiện.

Sử dụng thước ( Ruler)

Nếu cần độ chính xác khi thay đổi kích thước của từng cột hoặc hàng trong bảng, bạn có thể sử dụng tính năng Ruler. Theo đó, khác với thanh Ruler được hiển thị mặc định ở phía trên của vùng soạn thảo văn bản, thanh Ruler của bảng chỉ xuất hiện khi bạn nhấn giữ phím Alt lúc kéo thả thanh thay đổi kích thước của bảng.

Thanh Ruler này sẽ thông báo khoảng cách từ cột, hàng này đến cột, hàng đang được thay đổi kích thước, qua đó giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh sao cho khoảng cách giữa các cột, hàng được đều nhau nhất.

Chuyển văn bản thành bảng

Một trong những tính năng đặc biệt trong Word mà không phải ai cũng biết, đó là tính năng chuyển đổi văn bản thành bảng – Convert Text to Table. Với tính năng này, bạn có thể biến các dữ liệu có sẵn dạng bảng chỉ trong nháy mắt.

Theo đó, để thực hiện, hãy tô chọn đoạn văn bản cần chuyển thành dạng bảng, sau đó truy cập Insert> Table> Insert Table

Lúc này, Word sẽ tự động xác định số hàng và cột được ngăn cách bởi dấu “,” hoặc một khoảng trắng tabs, đồng thời hiển thị hộp thoại Convert Text to Table để bạn tùy chỉnh một số thông tin khác trong trường hợp chúng không đúng với yêu cầu của mình.

Chuyển bảng thành văn bản

Tương tự thao tác chuyển văn bản thành bảng, việc chuyển từ bảng thành văn bản sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian tác của mình khi cần.

Theo đó, để thực hiện, bạn hãy truy cập Table Tools> Layout> trong vùng Data Group, chọn Convert to Text.

Lập tức, một hộp thoại sẽ xuất hiện với các tùy chọn tách biệt dữ liệu, chẳng hạn như Tabs (khoảng trắng) hay Other (ký tự bạn muốn ngăn cách giữa các dữ liệu)

Tự động điền số từng cột

Trên Microsoft Excel, người dùng có thể tạo một dãy số tăng dần rất dễ dàng, trong khi đó Word thì ngược lại. Nhưng may mắn là bạn hoàn toàn có thể lợi dùng một tính năng có sẵn trong trình soạn thảo văn bản này để tối giản hóa các thao tác của mình.

Cụ thể hơn, bạn hãy tô chọn cột cần đánh số thứ tự, sau đó truy cập Home> Paragraph và nhấn vào tùy chọn Định dạng kiểu danh sách theo số. Lập tức, Word sẽ đánh dấu từng dòng ứng với các con số tăng dần.

Theo Báo Mới