Văn phòng điện tử – mô hình không thể thiếu của thành phố thông minh

Là đô thị lớn và đông dân nhất cả nước đồng thời cũng là trung tâm kinh tế, văn hóa, giáo dục quan trọng của Việt Nam và khu vực.

Sau Đề án thành phố thông minh, TP.Hồ Chí Minh tập trung triển khai Văn phòng điện tử với mong muốn ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động điều hành sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động, đưa Thành phố trở thành một smartcity hiện đại hàng đầu khu vực…

VNPT cung cấp cho TP. Hồ Chí Minh giải pháp họp không giấy

Từ mong muốn phải thay đổi hoạt động điều hành hướng đến cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả công việc, phục vụ tốt nhất cho người dân và doanh nghiệp, UBND Tp.HCM đã sớm nghiên cứu và đặt hàng các doanh nghiệp công nghệ hàng đầu tại Việt Nam phát triển các ứng dụng phục vụ văn phòng điện tử.

Và doanh nghiệp được UBND Tp.HCM lựa chọn chính là VNPT với giải pháp VNPT e-Cabinet. Đây là hệ thống được xây dựng riêng cho UBND Tp.HCM nhằm tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của Ủy Ban từ cấp thành phố tới cấp xã/huyện. Với VNPT e-Cabinet, các cuộc họp của UBND TP.HCM tới đây sẽ là các cuộc họp không giấy tờ. Theo đó, hệ thống sẽ có 3 thành phần chính: Trước mỗi phiên họp; Trong mỗi phiên họp và Sau các phiên họp. Toàn bộ Quy trình nghiệp vụ VNPT e-Cabinet tuân thủ theo các quy định về chế độ họp, phiên họp của nhà nước và UBND Tp.HCM.

Bằng hệ thống giải pháp này, thành phố sẽ có phương thức họp hiện đại. Nếu như các cuộc họp truyền thống cũ là giấy tờ, nội dung chuẩn bị và mất nhiều thời gian từ khâu chuẩn bị đến công tác báo cáo sau này thì với e-Cabinet, các nội dung họp đều được số hóa.Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp giấy tờ nào.

Lãnh đạo UBND Tp. Hồ Chí Minh và lãnh đạo Tập đoàn VNPT nhấn nút khai trương hệ thống VNPT e-Cabinet

Quản lý thông minh để phục vụ người dân nhanh chóng, hiệu quả hơn

Ngoài số hóa các cuộc họp, thành phố còn mong muốn ứng dụng hệ thống “Giao việc tức thời – nhắc việc thông minh” nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đôn đốc công việc tại các cấp, đặc biệt là các cấp Sở,Ngành. Với ứng dụng này, lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

Các thành phần trong ứng dụng có nhiệm vụ giúp các cấp lãnh đạo dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước. Bằng ứng dụng này, cả lãnh đạo và cán bộ sẽ làm việc nhanh hơn, chính xác, hiệu quả hơn. Đây chính là tiền đề để công việc được giải quyết nhanh, cán bộ làm việc khỏe hơn và lẽ tất nhiên, người dân sẽ thuận lợi hơn trong công tác với chính quyền.

Ứng dụng tại 24 quận, huyện và 31 sở, ban, ngành thành phố

Hai giải pháp này sẽ được thành phố triển khai tại 24 quận, huyện và 31 sở, ban, ngành của TP.HCM. Đây là bước tiến quan trọng của thành phố trong việc hướng đến một nền hành chính công hiện đại, dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phù hợp với đòi hỏi thực tiễn và xu hướng phát triển trên thế giới. Theo Bí thư Thành ủy TPHCM Nguyễn Thiện Nhân, mô hình chính quyền điện tử giúp công tác phục vụ người dân tốt hơn. Cán bộ làm việc cũng bớt mệt hơn. Hệ thống trên còn giúp tìm kiếm văn bản dễ dàng hơn, tiết kiệm được chi phí in ấn, giấy tờ… Ông đề nghị UBND TPHCM chậm nhất trong tháng 9 triển khai mô hình phòng họp không giấy cho các sở ban ngành, quận huyện, sau đó xuống cấp phường/xã.

Còn theo Chủ tịch UBND Tp.HCM Nguyễn Thành Phong, các tính năng của hệ thống Phòng họp không giấy và ứng dụng Giao việc tức thời và nhắc việc thông minh, đồng thời trực tiếp thao tác thử nghiệm các ứng dụng, tôi thấy rằng việc thiết lập, triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời và nhắc việc thông minh” thiết thực, hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các sở, ban, ngành, quận-huyện. Người đứng đầu chính quyền TPHCM cho rằng mô hình mới sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp, tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND thành phố.

Theo vnmedia