G Suite là gì? Bạn có thể làm gì với gói dịch vụ doanh nghiệp này của Google?

G Suite là tập hợp các sản phẩm hướng tới đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp, bao gồm hộp thư điện tử Gmail, dịch vụ lưu trữ đám mây Drive.

Bộ công cụ văn phòng Docs, Sheets, v.v… do Google cung cấp thông qua nền tảng dịch vụ thuê bao hàng tháng để hiện đại hoá và hợp lý hoá quy trình làm việc của doanh nghiệp. Nhưng điều gì làm nên sự khác biệt giữa G Suite và các ứng dụng miễn phí tương đương mà Google cung cấp cho nhóm người dùng cá nhân?

G Suite là gì?

G Suite – trước đây có tên gọi là Google Apps for Work, là bộ sản phẩm “phần mềm dưới dạng dịch vụ” (SaaS) bao gồm tất cả các công cụ năng suất phục vụ công việc và cộng tác dựa trên nền tảng đám mây do Google phát triển dành cho các doanh nghiệp, trường học và các cơ sở giáo dục cùng các tổ chức phi lợi nhuận. Các thuê bao đăng ký dịch vụ này được cung cấp hộp thư Gmail với tên miền tuỳ chọn, các bộ công cụ Google Docs, Sheets, Slides (soạn thảo văn bản, bảng tính và trình chiếu), Calendar (Lịch), Drive (lưu trữ đám mây), Sites (tạo trang web) và nhiều công cụ khác nữa.

Điểm khác biệt giữa G Suite và các dịch vụ miễn phí tương đương của Google

Đọc đến đây, các bạn có thể nhận thấy các dịch vụ và phần mềm có trong gói G Suite đều có phiên bản miễn phí tương đương được Google cung cấp miễn phí cho mọi người dùng. Tuy nhiên, Google bổ sung một số tính năng quan trọng giúp G Suite tích hợp hoàn hảo với quy trình công việc của các công ty, doanh nghiệp.

Mặc dù hầu hết các sản phẩm có trong bộ công cụ này đều được cung cấp miễn phí cho mọi người dùng, G Suite bổ sung các tính năng “chuẩn” doanh nghiệp dành cho các tổ chức đăng ký gói thuê bao này. Có thể kể đến một số tính năng như: chia sẻ lịch làm việc, tuỳ chọn dung lượng lưu trữ đám mây không giới hạn, các công vụ quản trị nâng cao – bao gồm thêm và xoá người dùng trong tổ chức, xác thực hai yếu tố – các công cụ chuyển dữ liệu nhằm giúp dễ dàng chuyển tất cả dữ liệu quý giá của công ty bạn lên G Suite. Ngoài ra, G Suite còn đi kèm với các công cụ quản lý thiết bị di động, cho phép bạn kích hoạt/ huỷ kích hoạt thiết bị di động có quyền truy cập vào các tài khoản người dùng, bật tắt các ứng dụng có trong gói và xoá dữ liệu từ xa (trong trường hợp có nhân viên nào đó có hành vi phá hoại các thiết bị của công ty).

Cùng với những tính năng hấp dẫn trên, G Suite còn cho phép các công ty, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng tên miền email tuỳ chỉnh của công ty. Chẳng hạn, thay vì sử dụng tên miền mặc định của Google cung cấp cho các tài khoản miễn phí là “@gmail.com”, thì khi bạn đăng kí G Suite, email của mỗi người dùng sẽ có địa chỉ tên miền do bạn tuỳ chọn, có dạng “aiđó@tênmiềncủabạn.com”.

Lưu ý rằng bạn phải sở hữu tên miền và xác nhận quyền sở hữu đó khi đăng ký sử dụng G Suite.

Và đừng lo lắng nếu công ty, tổ chức của bạn hiện đã sử dụng Outlook, Yahoo hoặc bất kỳ dịch vụ/ máy chủ trao đổi thư điện tử nào khác nào khác. Với G Suite, bạn sẽ được cung cấp công cụ di chuyển dữ liệu để chuyển tất cả email, lịch và danh bạ của mình và nhập trực tiếp các dữ liệu đó vào các dịch vụ của Google một cách dễ dàng.

Gói dịch vụ G Suite có giá bao nhiêu?

Trước thời điểm ngày 6 tháng 12 năm 2012, Google cung cấp một phiên bản G Suite miễn phí cơ bản nhưng bị lược bớt một số tính năng. Với những người kịp đăng kí cho mình phiên bản miễn phí trước thời hạn trên, họ đã có một cơ hội “để đời”. Còn bây giờ, mức giá của bộ sản phẩm tuỳ thuộc vào số lượng tài khoản người dùng mà bạn thiết lập cho các nhân viên công ty, tổ chức của mình. Bên cạnh đó, mức giá mà bạn phải trả sử dụng dịch vụ lại tuỳ thuộc vào số lượng tính năng và dung lượng lưu trữ mà mỗi người dùng nhận được.

Có ba gói cơ bản dành cho các doanh nghiệp với các quy mô khác nhau (cả nhỏ và lớn):

- Gói Basic: 30 GB dung lượng lưu trữ dùng chung cho hộp thư điện tử Gmail và dịch vụ lưu trữ đám mây Google Drive cho mỗi người dùng. Bao gồm tất cả các ứng dụng phục vụ công việc của Google ngoại trừ: Cloud Search (tìm kiếm thông tin trong toàn hệ thống G Suite nội bộ của công ty), App Maker (phát triển các ứng dụng tuỳ chỉnh dành cho doanh nghiệp của bạn) và Vault (bảo mật dữ liệu và eDiscovery cho G Suite). Giá của gói này là 6 USD/người dùng/tháng.

- Gói Business: về cơ bản giống với gói Basic nhưng cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn dành cho mọi người dùng và bao gồm các tính năng Vault, Cloud Search và phát triển ứng dụng tuỳ chỉnh. Giá của gói này là 12 USD/người dùng/tháng.

- Gói Enterprise: bao gồm tất cả các tính năng của gói Business nhưng có thêm hệ thống bảo mật nâng cao và các tính năng kiểm soát, quản trị cao cấp hơn, eDiscovery và hệ thống bảo vệ ngăn ngừa mất dữ liệu. Giá của gói này là 25 USD/người dùng/tháng.

Nếu bạn quản lý một cơ sở giáo dục hoặc phụ trách mảng công nghệ thông tin của nhà trường, bạn có thể đăng ký gói G Suite for Education dành cho các giảng viên, nhân viên và sinh viên của trường mình. G Suite for Education có hai phiên bản:

- G Suite for Education: chứa tất cả các tính năng và công cụ của phiên bản G Suite Basic, và có thêm dung lượng lưu trữ miễn phí không giới hạn dành cho mọi người dùng, phần bộ nhớ không giới hạn đó có thể được sử dụng cho mọi dịch vụ từ Sites, Drive và hộp thư Gmail, miễn phí sử dụng Google Vault. G Suite for Education sẽ và mãi mãi miễn phí.

- G Suite Enterprise for Education: cung cấp thêm một số tính năng được thiết kế dành cho các cơ sở giáo dục quy mô lớn, các tính năng bổ sung theo chuẩn doanh nghiệp. Trong đó phải kể đến một số tính năng như: hệ thống quản trị nâng cao, các công cụ thống kê, phân tích cải tiến, tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, cùng các công cụ thông tin, liên lạc chuẩn doanh nghiệp. Giá của gói này là 4 USD/người dùng/tháng đối với cả nhân viên nhà trường lẫn sinh viên.

Đối với các cơ sở giáo dục đăng kí G Suite cho toàn bộ giảng viên, nhân viên nhà trường trong năm 2018 và 2019, Google cung cấp mức giá khởi điểm ưu đãi, giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho nhà trường:

- 2 USD/người dùng/tháng cho giảng viên và nhân viên nhà trường.

- Miễn phí hoàn toàn đối với các học sinh, sinh viên đủ điều kiện.

Trường hợp cuối cùng: Nếu bạn đang quản lý một tổ chức phi lợi nhuận, Google cung cấp một phiên bản miễn phí khác của gói G Suite dành riêng cho các tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện, với các tính năng giống với phiên bản G Suite Basic và gần như y hệt G Suite for Education.

Lưu ý rằng bạn cần có một tài khoản Google dành cho các tổ chức phi lợi nhuận và xác minh rằng bạn đang sở hữu tên miền của tổ chức phi lợi nhuận để đăng ký gói này.

Làm thế nào để đăng ký?

Như đã nói ở trên, có nhiều phiên bản G Suite khác nhau cho bạn lựa chọn, giữa chúng có khác biệt đôi chút về mặt tính năng và giá thành mà bạn cần cân nhắc để phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Để bắt đầu sử dụng G Suite, bạn cần xác định nhu cầu và mục tiêu sử dụng của mình và lựa chọn gói thuê bao phù hợp với nhu cầu của tổ chức, công ty, doanh nghiệp hay cơ sở giáo dục của bạn.

Google cho phép bất kỳ ai đăng ký G Suite được phép trải nghiệm miễn phí bộ công cụ này trong vòng 14 ngày để xem liệu bộ công cụ này có thể đáp ứng nhu cầu của họ hay không.

Tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện quy trình đăng ký thông thường – song, bạn sẽ cần phải cung cấp thông tin thẻ tín dụng của mình. Sau khi kích hoạt tài khoản thành công, bạn cần phải xác minh tên miền của mình. Trước khi kết thúc khoảng thời gian 14 ngày dùng thử, nếu không muốn sử dụng G Suite nữa, bạn cần huỷ tài khoản đăng ký của mình. Theo mặc định, tất cả người dùng đăng kí đều có thể dùng thử bộ công cụ này miễn phí trong vòng 14 ngày.

Còn nếu bạn hài lòng với G Suite và muốn tiếp tục sử dụng, bạn không cần làm gì cả. Thẻ tín dụng của bạn sẽ tự động bị trừ tiền, tuỳ thuộc vào gói G Suite bạn đăng ký.

Theo VN Review