Phương pháp 5S – cải tiến lưu trữ dữ liệu văn bản, hồ sơ tại bệnh viện

Bệnh viện Trưng Vương đã áp dụng phương pháp 5S cải tiến trong lưu trữ tài liệu văn bản, hồ sơ bệnh án nhằm quản lý văn bản, hồ sơ có khoa học, dễ tìm kiếm, dễ tra cứu, kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc và tiết kiệm được thời gian làm việc.

Tại Bệnh viện Trưng Vương, khó khăn trong việc chưa sắp xếp mạch lạc, theo thứ tự những tài liệu lưu trữ, văn bản trong máy tính. Điều này ảnh hưởng đến việc thất lạc thông tin, trôi mất các tài liệu, mất thời gian cho nhân viên y tế tra cứu khi cần và không đảm bảo thực hiện tốt các quy định của ngành.

Trước thực trạng đó,việc ứng dụng quản lý và điều hành văn bản điện tử tại khoa góp phần hiện đại hóa tác phong làm việc nơi công sở; tiết kiệm thời gian và giảm thiểu giấy tờ, in ấn trong việc trao đổi thông tin; dữ liệu văn bản được lưu trữ tập trung phục vụ công tác tra cứu, thống kê, báo cáo một cách hiệu quả, chính xác và nhanh chóng. Bệnh viện Trưng Vương đã đưa ứng dụng phương pháp 5S cải tiến thực trạng cách lưu trữ với mục tiêu thực hiện tốt theo quy chế.

Áp dụng 5S giúp quản lý và lưu trữ tài liệu văn bản một cách khoa học tại bệnh viện.

Theo đó, Khoa về Thận của bệnh viện Trưng Vương đã áp dụng phương pháp 5S cải tiến trong lưu trữ tài liệu văn bản, hồ sơ bệnh án nhằm quản lý văn bản, hồ sơ có khoa học, dễ tìm kiếm, dễ tra cứu, kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc và tiết kiệm được thời gian làm việc. Đồng thời khoa quản lý, thiết lập được các việc làm cụ thể từng tháng từng năm và dễ theo dõi, giám sát, đôn đốc giải quyết công việc.

Ngoài ra, cách quản lý và lưu trữ khoa học giúp đảm bảo thông tin hai chiều, thông tin được gửi – nhận – phổ biến – lưu trữ đầy đủ, phục vụ công tác giám sát, kiểm tra giữa bệnh viện, các phòng ban liên quan với các khoa lâm sàng. Nhân viên có ý thức kỷ luật, tự hào nơi làm việc của mình. Hiệu quả của mô hình 5S này tại khoa có thể áp dụng tại các khoa, phòng khác vì tính chất tương đồng về các hồ sơ, văn bản nên có thể triển khai rộng trong bệnh viện, kể cả ở các đơn vị y tế khác.

Tất cả đều nhằm mục tiêu hướng đến đảm bảo an toàn người bệnh, mang lại sự hài lòng và niềm tin cho bệnh nhân, thân nhân.

Phương pháp 5S là phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để cải thiện môi trường chăm sóc sức khỏe. Do đó, ngày càng nhiều đơn vị y tế trong và ngoài nước ứng dụng 5S vào trong các hoạt động của bệnh viện. 5S là tiền đề cho việc ứng dụng phương pháp “tinh gọn trong y tế” (Lean Hospital) giúp cho hoạt động của bệnh viện trôi chảy, tinh gọn, giảm chi phí vận hành và nâng cao chất lượng trong cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh.

Theo VietQ