Công ty công nghệ chia sẻ cách tổ chức và điều hành công việc từ xa

Khi covid 19 chưa có dấu hiệu giảm, chủ đề nóng trong giới doanh nghiệp lúc này đang là “làm việc từ xa” ( remote work) hay “làm việc tại nhà” (work from home).

Làm việc từ xa là một khái niệm không mới với các freelancer hay các nhóm làm việc đa quốc gia. Để tổ chức và quản lý một team work từ xa không khó nhưng để điều hành cả một doanh nghiệp từ xa lại là vấn đề khác. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để toàn bộ nhân viên có thể làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng.

Sau đây là một vài kinh nghiệm được đúc rút và chia sẻ từ các công ty công nghệ giúp cho toàn bộ nhân viên của các phòng ban đều có thể làm việc từ xa. Để điều hành một doanh nghiệp từ xa bạn cần ba yếu tố: (1) công cụ, (2) quy định và (3) quy trình.

Trước tiên, cần lựa chọn áp dụng làm việc từ xa cho “nhóm làm việc” hay cho “toàn bộ doanh nghiệp”

Một nhóm làm việc thông thường có số lượng không lớn và không tổ chức thành các phòng ban như doanh nghiệp. Trong khi doanh nghiệp phải có nhiều phòng ban chức năng, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý hành chính cũng phức tạp hơn.

Với “nhóm làm việc” từ xa thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn vì chỉ cần công cụ meeting online, soạn thảo văn bản online, phần mềm group chat và công cụ giao việc là xong.

Tuy nhiên nếu bạn muốn áp dụng làm việc từ xa cho toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả bộ phận sales, marketing, nhân sự, tài chính, hợp đồng… thì sẽ cần tới một phần mềm quản lý doanh nghiệp online hoàn chỉnh.

Những nội dung trên thường nằm ngoài phạm vi của những công cụ quản lý công việc thông thường.

Doanh nghiệp muốn làm việc từ xa sẽ cần một workplace online

Workplace online tái hiện lại toàn bộ môi trường làm việc offline của công ty, đảm bảo quy trình làm việc và vận hành toàn bộ doanh nghiệp online một cách trơn tru.

Vậy work place online cần có gì? Đó là bảng thông báo, tài chính thu chi hàng ngày, công việc các phòng ban, tình hình bán hàng của đội sales, bộ phận nhân sự, dịch vụ khách hàng…. có như vậy người điều hành doanh nghiệp mới nắm bắt và giám sát hoạt động toàn bộ công ty và đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, phòng ban.

Các công cụ giúp doanh nghiệp làm việc từ xa

Có rất nhiều công cụ miễn phí để doanh nghiệp lựa chọn. Ở đây chúng tôi thu gọn danh sách với 4 công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ theo tiêu chí chi phí tối ưu và tính năng gọn nhẹ.

Điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa với một phần mềm

Như đã nói ở trên, để điều hành và quản lý toàn bộ doanh nghiệp từ xa nhất thiết cần tới một công cụ quản lý tổng thể, phải như một văn phòng thông thường nhưng hoạt động online.

Thật may, doanh nghiệp có thể giải quyết trọn vẹn bài toán về quản lý và tăng trưởng với phần mềm SlimCRM.

Hệ thống tập trung vào giải quyết 4 mối quan tâm lớn nhất của doanh nghiệp nhỏ là: Khách hàng, Công việc, Tài chính và Nhân sự. Doanh nghiệp bạn sẽ có một văn phòng làm việc online với đầy đủ các công năng của một văn phòng thông thường.

Và quan trọng là mỗi phòng ban cần có “bảng điều khiển” (dashboard) để luôn nắm được tình hình hoạt động của mình, tất nhiên là phải cập nhật theo thời gian thực. Khi toàn bộ doanh nghiệp làm việc từ xa thì những thông tin trên là vấn đề cốt lõi nhất CEO cần nắm bắt.

ThS. Nguyễn Đặng Tuấn Minh – Chuyên gia về quản trị doanh nghiệp số chia sẻ: “Với SlimCRM, mọi thứ rất cân bằng, tính năng vừa đủ cho một doanh nghiệp quy mô nhỏ. SlimCRM ưu tiên việc phát triển khách hàng và tăng trưởng doanh số nhưng cũng có đầy đủ sự quan tâm cho các khía cạnh công việc, tài chính hay nhân sự.”

SlimCRM có cả phiên bản trên web và mobile app

SlimCRM được thiết kế cực đơn giản và dễ sử dụng, người dùng có thể thao tác ngay mà không cần hướng dẫn. Ngoài ra, SlimCRM có phí dịch vụ rất linh hoạt và tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ

Đây là một sản phẩm nằm trong Hệ sinh thái chuyển đổi SlimSoft, được vận hành bởi một công ty công nghệ với hơn 10 kinh nghiệm, hiện đang phục vụ cho hơn 2.000 khách hàng doanh nghiệp và 10.000 khách hàng cá nhân.

Trước những diễn biến của đại dịch covid 19 các doanh nghiệp siêu lớn toàn cầu như Apple, Google cũng đã lựa chọn hình thức làm việc tại nhà cho nhân viên. Vậy nên, với một doanh nghiệp nhỏ không khó để thực hiện điều này, miễn là lựa chọn và sử dụng các công cụ đúng cách, đúng mục đích và nhất quán. Đây chính là chìa khóa giúp CEO điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa một cách ổn định mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng.

Theo GenK