Thủ thuật quản lý hiệu quả lịch Google Calendar
Google Calendar là ứng dụng rất hữu ích cho công việc. Bạn có thể ghi nhớ các sự kiện và cuộc họp quan trọng để nhắc nhở hoặc mời người khác tham gia cùng. Cùng với ứng dụng lịch trong Microsoft Outlook, Google Calendar là công cụ không thể thiếu được với nhân viên và người quản lý hiện nay.
1. Tạo sự kiện
… Bằng giọng nói: Bạn có thể dùng lịch Google Calendar để tạo sự kiện (event) bằng giọng nói. Nếu sử dụng trình duyệt Chrome hoặc ứng dụng tìm kiếm của Google trên bất cứ nền tảng nào, bạn chỉ nhấn (hoặc kích) vào biểu tượng chiếc microphone rồi nói theo ngữ pháp sau đây. Rất tiếc là tính năng này chưa hỗ trợ tiếng Việt, nó mới chỉ hỗ trợ các ngôn ngữ quốc tế thông dụng như tiếng Anh mà thôi.
“Create a meeting Thursday at 2 pm with Sarah” (Tạo cuộc hẹn với Sarah vào lúc 2 giờ chiều ngày thứ Năm).
Khi đó, một sự kiện ghi trên lịch sẽ xuất hiện bên trên kết quả tìm kiếm. Bạn chọn lệnh “Create event” hoặc trong một số trường hợp là “Create in Calendar”. Tiếp sau đó hãy chỉnh sửa chi tiết sự kiện nếu cần.
… Từ e-mail: Bạn cũng có thể tạo sự kiện mới cho lịch từ Gmail trên trình duyệt, nhất là khi sự kiện có nhiều chi tiết cần thể hiện. Trong giao diện Gmail, bạn kích vào mũi tên chỉ xuống trong phần More và chọn lệnh “Create event” (hình A).
Hình A.
Khi đó, một sự kiện mới trên lịch sẽ được mở ra. Tên của sự kiện chính là tên của tiêu đề e-mail và mô tả của sự kiện chính là phần liệt kê trong nội dung e-mail.
2. Thêm vị trí
Việc thêm chi tiết vị trí vào sự kiện sẽ giúp tìm thông tin về các cuộc họp hoặc gặp mặt dễ hơn. Điều này đặc biệt hữu ích trong trường hợp bạn mời khách hoặc những người khác tham gia cùng sự kiện đó. Tính năng tự động hoàn thành thông tin của Google sẽ giúp bạn thực hiện việc này. Các ứng dụng lịch Google chạy trên PC hoặc trên Android đều hỗ trợ rất tốt khả năng này.
Khi đã thêm địa chỉ cho sự kiện, bạn có thể sử dụng bản đồ để đánh dấu địa chỉ đó. Nếu dùng Google Calendar trên PC, bạn mở sự kiện cần chỉnh sửa ra, chọn Map và đánh dấu vào vị trí trên bản đồ Google Map. Trên Android, bạn mở sự kiện ra rồi gõ vào phần địa chỉ để mở vị trí đánh dấu trên ứng dụng bản đồ mặc định.
Ứng dụng chỉ dẫn Waze của Google cũng giúp truy cập rất tốt vào phần thông tin lịch của Google. Các sự kiện được đánh dấu trong lịch sẽ hiển thị dưới dạng danh sách khi bạn gõ vào phần Navidate trong ứng dụng Waze (hình B). Tính năng này hiện chỉ mới có trên Android, còn iOS thì phải chờ một thời gian nữa. Để kích hoạt tính năng này trên Android, bạn mở Waze ra, gõ vào biểu tượng Waze ở góc trái phía dưới màn hình, rồi mở phần Settings – Advanced rồi chọn “Allow access to calendar”.
Video đang HOT
Hình B.
3. Mời mọi người tham gia
Nếu công ty hoặc tổ chức của bạn đang sử dụng bộ ứng dụng Google Apps thì bạn sẽ không cần phải cất công gửi e-mail cho mọi người để thông báo về các cuộc họp nữa. Khi đó, chỉ cần gửi thư mời thông qua lịch là xong. Khi một người nào đó nhận được thư mời, nó sẽ tự động bổ sung vào Google Calendar của người đó. Việc này sẽ giúp cho người khác không phải tạo thủ công các sự kiện trong lịch của họ nữa.
Để bổ sung danh sách người nhận thư mời, bạn mở sự kiện trong lịch ra, vào phần chỉnh sửa chi tiết rồi bổ sung địa chỉ e-mail của người nhận vào. Bạn có thể bổ sung riêng từng người hoặc có thể mời toàn bộ các thành viên trong danh sách Google Group (chẳng hạn ở dưới dạng tập hợp e-mail nhanvien@tênmiềntổchức.com). Nếu có những thay đổi nào đó về sự kiện, chúng sẽ được bổ sung tự động vào danh sách Google Group.
4. Chia sẻ tài liệu cuộc họp
Nếu đang sử dụng PC hoặc laptop, bạn có thể đính kèm tài liệu hỗ trợ cho cuộc họp. Tuy nhiên, để làm được điều này, trước tiên bạn cần kích hoạt tính năng trong Google Labs (mở Google Calendar rồi nhấn vào Sprocket ở phần góc phải trên cùng, chọn Labs, rồi đánh dấu vào tính năng Event attachments).
Khi tính năng trên được kích hoạt, bạn có thể đính kèm các tệp tin và sự kiện lịch. Người nhận được sẽ nhận được đường link kết nối tới dịch vụ Google Drive, nơi lưu trữ các tệp tin kia, và sẽ nhận được các file đính kèm này.
Cũng cần chú ý rằng, kể từ tháng 2/2014, tính năng này đã bị hạn chế sử dụng trên các thiết bị di động. Người nhận chỉ có thể truy xuất vào tệp tin đính kèm từ đường link trong e-mail thư mời mà thôi. Các file đính kèm sẽ không hiển thị trên lịch của người tạo hoặc trên các ứng dụng lịch di động khác.
5. Họp trực tuyến
Hình C.
Một lựa chọn nữa dành cho PC và laptop là khả năng gọi video trong các sự kiện được ghi trên lịch Google Calendar. Khi cuộc họp bắt đầu, người tham gia cần nhấn vào đường link để đăng nhập vào Google Hangout cùng với những người được mời khác. Dĩ nhiên, bạn cần có tài khoản Google hỗ trợ Hangouts thì mới sử dụng được tính năng này. Hãy sử dụng tính năng này để chắc rằng những người khác có thể tham gia được cuộc họp (hình C) ngay cả khi họ không ở trong phòng.
Theo Vnmedia
Chuyện gì sẽ xảy ra nếu Google không tồn tại?
Thời hạn nộp bài viết đã đến rất gần và bạn chợt nhận ra rằng Google không còn ở đó để làm cứu tinh như mọi khi.
I am Google, I am God. Một nhận định dường như quá đà, nhưng nó cũng phần nào cho thấy cái bóng vĩ đại của Google trong cuộc sống nơi công nghệ đóng vai trò then chốt, và mọi thứ đều đã được số hóa. Chuyện gì xảy ra nếu Google không còn tồn tại? Đó là câu hỏi ắt sẽ làm ngay cả những nhà hiền triết như Socrates hay Khổng Tử phải đau đầu (không chỉ bởi họ chưa bao giờ cầm vào một chiếc smartphone nào)
Không chỉ là một bộ máy tìm kiếm khổng lồ, những ứng dụng của Google giờ đã trở nên quá đỗi phổ biến. Chúng ta tiếp xúc với chúng hàng ngày, biểu tượng của nó đã trở thành quen thuộc, có lẽ với cả những người ít khi, thậm chí chưa bao giờ sử dụng máy tính. Thật khó để nói chính xác về tương lai của một thế giới không có Google, nhưng có lẽ, có những con số sẽ không bao giờ tồn tại như một tượng đài tại thung lũng Silicon: Google, một trong những công ty hùng mạnh nhất thế giới, nơi tuyển dụng khoảng 30.000 nhân công, với khoảng 184 triệu đô la tiền làm từ thiện vào năm 2010.
Không chỉ là một công cụ tìm kiếm đơn thuần, Google còn cho phép bạn tiếp cận với rất nhiều ứng dụng khác. Khuôn khổ một bài viết không cho phép chúng ta đề cập đến tất cả ở đây, nhưng bạn cần biết rằng, phần lớn trong số đó đều là hàng miễn phí. Gmail cho việc quản lý email, Google Maps cho việc tìm đường, Google Earth cho những thông tin về địa lý và địa hình, Google Calendar để hoạch định những kế hoạch của bạn, Google Analytics cho việc phân tích số liệu, Google như một mạng xã hội tương tự Facebook, Google Patents, Scholar, Groups, Finance....và còn rất nhiều nữa - rất nhiều tiện ích để đổi lại một cái giá gần như miễn phí.
Tuy nhiên, tìm kiếm dường như vẫn là ứng dụng mạnh nhất và phổ biến nhất của Google. Trước nó, vô số công cụ tìm kiếm đã từng xuất hiện: Yahoo, Webcrawler, Altavista, Dogpile, HotBot...., đó là một sân chơi công bằng và có phần nào đó khá buồn tẻ. Nhưng rồi Google có mặt và đá bay tất cả những cái tên trên. Một công thức tìm kiếm đã được đặt ra, và nó cho ra nhiều kết quả có liên quan hơn, nó nhanh hơn và đơn giản hơn các đối thủ cạnh tranh rất nhiều.
Những công cụ tìm kiếm cũ sử dụng từ khóa như một tiêu chuẩn gần như duy nhất để tìm kiếm trên các Website, trong khi đó, Google, sử dụng hệ thống PageRank, với hàng chục, thậm chí hàng trăm nhưng tiêu chuẩn khác nhau cho những dãy từ khóa như kiểu "Ảnh nóng", "Lộ hàng" hay "Ngọc Trinh" hay bất cứ thứ gì mà bạn định tìm kiếm.
Google luôn đi theo tôn chỉ ban đầu của mình, "hoạch định lại thông tin của thế giới, cho phép nó trở nên dễ dàng sử dụng và truy cập hơn", một dạng công cụ "hiểu chính xác bạn nghĩ gì, và đem lại chính xác thứ mà bạn muốn."
Google đã thực hiện rất tốt tiêu chí đó. Nhưng chúng ta sẽ ở đâu nếu thiếu nó?
Thế giới không Google
Có thể Web sẽ trở thành một đống hỗn độn ngổn ngang, một mê cung không đường chỉ dẫn với những tay không chuyên, với hàng tá những bí ẩn được chôn giấu và chỉ có những hacker chuyên nghiệp với khả năng lần mò tọc mạch là có thể truy cập được. Còn bạn - một người bình thường với những kỹ năng bình thường, hãy tập làm quen với những kết quả không lấy gì làm khả quan lắm trên các công cụ tìm kiếm khác, ví dụ như Yahoo.
Vắng Google, Internet rất có thể đã không thâm nhập sâu đến thế vào đời sống của chúng ta. Có thể, chỉ là có thể rằng, một mạng lưới dày đặc những chiếc Smartphone sẽ không thể nào mở rộng tầm ảnh hưởng của chúng như ngày nay nếu thiếu đi những tiện ích của Google.
Hãy thử suy nghĩ. Google đã hoàn toàn thay đổi cách thức bạn tương tác với thế giới. Không có nó, bạn sẽ phải nhớ nhiều thứ hơn, thay vì việc chỉ cần rút điện thoại ra và Google - bạn sẽ có ngay câu trả lời. Nếu bạn phải vật lộn đến 5 phút, thay vì chỉ 5 giây Google để tìm ra câu trả lời, rất có khả năng bạn sẽ bỏ cuộc ngay từ khi nghĩ đến điều đó.
Vậy chuyện gì sẽ xảy ra nếu Google vẫn chỉ duy trì hoạt động của mình như một công cụ tìm kiếm đơn thuần - thay vì một thương hiệu như ngày nay? Chuyện gì xảy ra nếu một đối tác khác trong thung lũng Silicon nhanh tay hơn, mua lại công cụ này và lái nó đi theo một hướng hoàn toàn khác? Không ai có câu trả lời - mọi chuyện có thể xấu đi, nhưng cũng có khả năng bạn sẽ có 1 trải nghiệm Internet còn hấp dẫn hơn bây giờ.
Google ở mọi nơi
Google đã vươn những chiếc vòi của mình ra mọi nơi - nơi nào có mặt công nghệ, nơi đó có Google. Kinh doanh và điện thoại di động là một ví dụ điển hình. Google đã hoàn toàn thay đổi thị trường Smartphone. Bạn sẽ nhìn thấy hệ điều hành Android ở khoảng 50% những chiếc di động hiện nay. Không có nó, giờ đây có lẽ những chiếc Iphone vẫn còn nằm đâu đó trên bản phác thảo dự án.
Việc kinh doanh có lẽ cũng trở nên rất khác biệt, bởi họ không còn có thể phụ thuộc vào AdWords như bây giờ nữa. AdWords, một ứng dụng khác của Google, cho phép hỗ trợ tính năng quảng cáo lên rất nhiều. Có quá nhiều công ty phụ thuộc vào Google, doanh thu của Google tính trên riêng ứng dụng này đã lên đến con số 28 tỷ đô la vào năm 2010.
Và tất nhiên, nếu vắng mặt Google, việc học hành của bạn sẽ trở nên nặng nhọc hơn rất nhiều. Bạn sẽ phải mất đến hàng ngày trời, thay vì hàng giờ, đào bới trong một mớ lộn xộn chỉ để tìm ra một vài nguồn tài liệu đáng tin cậy - và cũng có khả năng mọi công sức của bạn sẽ chẳng đi đến đâu với những công cụ tìm kiếm giống như Yahoo. Bạn cũng không còn khả năng tìm ra những cuốn sách thích hợp trên Google Books - mạng lưới sách điện tử đồ sộ nhất hiện nay. Mọi tiện ích khác cũng sẽ đồng loạt bốc hơi: Gmail, Google Maps, Google Calendar, Google Docs - bạn sẽ kiểm soát cuộc sống của mình ra sao?
Giờ đây, Google đơn giản đã phủ khắp mọi nơi trong thời đại công nghệ thông tin này. Dù yêu hay ghét, bạn cũng không thể phủ nhận tầm ảnh hưởng của nó trong mọi khía cạnh cuộc sống của mình. Hi vọng rằng những nhà điều hành Google sẽ tiếp tục giữ vững khẩu hiệu ban đầu "Don't be evil".
Theo VNE
Các bộ lịch tuyệt đẹp cho thiết bị Android Bạn có thể sử dụng các bộ lịch này trên smartphone hoặc tablet Android để trang trí, ghi chú, nhắc việc cũng như lên danh sách những công việc cần làm trong ngày hoặc trong tháng. Tất cả các ứng dụng này đều có mặt trên Google Play. aCalendar [Giá: Miễn phí /3,99USD] Đây là một trong những ứng dụng lịch phổ biến...