5 lý do tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán đám mây

Phần mềm kế toán đám mây là một ứng dụng chạy trên máy chủ từ xa, cho phép người dùng truy cập các chức năng kế toán thông qua bất kỳ trình duyệt web thông thường nào.

Ảnh: TRG International

Trong một nghiên cứu được thực hiện với 3000 kế toán viên trên toàn thế giới bởi Sage People vào năm 2018, 67% người tham gia cho rằng họ “họ đang cân nhắc các giải pháp đám mây.” Và hơn một nửa trong số họ đã triển khai áp dụng các giải pháp được xây dựng trên nền tảng hiện đại này.

Khi điện toán đám mây đang dần trở nên phổ biến hơn, những người sử dụng sớm đã gặt hái được không ít những lợi ích mà công nghệ này đem lại. Đã đến lúc phòng ban kế toán của các doanh nghiệp cần được được chuyển đổi số, sử dụng phần mềm kế toán đám mây.

Phần mềm kế toán đám mây là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho các doanh nghiệp?

Phần mềm kế toán đám mây là một ứng dụng chạy trên máy chủ từ xa, cho phép người dùng truy cập các chức năng kế toán thông qua bất kỳ trình duyệt web thông thường nào.

Có hai phiên bản phần mềm kế toán đám mây điển hình:

Lưu trữ online (hosted application): với tùy chọn này, phần mềm kế toán của chính doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trong một máy chủ (server) từ xa, và doanh nghiệp truy cập vào phần mềm và các chức năng kế toán thông qua một trình duyệt web.

Kế toán đám mây so với kế toán truyền thống

Hệ thống kế toán tại chỗ truyền thống yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập một trung tâm dữ liệu vật lý. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải bỏ một khoản lớn vào đầu tư phần cứng, nhân sự cũng như thời gian và công sức để cài đặt và duy trì giải pháp.

Mặt khác, các giải pháp kế toán đám mây sẽ lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp ngay trên đám mây. Từ đó, giúp nhân viên có thể sử dụng thông tin tài chính mọi lúc, mọi nơi miễn là có kết nối Internet.

Phần mềm kế toán đám mây còn đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập, startup và doanh nghiệp nhỏ nhờ khả năng mở rộng và khả năng xử lý mạnh mẽ vốn chỉ dành cho các doanh nghiệp có ngân sách khổng lồ.

Từ khả năng ghi sổ sách đơn giản đến các chức năng dự báo và lập ngân sách phức tạp, các phần mềm kế toán đám mây ngày nay đã phát triển mạnh mẽ để đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Kế toán đám mây cũng cung cấp một phương thức thanh toán đơn giản và một môi trường bảo mật cao để bảo vệ các doanh nghiệp trực tuyến.

Thêm vào đó, kế toán đám mây còn giúp bộ phận kế toán kết nối với khách hàng 24/7, cho phép cả hai bên theo dõi chặt chẽ tình trạng đơn hàng, thanh toán và thậm chí nhanh chóng xác định các vấn đề tiềm ẩn.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán đám mây

Phần mềm kế toán đám mây loại bỏ quá trình cài đặt hệ thống thủ công. Người dùng có thể giải quyết các hoạt động hàng ngày của họ từ bất kỳ máy nào vào bất kỳ lúc nào. Tất cả dữ liệu cũng được tự động lưu trên đám mây và có thể nhanh chóng được truy xuất một cách dễ dàng.

Hơn nữa, giải pháp còn có thể linh động mở rộng hoặc thu hẹp ngay lập tức tùy theo nhu cầu, không yêu cầu doanh nghiệp phải tốn cho chi phí đầu tư, vì vậy kế toán đám mây là một giải pháp thích hợp cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và quy mô.

Ngoài những ưu điểm này, phần mềm kế toán đám mây còn có 5 lợi ích đặc biệt sau:

1. Tự động sao lưu, cập nhật, bảo trì

Các nhà cung cấp dịch vụ kế toán đám mây sẽ chịu trách nhiệm việc duy trì các bản sao lưu và cập nhật phần mềm định kỳ. Hơn nữa, việc bảo trì và nâng cấp được thực hiện đồng thời trên toàn doanh nghiệp. Việc bảo trì đã được bao gồm trong gói dịch vụ phải trả hàng tháng.

Phần mềm kế toán đám mây cung cấp cho doanh nghiệp công cụ cần thiết để tự động hóa các quy trình thủ công, tạo điều kiện cho chuyên viên kế toán tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn.

2. Nhận dữ liệu thời gian thực

Các giao dịch tài chính được cập nhật tự động, cho phép người dùng theo dõi hoạt động kinh doanh của họ trong thời gian thực. Hệ thống kế toán đám mây cung cấp ảnh chụp nhanh về các hoạt động gần đây nhất của doanh nghiệp, do đó, tạo ra bức tranh chính xác hơn về hiệu quả hoạt động của công ty. Hệ thống này giúp các nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên tình hình tài chính mới nhất.

Thêm vào đó, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm hóa đơn, hợp đồng, theo dõi tình trạng thanh toán, giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, nhà phân phối, nhân viên và đối tác kinh doanh.

3. Kiểm soát những người có thể truy cập dữ liệu

Người quản lý có thể thêm nhiều người dùng; mỗi người được trao quyền để quản lý một chức năng cụ thể. Điều này cho phép các nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng giám sát các hoạt động và truy cập của mọi người theo mức độ quyền hạn của họ. Sau khi được cấp quyền truy cập, người dùng chỉ có thể xem thông tin trong phạm vi vai trò của họ.

4. Giảm các mối đe dọa do tấn công mạng

Nhà cung cấp phần mềm cũng chịu trách nhiệm quản lý và giám sát chặt chẽ để ngăn chặn các vấn đề bảo mật có thể xảy ra. Hệ thống kế toán sử dụng các trung tâm dữ liệu vật lý dễ bị thiên tai như bão, hỏa hoạn hoặc trộm cắp. Máy chủ, ổ cứng và thiết bị rất dễ bị hỏng hoặc bị đánh cắp, dẫn đến mất tất cả dữ liệu được lưu trữ bên trong chúng.

Quá trình khôi phục dữ liệu thường tốn kém và mất thời gian. Nhờ giải pháp đám mây, dữ liệu được lưu trữ “trên mây” và có thể được truy xuất bất kỳ lúc nào mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Nhờ đó, các tổ chức có thể hoạt động hoàn toàn bình thường bất chấp thiên tai.

5. Thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban

Ngoài những thời điểm phải khai thuế, các quản lý điều hành hoặc chủ doanh nghiệp thường ít giao tiếp với bộ phận kế toán. Tồn đọng công việc hoặc báo cáo và ngân cần phê duyệt là điều không thể tránh.

Phần mềm kế toán đám mây đảm bảo các nhà lãnh đạo thường xuyên cộng tác với các chuyên gia kế toán để tránh mọi rủi ro cũng như đảm bảo quá trình khai thuế diễn ra thuận lợi.

Trên thực tế, kế toán đã có những thay đổi tiến bộ trong những năm gần đây. Không chỉ điện toán đám mây mà Trí tuệ nhân tạo (AI) cũng đang bắt đầu thâm nhập vào cuộc sống hàng ngày của kế toán viên dưới dạng trợ lý thông minh.