Dùng Windows Mail để gởi nhận, theo dõi email nhanh, gọn, tiện lợi hơn

Trên Windows 10 các bạn xài ứng dụng email nào hay là xài qua trình duyệt?

Số đông dân văn phòng thường gắn bó với Windows Mail (trước đây là Mail & Calendar) từ thời Windows 8 bởi nó là ứng dụng cài sẵn, thiết lập nhanh, gởi/nhận email cũng nhanh.

Nếu chưa quen thì dưới đây là những thiết lập cơ bản trên Windows Mail:

Thêm email vào Windows Mail:

Mặc định khi các bạn đăng nhập vào Windows 10 trên máy tính thì tài khoản email Microsoft sẽ được nhập vào Windows Mail luôn. Và để thêm tài khoản email mới vào ứng dụng này thì các bạn làm theo các chỉ dẫn sau:

Bấm vào nút Settings hình bánh răng ở góc dưới và chọn Manage Accounts> nhấn Add account:
Tùy theo loại email mà các bạn dùng thì chọn dịch vụ tương ứng, mặc định hỗ trợ sẵn Outlook.com, Exchange, Google, Yahoo và iCloud. Với các thiết lập có sẵn này thì các bạn có thể đăng nhập y hệt như trên trang web.

Riêng với các tài khoản email công ty cần dùng domain riêng thì các bạn có thể chọn Other account. Windows Mail sẽ tự động tìm thiết lập email dựa trên cơ sở dữ liệu online, nếu không tìm thấy thì Windows Mail sẽ chuyển ra các khung thiết lập thủ công hoặc các bạn có thể nhấn Advanced setup.

Quản lý nội dung cần đồng bộ:

Việc này các bạn cần làm ngay sau khi thiết lập tài khoản email bởi Windows Mail sẽ mặc định đồng bộ tất cả những gì liên quan chẳng hạn như email, danh bạ, lịch, ghi chú … Trong tình huống các bạn xài nhiều email thì việc để các tài khoản này đồng bộ không chọn lọc sẽ gây ra sự chồng chéo trong các ứng dụng như Calendar và People.
Sau khi thêm tài khoản email vào Windows Mail thì các bạn cần phải mở phần Manage Accounts và bấm vào tài khoản email muốn đồng bộ.

Mục đầu tiên là Change mailbox sync settings – thiết lập cách đồng bộ hộp mail trong đó các bạn có thể chọn cách nhận email. Có một cái hay của Windows Mail là ứng dụng này có thể tự động nhận biết cường độ email mà các bạn nhận mỗi ngay từ đó tự đưa ra cơ chế gởi nhận email phù hợp với thiết lập mặc định là “Based on my usage” trong mục Download new email. Trong tình huống các bạn muốn nhận theo chu kỳ thời gian thì có thể chỉnh lại thành 15 phút, 30 phút, 1 tiếng … nhận thủ công tức là nhấn nút Sync mới lấy email mới hoặc nhận ngay lập tức khi có email “As items arrive”.

Phần quan trọng hơn là thiết lập thứ đồng bộ hay không đồng bộ. Ngay bên dưới có một vài nút như Email, Calendar, Contacts. Những nút này cũng tùy theo dịch vụ email mà các bạn dùng có hỗ trợ hay không, chẳng hạn một số dịch vụ không hỗ trợ lịch hay danh bạ. Nếu chỉ muốn nhận email, các bạn chỉ cần tắt 2 nút còn lại đi.

*Tip: Trong tình huống hộp email của các bạn quá nhiều email, quá nặng thì chỉnh lại khoảng thời gian email gởi đến, tức là email từ 7 ngày trước, 2 tuần tước, 3 tháng trước hay tất cả trong phần “Download email from”.

Gộp Inbox (hộp thư đến) của nhiều tài khoản email:

Đây là một tính năng rất hay của Windows Mail, các bạn có thể gộp Inbox của nhiều tài khoản email để tiện theo dõi hơn. Tính năng này có trong Manage Accounts> Linked Inbox.
Bấm vào đây thì các bạn chỉ cần chọn các email muốn gộp Inbox là xong, một mục gọi là Linked inbox sẽ được tạo tại phần Accounts.

Theo dõi email sao cho tiện:

Hãy lợi dụng tính năng Live Tile của Start Menu trên Windows 10 để biết được có email nào mới. Cách mình hay làm là Resize ô Live Tile của ứng dụng Windows Mail ra thành Large (to nhất), lúc này email mới sẽ hiển thị nhiều nội dung hơn trên Live Tile.

Để theo dõi từng hộp mail thì các bạn có thể Pin hộp mail ra Start Menu bằng cách nhấp phải vào email trong phần Accounts và chọn Pin to start.

Thiết lập thông báo email tới:

Thông báo email mới sẽ hiển thị mặc định dưới dạng banner thông báo trong Action Center (trồi ra ở góc phải màn hình khi có email) và âm báo. Trong tình huống bị spam nhiều thì các bạn có thể thiết lập lại phần thông báo này theo cách dưới đây:

Bấm nút Settings> chọn Notifications thì phần này sẽ cho phép các bạn tùy chỉnh thông báo cho từng tài khoản email cũng như Linked inbox mà mình đã hướng dẫn ở trên. Sẽ có một ô chọn Apply to all accounts để áp dụng thiết lập thông báo cho toàn bộ các tài khoản email hoặc các bạn chọn từng tài khoản để thiết lập riêng. Hiện tại chỉ mới có thể bật tắt banner thông báo hoặc bật tắt âm thông báo.
Với tài khoản mail có tần suất gởi nhận nhiều hơn thì các bạn có thể tắt âm báo đi, chỉ để phần banner thông báo (Show notification banner). Tất cả sẽ nằm trong Action Center mà các bạn có thể mở ra xem lại bằng tổ hợp Windows A. Về phần âm báo thì hơi đáng tiếc khi Microsoft vẫn chưa hỗ trợ mỗi tài khoản email mỗi âm báo, hy vọng trong bản cập nhật tới sẽ có, lúc đó chúng ta có thể dễ dàng biết được mail mới đến từ tài khoản nào.

Phím tắt để phản hồi và soạn email nhanh:

- Thay vì hấn vào nút Reply hay Reply all trên giao diện ứng dụng thì các bạn chỉ đơn giản nhấn tổ hợp Ctrl R (R tức Reply) để Reply cho người trực tiếp gởi email hoặc nhấn Ctrl Shift R để Reply all cho tất cả những ai có trong luồng email.
- Tương tự với tính năng chuyển tiếp email, các bạn chỉ cần nhất tổ hợp Ctrl F (Forward – chuyển tiếp)
- Để tạo email mới, nhấn Ctrl N (New – mới)
- Để đính kèm một file thì nhấn Alt I (Insert – đưa vào)
- Để xóa email đang soạn, nhấn Ctrl D (Delete – xóa) hoặc có thể nhấn nút Del.
- Sau khi soạn email xong, các bạn nhấn Alt S (Send – gởi) hoặc Ctrl Enter để gởi đi.

Theo tinh te