Facebook và IBM đã thay đổi cách tổ chức hội thảo toàn cầu như thế nào?

Chỉ trong 2 tuần, COVID-19 đã bóp nghẹt các sự kiện ở khu vực Bắc Mỹ với các hạn chế đi lại và các lệnh cách ly được đặt ra trong hiệu ứng domino.

Các đội sự kiện đằng sau các sự kiện dành cho doanh nghiệp đã phải đưa ra những quyết định lớn hoặc là hoãn lại, hoặc là thay đổi cách thức tổ chức. Đối với những công ty quyết định thay đổi cách thức tổ chức sự kiện, đó thực sự là một cuộc đua để bảo mật đồng thời phải nhanh chóng xây dựng một phương thức tổ chức sự kiện hoàn toàn mới với các nội dung phải điều chỉnh, các bài trình bày phải sử dụng các hình thức ghi hình từ trước hoặc phát sóng trực tiếp.

Cùng nhìn lại hai ông lớn trong ngành công nghệ đã xoay chuyển cuộc chơi như thế nào?

Mạng xã hội Facebook

Được cung cấp thông tin từ các văn phòng khu vực châu Á Thái Bình Dương từ đầu năm và nhằm đối phó với sự lây lan của COVID-19, Facebook đã quyết định chuyển thể sự kiện nội bộ hàng năm của mình trong tháng 3 thành một chương trình ảo có tên là Un-Summit.

Bà Julie Hogan, Giám đốc tiếp thị trực tuyến toàn cầu tại Facebook, cho biết: “Đó là một quá trình từ bước đánh giá những gì cần thiết từ việc mang hàng ngàn người từ khắp nơi trên thế giới tới một địa điểm, cho tới việc tổ chức sự kiện đó một cách tương tác và gắn kết nhất có thế, là điều khiến nhiều người trong nhóm chúng tôi phải suy nghĩ”.

Facebook tận dụng nền tảng Workplace sẵn có để tái thiết lập kế hoạch cho sự kiện ảo này, bao gồm các phiên họp, một số phiên sẽ ghi hình sẵn và một số khác sẽ tiến hành trực tuyến, kết hợp các hoạt động giải trí nội bộ, dựa vào Instagram và Messenger để tạo thêm tương tác.

Sự kiện nội bộ này của Facebook đã được truyền tải qua mạng lưới truyền hình nội bộ và được chia thành 17 tập phim, tất cả đều được viết kịch bản, quay phim, chỉnh sửa và sản xuất trong vòng chưa đầy hai tuần. Nội dung được phân chia thành 7 phần và được phát hành lần lượt giúp cho nhân viên theo dõi ngay khi ra tập mới hoặc xem lại sau đó theo yêu cầu.

“Những gì chúng tôi đã học được từ sự kiện ảo này là các kỹ năng và cốt lõi của tiếp thị sự kiện không thay đổi. Chúng tôi vẫn ở đó để tạo ra sự kết nối và xây dựng cộng đồng và văn hoá doanh nghiệp, chỉ có cách thức thực hiện là thay đổi” – bà Julie Hogan chia sẻ.

IBM THINK 2020

Chỉ chưa đầy 2 tháng, sự kiện thường niên lớn nhất của IBM, thu hút sự tham gia của khoảng 30 ngàn người tham dự hàng năm, đã chuyển đổi từ hình thức sự kiện trực tiếp sang sự kiện trực tuyến.

“Chúng tôi phải bỏ toàn bộ các kế hoạch đã xây dựng từ trước đó cho THINK 2020, cũng như xem xét tất cả các yếu tố khác như lý do tại sao một vị khách sẽ tham gia sự kiện và những khả năng có thể ứng dụng kỹ thuật số một cách có ý nghĩa nhất” – bà Colleen Bisconti, Phó Chủ tịch Nhóm hội nghị và sự kiện toàn cầu của IBM, cho biết.

Nhóm nghiên cứu đã tạo ra 4 nhóm yêu cầu cho hướng dẫn lập trình kỹ thuật số: nội dung cần được tập trung vào chủ đề COVID-19; đào tạo vì nhiều người tham dự sự kiện THINK để được đào tạo kỹ thuật chuyên sâu; cơ hội tiếp cận các phòng thí nghiệm và các chứng chỉ từ IBM; cuối cùng là khả năng truy cập của các cấp lãnh đạo IBM và các đối tác để chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra.

Giống như rất nhiều doanh nghiệp khác, nhóm sự kiện toàn cầu của IBM đã xem xét một số nền tảng công nghệ sẵn có trên thị trường ở thời điểm đó, nhưng cuối cùng quyết định sẽ xây dựng một nền tảng độc quyền và sản phẩm đó về sau có tên gọi IBM Watson Medium. Đồng thời,toàn bộ sự kiện trực tuyến đặc biệt THINK 2020 sẽ được gửi tới khách tham gia thông qua nền tảng IBM Cloud.

Và kết quả là đã có tới 90 ngàn lượt khách tham dự sự kiện trực tuyến THINK đầu tiên trong lịch sử, một con số kỷ lục và với các cách tiếp cận cũng như hỗ trợ của truyền thông xã hội, các trải nghiệm đã vượt xa khỏi sự mong đợi của cả nhà tổ chức và khách tham dự sự kiện.

Với tình hình đại dịch COVID-19 trên toàn cầu vẫn chưa có dấu hiệu chậm lại, các sự kiện toàn cầu sẽ không vì vậy mà bị gián đoạn hoặc huỷ bỏ, thay vào đó, những phương thức mới với sự hỗ trợ của kỹ thuật số sẽ tiếp tục được các hãng nghiên cứu và ứng dụng trong thời gian sắp tới.