Làm thế nào để các nhà tổ chức sự kiện âm nhạc có thể vượt qua khó khăn trong thời kì COVID-19

Ba tháng qua được cho là khoảng thời gian khó khăn nhất mà các nhà tổ chức sự kiện âm nhạc và lễ hội từng phải đối mặt. Theo đó, họ phải quyết định hoãn lại hoặc huỷ bỏ những sự kiện trong năm 2020, điều mà trước nay chưa từng có tiền lệ.

Giống như nhiều ngành nghề khác, hàng ngàn người đang làm việc cho lễ hội âm nhạc Electric Forest ở Michigan đã mất đi việc làm của mình. Sự kiện này vốn được tổ chức nhằm kỷ niệm 10 năm ra đời lễ hội, dự kiến diễn ra từ ngày 25 đến ngày 28/6 với line-up hấp dẫn người xem như Bassnectar, Flume, Major Lazer, Louis the Child, Big Gigantic, Diplo, the Biscuits và ban nhạc The String Cheese Incident. Tuy nhiên, lễ hội đã chính thức bị hủy bỏ vào ngày 21/4 vừa qua.

Trong những tuần qua, người sáng lập nên lễ hội âm nhạc Electric Forest – ông Jeremy Stein và đội ngũ của mình đã cùng nhau thảo luận, tìm kiếm nền tảng vững chắc cho mình giữa tình hình không gì có thể chắc chắn được của đại dịch. “Đây là khoảng thời gian tàn khốc. Tôi không xem nhẹ điều đó dù chỉ một chút, nhưng ý tôi là chúng ta phải ra khỏi vùng an toàn của mình và tìm hiểu sâu xem thế giới mới sẽ như thế nào trước khi mọi thứ quay trở lại”.

Người thành lập nên lễ hội Electric Forest – ông Jeremy Stein và đội ngũ của mình đã cùng nhau thảo luận và tìm kiếm nền tảng vững chắc cho mình giữa tình hình không gì có thể chắc chắn được của đại dịch.

Sau đây, Jeremy Stein đã chia sẻ sáu lời khuyên về những cách mà các nhà tổ chức sự kiện có thể chuẩn bị sao cho hiệu quả nhất trong gian đoạn lạ lẫm này.

Giữ liên lạc với đội ngũ của mình theo từng cá nhân

Một trong những điều họ làm trước khi tiến hành hủy bỏ các sự kiện của mình là chia nhau ra và liệt kê một danh sách dài những người cần liên hệ để nói với họ rằng: “Chúng tôi yêu quý các bạn và tất cả chúng tôi đều làm hết sức mình ở đây”. Jeremy nghĩ rằng việc tiếp cận cá nhân thực sự có hiệu quả khích lệ hơn nhiều so với một email khô khan. Bởi khi họ đã cùng làm việc cho một sự kiện, khi tất cả các nhà cung cấp hay nghệ sĩ đều là những người thực sự quan tâm đến sự kiện và kết nối trực tiếp với nhau. Họ đã đặt cả trái tim và tâm hồn vào đó, nên họ chính là một phần của thành tựu chung. Vì vậy, việc nghe trực tiếp lời nhắn gửi từ mọi người, đặc biệt là cấp trên của mình trong khoảng thời gian này có ý nghĩa rất lớn đối với họ.

Thay vì đắm chìm trong thời kì tối tăm, hãy sử dụng thời gian này để đổi mới

Có rất nhiều người chỉ đang chăm chăm quan sát thời kỳ đen tối của ngành công nghiệp âm nhạc và các cuộc tụ họp. Trong khi đó, Jeremy Stein lại cố gắng xem đây là một khoảnh khắc hiếm hoi để đắm mình vào những ý tưởng sáng tạo. Dù không biết rằng những ý tưởng đó sẽ đi về đâu, nhưng chúng ta chỉ cần biết là mình đang có một chút thời gian ít ỏi để thật sự nghĩ về chúng. Thời gian để đổi mới là điều chúng ta từng không dễ dàng có được vì tất cả đều bận rộn trong cuộc sống hàng ngày.

Nếu đang làm nội dung trực tuyến, hãy khiến nó thật nổi bật

Có những chương trình livestream mà trong đó người ta chỉ có một hoặc hai máy quay để ghi hình. Họ chơi một nhạc cụ nào đó hoặc làm bất cứ điều gì họ muốn, nhưng mọi thứ thật sự bắt đầu trở nên nhàm chán. Trên thực tế nội dung chương trình có thể rất tuyệt vời, nhưng phần nhìn sơ sài đã khiến cho chương trình khó mà giữ được sự chú ý của người xem. Ngoài ra, không nhất thiết rằng các chương trình như thế lúc nào cũng phải được làm theo dạng trực tuyến, chỉ cần nội dung phải thật mới.

Đội ngũ của Jeremy đang xem rất nhiều bản phát lại của các chương trình cũ, trong đó có cả những buổi hòa nhạc từ hai năm trước nhưng được tổ chức ở một địa điểm thú vị. Điều mà rất nhiều người đang thích xem là chương trình có nội dung sâu sắc hơn, nhiều cuộc phỏng vấn hơn, những thông tin từ góc độ lịch sử, những câu chuyện hài hước đằng sau… Bên cạnh đó, các cuộc phỏng vấn giữa các nghệ sĩ với nhau cũng luôn rất được yêu thích.

Theo dự đoán của các chuyên gia, các lễ hội âm nhạc và sự kiện trực tiếp chỉ có thể trở lại từ năm 2021.

Ngoài các buổi phát trực tiếp, hãy khám phá những cách khác để kết nối với khán giả

Khán giả không chỉ là nhóm người gắn kết với nhau trong một sự kiện âm nhạc mà còn là một cộng đồng thật sự. Khi bạn tổ chức một lễ hội, bạn có một phần cộng đồng cho lễ hội đó. Khi bạn tổ chức concert online, bạn cũng sẽ có một cộng đồng online cho concert đó. Điều kế tiếp mà Jeremy Stein đang suy nghĩ chính là làm thể nào để tiếp tục giữ cộng đồng “offline” gắn kết với mình khi mà hiện tại chỉ có thể kết nối với nhóm khán giả trực tuyến.

Sự hồi sinh của môi trường

Các địa điểm tổ chức lễ hội sẽ có được bầu không khí hít thở tuyệt vời sau năm nay. Việc tạm dừng các lễ hội là điều khá hữu ích cho đất, cỏ, không khí và sức khỏe của môi trường. Chúng tôi có một chuyên gia trồng cây và họ đã làm việc với chúng tôi trong nhiều năm về cách tốt nhất để duy trì sức khỏe của cây cối theo thời gian. Có thể đã nhiều lần các bạn thử làm điều tương tự, nhưng thường phải mất đến sáu tháng hoặc một năm để biết mọi chuyện có hiệu quả hay không. Vì vậy, đây chính là dịp để các bạn bắt đầu thật sự quan tâm đến môi trường thiên nhiên nơi mình từng tổ chức các sự kiện.

Lập kế hoạch trở lại càng sớm càng tốt

Sẽ có lúc y học, khoa học, vắc-xin… nhanh chóng xoay chuyển được vấn đề này, và mọi người sẽ cần phải chuẩn bị cho thời điểm đó. Bởi vì khi ngày đó đến, chắc chắn tất cả các công ty tổ chức sự kiện và lễ hội âm nhạc sẽ cùng lúc chạy đua để đưa chúng trở lại. Công ty của Jeremy đang phải chuẩn bị cho điều đó, cho dù chỉ còn 18 giờ kể từ lúc này hay còn đến 18 tháng kể từ bây giờ. Chúng ta sẽ thoát khỏi tình trạng này bằng một cách nào đó, vào một lúc nào đó. Các bạn phải chắc chắn được rằng mình sẽ làm gì khi ngày đó tới, cho dù đó là ngày mai hay một năm rưỡi nữa.