5 công cụ cần thiết để làm việc từ xa
Làm việc từ xa ngày một phổ biến, song không phải ai cũng chọn được công cụ cần thiết cho mình.
Email là hình thức liên lạc được ưa chuộng trong hai thập kỷ qua. Nếu muốn kết nối với mọi người hoặc gửi tài liệu, email là thứ bắt buộc. Nếu như phải trả phí roaming để dùng số điện thoại khi ở nước ngoài, email lại miễn phí và có mặt ở bất kỳ đâu, miễn là có Internet. Ngoài ra, không cần phải thay đổi địa chỉ email khi bạn đến nơi khác.
Dù vậy, tại sao phải dùng phần mềm email thay vì đăng nhập trên trình duyệt? Đó là vì sử dụng phần mềm email như Microsoft Outlook hay Gmail sẽ giúp bạn luôn cập nhật các email mới nhất. Nó cũng được tối ưu để tìm kiếm, lưu trữ email.
(Ảnh: US News)
2. Chương trình xử lý văn bản
Không một ngành nào không cần đến văn bản, kể cả khi chủ yếu bạn giao tiếp bằng lời nói. Bạn luôn cần phải ghi chép gì đó, không lúc này thì lúc khác. Nếu ghi lại ý tưởng bằng ứng dụng email, bạn không truy cập được các công cụ hữu ích như kiểm tra chính tả, bố cục, chỉnh sửa dễ dàng. Chẳng hạn, nếu muốn thay đổi một đoạn ghi chú, bạn phải sao chép đoạn đó từ email gốc sang một email mới rồi thay đổi.
Các chương trình như Microsoft Word, Apple Pages cung cấp hàng loạt công cụ để ghi chép, chỉnh sửa, thiết kế. Khả năng thiết kế bố cục vô cùng hữu ích khi gửi các tài liệu đặc biệt như thư xin việc hay hồ sơ xin việc.
3. Trình đọc PDF
Một trình đọc PDF như Adobe Acrobat hay Sumatra PDF sẽ giúp bạn đọc được các tập tin lưu dưới dạng PDF. Nhiều tài liệu dùng định dạng PDF để giữ nguyên bố cục gốc. Ví dụ, các hợp đồng hay báo cáo tài chính thường được gửi dưới dạng này.
4. Trình duyệt web
Video đang HOT
Bạn phải có trình duyệt web, dù là Google Chrome hay Firefox, trên các thiết bị để làm được việc. Có vô số lý do giải thích vì sao cần trình duyệt. Trong đó, có ba lý do nổi bật: Bạn cần nó để nghiên cứu hay Google một thứ gì đó không hiểu; truy cập các tài nguyên đặc biệt trên website; truy cập nhiều nguồn đa phương tiện.
5. Bộ nhớ đám mây
“Không bỏ trứng vào một rổ” là lời khuyên nổi tiếng và đúng cả trong thời đại kỹ thuật số. Một số người có thói quen chỉ lưu tập tin trên laptop hay máy tính bảng, song bạn nên dùng thêm cả dịch vụ lưu trữ đám mây như Microsoft OneDrive hay Google Drive.
Nếu thiết bị của bạn bị hỏng, bạn sẽ đán.h mất mọi thứ lưu trên đó. Lưu trữ đám mây giúp bạn truy cập công việc mọi lúc, mọi nơi. Trên hành trình trở thành một “công dân số”, đây là dịch vụ không thể thiếu vì tính linh hoạt của nó.
6 tính năng thú vị của Gmail ít người biết
Gmail đã trở thành dịch vụ quan trọng với nhiều người dùng Internet. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết những tính năng thú vị của công cụ này.
Gmail hiện có khoảng 1,5 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng trên toàn thế giới, theo số liệu của Statista, tính đến tháng 7/2022. Thành công của Gmail nhờ vào giao diện đơn giản, dễ sử dụng cũng như hàng trăm tính năng giúp gửi email dễ dàng.
Công cụ này cũng sở hữu một số tính năng thú vị nhưng ít được chú ý tới, thậm chí một trong số chúng đã tồn tại một thời gian dài.
Việc tận dụng những tính năng ẩn này sẽ giúp người dùng cải thiện trải nghiệm Gmail cũng như tăng năng suất làm việc.
Thay đổi giao diện hiển thị email
Nhiều người dùng chuyển từ Yahoo sang Gmail thường phàn nàn rằng giao diện của Gmail hiển thị ít thư trên mỗi trang hơn Yahoo Mail. Lý do là chế độ xem mặc định của Gmail có thêm một dòng hiển thị tệp đính kèm của mỗi email.
Tuy nhiên, người dùng có thể dễ dàng thay đổi chế độ xem trong mục Cài đặt của Gmail. Trong menu Mật độ, Gmail cung cấp ba tùy chọn: Mặc định, Bình thường và Chật.
Người dùng được lựa chọn 3 chế độ hiển thị thư. Ảnh: Google.
Mặc định là chế độ xem bình thường sử dụng Gmail. Ở chế độ bình thường, Gmail ẩn các tệp đính kèm của mỗi email, giảm diện tích của mỗi email trong trang. Cuối cùng, tùy chọn Chật sẽ loại bỏ hoàn toàn khoảng trống trong mỗi dòng email, giúp hiện thị nhiều thư nhất có thể.
Hiển thị ngăn đọc nhanh email
Đây là một tính năng quen thuộc với người sử dụng Outlook, giúp người dùng đọc nhanh email mà không cần phải nhấp vào từng email. Tính năng này nằm trong phần Ngăn đọc nằm dưới cùng menu Cài đặt của Gmail.
Người dùng có thể chọn vị trí hiển thị của ngăn đọc. Ảnh: Google.
Sau đó, hộp thư đến người dùng sẽ được chia thành 2 phần. Một bên hiển thị danh sách hộp thư đến trong khi bên còn lại hiển thị nội dung email. Người dùng cũng có thể chọn vị trí hiển thị của bảng đọc ở bên phải hoặc bên dưới hộp thư đến.
Lên lịch gửi email
Người dùng Gmail thường soạn và gửi thư trực tiếp. Tuy nhiên, đối với những người dùng thường xuyên phải đi công tác hoặc làm các công việc di chuyển liên tục, Gmail cũng sở hữu tính năng lên lịch gửi email sau.
Cách chọn thời gian gửi email. Ảnh: Google.
Người dùng có thể đặt ngày hoặc giờ để Gmail sẽ gửi email đến người nhận bằng cách nhấn phím mũi tên bên cạnh nút Gửi và chọn Gửi theo lịch biểu. Tuy nhiên, một giới hạn của tính năng này là người dùng chỉ có thể lên lịch cho từng email một.
Hoàn tác email
Không gì tệ hơn là gửi đi một email và ngay lập tức phát hiện ra email có lỗi chính tả hay gửi cho nhầm người. Tuy nhiên, vẫn có cách để bạn khắc phục sai sót đó. Gmail có tính năng cho phép người dùng hủy lệnh gửi email trong vài giây sau khi nhấn nút gửi.
Các tùy chọn hủy lệnh gửi email là 5, 10, 20 và 30 giây. Ảnh: Google.
Sau khi gửi email, nút hoàn tác sẽ xuất hiện ở phần dưới cùng bên trái của trang trong một khoảng thời gian ngắn. Để thay đổi thời gian hoàn tác email, người dùng cần truy cập vào Cài đặt->Xem tất cả chế độ cài đặt->Chung->Hủy gửi.
Sắp xếp, phân loại thư bằng Tab và Nhãn
Một hộp thư lộn xộn sẽ gây ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc. Việc sắp xếp và phân loại thư sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm lại thư, tránh lạc mất thông tin email cũ và giúp quản lý việc nhận thư từ các email dễ dàng.
Để tạo nhãn mới, người dùng cần nhấp vào Danh sách mở rộng->Tạo nhãn mới sau đó đặt tên nhãn và nhấp vào Tạo.
Tắt thông báo với một nhóm email
Gmail hỗ trợ rất tốt email theo nhóm, mỗi email gửi tới đều được thông báo tới toàn bộ thành viên. Tuy nhiên khi mọi người cùng trả lời, người dùng sẽ bị hiện thông báo liên tục, làm mất tập trung với những email quan trọng khác.
Để ưu tiên những email khác và hạn chế thông báo từ chủ đề mail cũ, người dùng chỉ cần mở thư, nhấn chuột phải vào thư muốn tạm tắt thông báo và chọn Tạm hoãn. Người dùng cũng có thể chọn ngày giờ để email hiện trở lại.
[INFOGRAPHIC] Cách phân biệt mã xuất xứ iPhone Việc người dùng iPhone tra cứu mã xuất xứ của máy là một nhu cầu cấp bách và cần thiết. 6 cài đặt mà người dùng iPhone nên thay đổi ngay lập tức Nếu iPhone của bạn bị vào nước, hãy làm ngay điều này! 5 lý do khiến cho iPhone 14 đáng chờ đợi hơn mua iPhone 13 lúc này