Mẹo giải quyết to-do-list từ 100 năm trước nay vẫn “chạy ngon” không ngờ

“Phương pháp của Ivy Lee” đơn giản một cách ngờ nghệch, và đó là một phần lý do khiến mẹo này trở nên vô cùng hiệu quả.

Theo James Clear – cây viết của Fastcompany*

Vào năm 1918, Charles M.Schwab là một trong những người giàu có nhất thế giới. Ông là chủ tịch của tập đoàn thép Bethlehem – nhà đóng tàu lớn nhất kiêm nhà sản xuất thép lớn thứ hai nước Mỹ thời bấy giờ. Nhà phát minh nổi tiếng Thomas Edison từng gọi Schwab là “kẻ cày tiền bậc thầy”. Con người này luôn không ngừng tìm kiếm lợi thế trong những cuộc cạnh tranh.

Dù các báo cáo thay đổi theo thời gian, nhưng theo nhà sử học Scott M. Cutlip, vào một ngày nọ năm 1918, với mong muốn tăng hiệu suất của nhóm và tìm ra cách tốt hơn để hoàn thành mọi việc, Schwab đã sắp xếp một cuộc họp với cố vấn năng suất đáng kính Ivy Lee.

Chân dung của Ivy Ledbetter Lee đầu những năm 1990

Lee là một doanh nhân thành đạt theo cách riêng của mình, ông được biết đến rộng rãi với vai trò là người tiên phong trong trong lĩnh vực quan hệ công chúng. Trong phần tiếp theo của câu chuyện, Schwab đưa Lee vào văn phòng của mình và nói: “Hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành được nhiều việc hơn”.

“Hãy cho tôi tiếp xúc 15 phút với từng giám đốc điều hành của anh” – Lee đáp lại.

Nghe vậy, Schwab liền hỏi: “Tôi phải trả bao nhiêu tiền?”

“Không gì cả”, Lee nói. “Trừ phi nó có hiệu quả. Sau 3 tháng, anh có thể gửi cho tôi một tấm séc cho bất kỳ điều gì khiến anh cảm thấy đáng giá”.

Dưới đây là phương pháp của Ivy Lee

Trong suốt 15 phút tiếp xúc với từng giám đốc điều hành, Lee đã giải thích “mẹo” đơn giản để đạt năng suất tối đa của mình:

1. Cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra 6 điều quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Đừng viết nhiều hơn 6 mục.

2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên của 6 việc đó theo mức độ quan trọng thực tế.

3. Khi tới chỗ làm vào ngày hôm sau, hãy chỉ tập trung vào mục đầu tiên. Hãy làm việc cho tới khi hoàn thành mục đó trước khi chuyển sang mục thứ hai.

4. Tiếp cận phần còn lại của công việc bằng cách tương tự. Vào cuối ngày, hãy đưa những việc chưa hoàn thành sang danh sách 6 mục mới cho ngày tiếp theo.

5. Lặp lại quá trình này trong mỗi ngày làm việc.

Chiến lược nghe có vẻ đơn giản nhưng Schwab và nhóm giám đốc điều hành của ông ở hãng thép Bethlehem đã quyết định làm thử. Sau ba tháng, Schwab vô cùng hài lòng với những tiến bộ mà công ty đạt được. Ông đã gọi Lee tới văn phòng của mình và viết cho anh một tấm séc trị giá 25.000 USD.

Sự phức tạp thường là một điểm yếu, bởi nó khiến việc tiếp tục các kế hoạch trở nên khó khăn hơn

Một tấm séc trị giá 25.000 USD viết vào năm 1918 tương đương với tấm séc trị giá 400.000 USD vào năm 2015.

Phương pháp Ivy Lee trong việc ưu tiên to-do-list của bạn có vẻ đơn giản đến mức ngờ nghệch. Làm sao một thứ đơn giản như vậy lại có giá trị vô cùng? Điều gì đã khiến nó trở nên hiệu quả đến thế? Kiểm soát tốt thứ tự ưu tiên!

Phương pháp năng suất của Ivy Lee sử dụng rất nhiều bí quyết mà tôi đã viết trước đó. Cụ thể, đây là lý do khiến phương pháp này trở nên hết sức hiệu quả:

- Về cơ bản, nếu bạn không cam kết một điều gì đó, bạn sẽ bị phân tâm bởi mọi thứ.

Phương pháp này đủ đơn giản để mang lại hiệu quả thực sự. Những lời phê bình chủ yếu dành cho những phương pháp kiểu này là chúng “quá cơ bản”. Chúng không tính tới những rắc rối và sắc thái trong cuộc sống. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu xuất hiện một trường hợp khẩn cấp? Sử dụng công nghệ mới nhất để đem lại lợi ích tối đa cho chúng ta có được không? Theo kinh nghiệm của tôi, sự phức tạp thường là một điểm yếu, bởi nó khiến việc tiếp tục các kế hoạch trở nên khó khăn hơn. Đúng là những trường hợp khẩn cấp và phiền nhiễu bất ngờ sẽ phát sinh, nhưng hãy bỏ qua chúng càng nhiều càng tốt, đối phó chúng khi cần thiết, sau đó trở lại với to-do-list đã được ưu tiên hóa càng sớm càng tốt. Hãy sử dụng những quy tắc đơn giản để dẫn dắt những hành vi phức tạp.

- Phương pháp này bắt bạn đưa ra những quyết định cứng rắn.

Tôi không tin con số 6 nhiệm vụ quan trọng/ngày của Lee sẽ mang lại điều kỳ diệu nào đó. Nó có thể là 5 nhiệm vụ/ngày. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng sẽ có điều kỳ diệu khi áp đặt giới hạn cho bản thân. Theo tôi, điều tốt nhất nên làm khi bạn có quá nhiều ý tưởng (hoặc bị ngộp trước số lượng công việc cần hoàn thành) là cắt tỉa chúng và bỏ bớt những thứ không thực sự cần thiết. Những ràng buộc sẽ khiến bạn trở nên tốt hơn. Phương pháp của Lee tương tự như luật 25-5 của Warren Buffett – yêu cầu bạn chỉ tập trung vào 5 nhiệm vụ nguy cấp và bỏ qua mọi thứ khác. Về cơ bản, nếu bạn không cam kết một điều gì đó, bạn sẽ bị phân tâm bởi mọi thứ.

- Phương pháp này sẽ loại bỏ những mâu thuẫn khi bắt đầu.

Rào cản lớn nhất để hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ là giai đoạn bắt đầu. Chiến lược này cực kỳ hữu ích đối với tôi: Là một nhà văn, tôi có thể lãng phí ba hoặc bốn giờ để cân nhắc về những gì tôi nên viết trong một ngày. Nhưng nếu tôi quyết định từ đêm hôm trước thì tôi có thể thức dậy và bắt đầu viết ngay. Điều này rất đơn giản nhưng hiệu quả. Ở giai đoạn bắt đầu, việc khởi động quan trọng không kém sự thành công.

- Phương pháp này yêu cầu bạn thực hiện nhiệm vụ đơn lẻ.

Xã hội hiện đại chuộng sự đa nhiệm. Khái niệm này thường được hiểu rằng “bận rộn đồng nghĩa với làm việc tốt hơn”. Nhưng điều ngược lại mới là chính xác. Càng ít ưu tiên thì công việc sẽ càng hiệu quả hơn. Hãy nghiên cứu các chuyên gia đẳng cấp thế giới trong hầu hết các lĩnh vực như vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học, giáo viên, các CEO – bạn sẽ nhận ra họ đều có chung một đặc điểm: sự tập trung. Lý do hết sức đơn giản. Bạn không thể thực hiện tối ưu một nhiệm vụ nếu bạn luôn phân chia thời gian theo 10 cách khác nhau. Muốn tinh thông, bạn phải tập trung và kiên định.

Nguồn: Fastcompany