7 ứng dụng bổ sung hữu ích cho Microsoft Office

Add-in là những thành phần bổ sung chức năng phụ hoặc lệnh tùy chỉnh cho các chương trình chính. Trong bộ ứng dụng văn phòng mới nhất Microsoft Office 2013, add-in được gọi là apps.

Các apps dạng này thường được sử dụng bằng cách kết nối với những trang web, trong khi các add-in cho MS Office 2010 hoặc các phiên bản cũ hơn thì có xu hướng dựa trên VBA, macro… Lưu ý: Các add-in cũ vẫn sẽ làm việc tốt với bộ MS Office 2013, nhưng các apps chỉ làm việc với bộ Office mới nhất.

Thao tác cài đặt và quản lí các add-in

Việc cài đặt các add-in cho các phiên bản Office từ 2010 trở về trước khá dễ dàng, đơn giản là bạn chỉ cần tắt các ứng dụng có liên quan đi, sau đó bấm đôi vào tập tin tải về để cài đặt.

Tuy nhiên, đối với MS Office 2013 thì việc cài đặt có một chút khác biệt. Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Office Store (Insert> Apps for Office), nhập vào khung tìm kiếm ứng dụng cần cài đặt, rồi bấm nút Add, thực hiện đăng nhập bằng tài khoản tương ứng (Hotmail, Outlook…) đã sử dụng trên bộ Office, xong bấm Continue để hoàn tất. Cuối cùng, bạn cần phải truy cập lại vào thẻ Insert> Apps for Office> My Apps, chọn ứng dụng vừa cài đặt và bấm Insert để thêm vào.

Để quản lý các add-in đã cài đặt trong các phiên bản MS Office 2010 trở về trước, bạn truy cập vào menu File> Options, chọn mục Customize Ribbon rồi đánh dấu chọn vào ô Developer ở khung bên phải, xuất hiện thêm một thẻ mới trong giao diện có tên Developer, hãy bấm vào mục COM Add-Ins bên trong nó rồi chọn hoặc bỏ chọn các thành phần đã cài đặt.

Đối với MS Office 2013, bạn truy cập vào địa chỉ http://tinyurl. com/qe76ay8, lựa chọn các ứng dụng không muốn sử dụng nữa rồi bấm Hide để hoàn tất.

1. Office Tabs (http://office-tabs.com/index.htm)

Office Tabs là một ứng dụng khá hữu ích, giúp bạn mở các tài liệu dưới dạng từng thẻ (tab) riêng biệt như khi sử dụng trình duyệt. Vì vậy, nếu đang làm việc với hàng chục tài liệu cùng một lúc, thì bạn có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa chúng, lưu và đóng tất cả các tài liệu chỉ với một cú bấm chuột.

Ứng dụng này hiện tại chỉ hỗ trợ MS Office 2003/2007/2010, do đó, nếu đang sử dụng phiên bản MS Office 2013, thì bạn phải trả tiền để có được các tính năng tương tự trong ứng dụng Extend Office (http:// tinyurl.com/3v6gznl). Phiên bản mới nhất của ứng dụng này cũng bổ sung thêm tính năng hiển thị các thẻ trong một thanh điều hướng bên trái hoặc bên phải.

2. Search Commands (http://tinyurl.com/7l6tw2d)

Search Commands là một thành phần mở rộng có sẵn trong Office Labs của Microsoft, giúp bạn tìm kiếm nhanh các lệnh cần dùng trong Word, Excel và Powerpoint (hỗ trợ Office 2007/2010/2013 ở cả hai phiên bản 32-bit và 64-bit). Khi gõ một lệnh tìm kiếm bất kỳ, bạn sẽ tự động được chuyển đến các menu liên quan.

Nhìn chung, đây là một tính năng bổ sung khá hữu ích, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm các lệnh cần sử dụng, thay vì phải ngồi tra cứu các thông tin trong tập tin Help (trợ giúp) của MS Office.

3. Excel Utilities (http://tinyurl.com/nj253um)

Ứng dụng này cung cấp khoảng 30 phím tắt và các công cụ mà bạn thường thao tác trên các bảng tính hàng ngày. Đơn giản hơn là nó sẽ giúp bạn truy cập vào các tính năng chỉ với một cú bấm chuột, hay sử dụng các phím tắt để thực hiện các thao tác như định dạng theo điều kiện (Conditional formatting), xác nhận dữ liệu (Data validation), ẩn hoặc hiện các bảng tính (Unhiding or Rehiding worksheets)…

Bên cạnh đó, nhà phát triển Excel Utilities cũng cung cấp cho người dùng một ứng dụng miễn phí khác là XY Chart Labeler (http://tinyurl.com/m5tb69) để bạn có thể thêm nhãn cho các biểu đồ có điểm dữ liệu.

4. ASAP Utilities (http://www.asap-utilities.com/)

Một tiện ích khác khá đặc biệt cũng được thiết kế để dành riêng cho Excel là ASAP Utilities, bao gồm hơn 300 tính năng và các phím tắt, cho phép bạn xuất các bảng tính (worksheets) thành các tập tin riêng biệt, sắp xếp các thẻ theo tên hoặc màu sắc, tự động đặt tên nhiều bảng tính, lựa chọn các ô (Cells) dựa trên định dạng, nội dung… và nhiều hơn thế nữa.

Add-in này hiện tại đang được cung cấp miễn phí cho tất cả người dùng, làm việc tốt trên các phiên bản 32-bit của ứng dụng Excel 2010/2013 cũng như các phiên bản Excel trước đó.

5. VisualBee (http://www.visualbee.com/)

Ứng dụng này sẽ biến bài thuyết trình Powerpoint đơn giản của bạn thành đẹp mắt chỉ với vài cú bấm chuột. VisualBee tương thích với Powerpoint 2007/2010 và đi kèm với một bộ sưu tập lớn các chủ đề và hình ảnh miễn phí. Các hiệu ứng động và hiệu ứng chuyển tiếp cũng được tích hợp ở ngay bên trong các chủ đề, bạn có thể chỉnh sửa tùy ý và áp dụng cho các slide của bài thuyết trình một cách dễ dàng.

6. Các ứng dụng cho Office 2013 (http://tinyurl. com/nnzdxo3)

Không có nhiều ứng dụng mới cho Office 2013 trong Office Store, bởi vì bộ công cụ văn phòng này cũng tương đối là khá mới. Tuy nhiên, việc sử dụng các ứng dụng đang có ở đây là khá hữu ích, vì chúng sẽ giúp bạn tự động cập nhật dữ liệu và áp dụng các phiên bản mới nhất theo thời gian thực. Vì vậy, nếu đang sử dụng MS Office 2013, bạn hãy nên thử một trong hai ứng dụng dưới đây để tăng cường trải nghiệm.

- Search the Web (http://tinyurl.com/nzvfrvn): ứng dụng này sẽ cho phép bạn thêm vào một khung tìm kiếm trực tuyến nằm ngay bên trong Word, Excel, Project và Powerpoint 2013 (lưu ý, chỉ hỗ trợ tìm kiếm với Google, không bao gồm Bing). Nhờ ứng dụng này, bạn có thể thực hiện việc tìm kiếm thông tin và hình ảnh nhanh hơn thông qua hai mục Web và Image.

- Bing Dictionary (English) – http://tinyurl.com/ op7qpq3: đây là một từ điển khá thông minh dành cho Word và Excel 2013. Tính năng đặc biệt của nó bao gồm hiển thị các nội dung mới về ngôn ngữ, những cụm từ quy mô và khả năng tìm kiếm mạnh mẽ.

Đằng sau các tính năng này là một kho dữ liệu rất lớn và ngày càng được mở rộng thông qua các trang web. Bằng cách phát hiện và lưu trữ các kiến thức về ngôn ngữ trên Internet, Bing Dictionary sẽ giúp bạn trình bày các tài liệu tiếng Anh hay sử dụng thuật ngữ một cách suôn sẻ hơn.

7. Một số add-in và apps hữu ích khác

Các ứng dụng trên chỉ là một ít trong số hàng ngàn ứng dụng được xây dựng để bổ sung cho MS Office. Bên cạnh đó, bạn còn có thể sử dụng thêm các ứng dụng riêng dành cho từng môn học hoặc lĩnh vực như khoa học (http://tinyurl.com/qg3ujv), toán học (http:// tinyurl.com/7rglg3c), thuật toán ngẫu nhiên (http:// tinyurl.com/osu7a6v) và một số ứng dụng khác dành cho Outlook và Exchange (http://www.slipstick.com/ utilities/).

Theo Khoa học phổ thông