Tại sao những chiếc máy fax vẫn còn tồn tại đến nay?

Với sự tiến bộ của công nghệ, vai trò của những chiếc máy fax ngày càng trở nên hạn chế, nhưng đây vẫn là thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng thời nay.

Fax là một công nghệ điện tử được sử dụng để truyền các bản sao của tài liệu và máy fax là máy chịu trách nhiệm gửi các tài liệu này. Trên thực tế, thông tin do máy fax truyền đi thuộc về giao tiếp hình ảnh.

Giao tiếp hình ảnh có thể được chia thành giao tiếp hình ảnh tĩnh và giao tiếp hình ảnh chuyển động. Fax là một loại liên lạc bằng hình ảnh tĩnh, biểu hiện dưới dạng thông tin có thể được ghi lại vĩnh viễn trên giấy hoặc ảnh.

Những chiếc máy fax vẫn là thiết bị không thể thiếu trong đời sống văn phòng

Sự ra đời của máy fax

Phương thức giao tiếp fax là phương pháp sớm nhất được sử dụng và phát triển trong giao tiếp hình ảnh. Ngay từ năm 1843, Alexander Bain người Anh đã phát minh ra nguyên tắc của fax. Vài năm sau, vào năm 1849, Bell lại phát minh ra nguyên tắc quét hình trụ.

Nhưng ngay cả với một số khái niệm cơ bản và hỗ trợ lý thuyết, các yếu tố quan trọng cần có trên máy fax vẫn rất không hoàn hảo vào thời điểm đó và chưa có đất để phát triển. Tình trạng này kéo dài cho đến thế kỷ 20, khi máy fax dần đi vào giai đoạn thực tế trước khi cuối cùng mở ra cơ hội thay đổi.

Năm 1924 Richard H. Ranger nhân viên đài Radio Corporation of America sáng chế máy gửi hồ sơ bằng sóng radio trong lòng biển. Đây là tiền thân của máy fax ngày nay. Cũng vào năm 1924, Herbert E. Ives dùng kỹ thuật phân tách màu sáng chế ra máy fax đầu tiên có khả năng in màu.

Năm 1925, Công ty Điện thoại Mỹ hoàn thành việc phát triển một máy fax hiện đại, và năm 1926 mở dịch vụ fax ảnh qua dây trên toàn lục địa Mỹ. Kể từ đó, liên lạc bằng fax dần dần bắt đầu được sử dụng trên khắp thế giới.

Máy fax tụt hậu do khả năng thích ứng hạn chế

Nhìn vào chu kỳ thay thế của máy fax, mặc dù nó không phải là công nghệ tiên phong, nhưng so với công nghệ được sử dụng phổ biến tiếp theo để gửi tài liệu quét dưới dạng e-mail điện tử, máy fax cũng đã có 100 năm tuổi. Từ góc độ này, máy fax có thể được gọi là cựu binh của lĩnh vực truyền thông.

Nếu máy fax đã trở thành người dẫn đầu trong ngành truyền thông với công nghệ fax tiên tiến, thì các văn phòng kỹ thuật số hiện đại mọc lên như nấm có thể đạt được hiệu quả của công việc fax, thậm chí còn khiến máy fax bị tụt hậu đi.

Về tốc độ và hiệu quả, tốc độ fax gần như tương đương với tốc độ của các modem quay số trước đó, hoặc thậm chí còn chậm hơn. Do bị hạn chế bởi tín hiệu âm thanh và truyền dữ liệu trong đường dây điện thoại nên tốc độ không cao. Ngược lại, tốc độ đường truyền hiện đại đang chạy rất nhanh với tốc độ vài MB/giây. Do đó, nếu chẳng may bạn có một chồng tài liệu lớn cần xử lý gấp thì hiển nhiên máy fax không thể giải quyết được nhu cầu nhanh chóng của bạn.

Ngoài ra, do máy fax chủ yếu quét trắng đen và độ phân giải không cao nên hiệu quả của máy fax khi truyền hình ảnh có độ chi tiết cao rõ ràng bị giảm đi rất nhiều. So với máy quét phẳng có thể truyền dữ liệu tệp độ nét cao hơn, chắc chắn nó không có lợi thế cạnh tranh.

Máy fax có thực sự vô dụng?

Tuy nhiên, ngay cả khi máy fax đang gặp khó khăn trong việc theo kịp những khía cạnh nhất định trong sự phát triển của thời đại, chúng ta vẫn phải thừa nhận rằng ngày nay, máy fax vẫn có những ưu điểm đáng kể. Chính những ưu điểm này giúp cho máy fax vẫn còn tồn tại và là thiết bị không thể thiếu trong văn phòng.

So với các phương tiện liên lạc khác, fax có thể nói là lựa chọn đáng tin cậy với chi phí thấp nhất. Điều này chủ yếu được phản ánh trong thiết bị bộ phận và nguyên lý làm việc của nó. Bản thân máy fax tương đối đơn giản. Mặc dù máy fax thường sử dụng thiết bị ghép nối tích điện (CCD) để đọc hình ảnh trên giấy, giống như máy quét hiện đại, hoạt động của một máy fax điển hình thực sự có thể trực tiếp hơn.

Trên thực tế, khi một máy fax hoạt động, nó sẽ coi mỗi mảnh giấy như một lưới lớn. Khi quét tài liệu, máy fax sẽ quét từng dòng một và chuyển nó thành tín hiệu điện có cường độ khác nhau bằng cách đánh giá màu đen và trắng của mỗi màu hình vuông.

Tín hiệu điện được gửi đến máy fax nhận qua đường dây điện thoại và máy fax nhận sử dụng máy in kim, máy in phun hoặc máy in laser tích hợp để in ra hình ảnh. Đồng thời, quá trình fax không yêu cầu các bước nhỏ như xoay, thay đổi kích thước và in các tệp đính kèm. Quy trình gần như “một bước” này có thể nói là tiết kiệm và tiện lợi.

Về quyền riêng tư, fax là một lựa chọn ưu tiên đáng xem xét. Điều này đặc biệt đúng đối với các đơn vị phải thường xuyên giải quyết việc gửi và nhận tài liệu vật lý. Ví dụ, các công ty luật và văn phòng chăm sóc y tế thường cần nhận các tài liệu thực tế. Gửi bản gốc qua đường bưu điện thì trang trọng hơn gửi fax, nhưng tính riêng tư là không đủ, đặc biệt là khi liên quan đến bí mật thương mại, tính bảo mật của thư điện tử kém hơn đáng kể.

Khi nói đến hợp đồng và thư của luật sư, vai trò của fax trong việc thực hiện chức năng xác nhận của cả hai bên là đặc biệt nổi bật, càng rõ ràng hơn khi nó liên quan đến chữ ký viết tay. Điều này phần lớn là do thực tế là máy fax không yêu cầu internet. Nói chung, đường dây điện thoại thông thường thường đáng tin cậy hơn đường truyền mạng, nếu wifi của bạn không may bị lỗi thì máy fax xung quanh bạn sẽ là một công cụ dự phòng tốt.

Có lẽ, với sự phát triển của công nghệ, những thế hệ cũ như máy fax sẽ lặng lẽ mai một vì “không tương thích” với sự phát triển của thời đại, nhưng hiện tại, rõ ràng sự tồn tại của nó vẫn là cần thiết và thời điểm để máy fax “nghỉ hưu” vẫn còn khá xa.