Cách nhập dãy số bắt đầu bằng chữ số 0 trong Excel

Khi bạn nhập một dãy số vào các ô tính trong Excel, phần mềm sẽ tự động loại bỏ chữ số 0 đứng đầu dãy số. Điều này vô tình khiến cho việc nhập số điện thoại hay các loại mã số cố định bắt đầu bằng chữ số 0 trở nên khó khăn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp để giải quyết vấn đề này và “giữ lại” chữ số 0 ở đầu các dãy số.

Sử dụng bàn phím để “giữ lại” chữ số 0 ngay khi bạn nhập liệu (chỉ áp dụng với từng ô tính cụ thể)

Nếu bạn muốn “đảm bảo” rằng chữ số 0 của mình sẽ không bị Excel tự động xoá đi ngay từ lúc nhập liệu bằng bàn phím (chứ không cần phải qua bất kỳ bước thiết lập nào khác), hãy gõ thêm dấu nháy ‘ ở phía trước dãy số, như hình dưới đây.

Dấu nháy này sẽ chỉ dẫn cho Excel lưu trữ dữ liệu trong ô tính này dưới dạng một chuỗi văn bản, chứ không phải là một con số, từ đó phần mềm sẽ không tự động xoá chữ số 0 mà nó cho là “không cần thiết” ở đầu dãy số đi.

Sau khi bạn nhấn “Enter” để hoàn tất việc nhập dữ liệu trong ô, bạn sẽ thấy ở góc trên bên trái của ô tính xuất hiện một hình tam giác màu xanh lá cây. Đó là kí hiệu cho thấy Excel đang muốn hỏi lại xem bạn thực sự muốn lưu trữ dữ liệu đó dưới dạng chuỗi kí tự văn bản hay bạn có muốn chuyển sang dạng số hay không.

Việc bạn cần làm là nhấn chuột vào biểu tượng hình thoi màu vàng ở bên phải (như hình dưới) để hiển thị menu ngữ cảnh, rồi nhấn vào “ Ignore Error” (Bỏ qua lỗi) để xác nhận và lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản.

Khi đó, hình tam giác màu xanh lá cây sẽ biến mất.

Thiết lập định dạng ô để “giữ lại” chữ số 0

Cách trên đây chỉ có tác dụng khi bạn nhập dữ liệu vào ô, và chỉ có thể áp dụng với từng ô cụ thể. Tuy nhiên, có một cách khác hiệu quả hơn, đó là bạn có thể thiết lập định dạng cho ô (hoặc một khối ô) từ trước khi nhập liệu.

Chọn (bôi đen) ô hoặc khối ô bạn cần định dạng lại thành dạng văn bản. Sau đó, chọn tab “Home” trên thanh công cụ ribbon, nhấn chuột vào mũi tên ở nhóm chức năng “Number” rồi chọn “Text” (Văn bản).

Kể từ đó, các giá trị bạn nhập vào khối ô vừa chọn sẽ luôn được lưu trữ dưới dạng một chuỗi văn bản, và do đó, sẽ bảo toàn được các chữ số 0 nhập vào.

Sử dụng chức năng định dạng Custom Formatting để cài đặt khối dữ liệu trong ô ở dạng số mà vẫn giữ được chữ số 0 ở đầu dãy

Hai cách trên đây đã có thể giải quyết đa số trường hợp xảy ra trong lúc nhập dữ liệu của bạn hàng ngày. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong ô dưới dạng văn bản, mà vẫn muốn lưu chúng dưới dạng số để thực hiện việc tính toán thì sao?

Ví dụ, bạn cần nhập một danh sách các số hiệu (ID) hoá đơn. Để tạo sự thống nhất, tất cả các số hiệu (ID) này đều có 5 chữ số, bất kể chúng có dùng hết cả 5 chữ số ấy hay không. Chẳng hạn như các con số 00055 và 03116.

Và nếu bạn muốn thực hiện các phép tính toán cơ bản trên những ô số này, chẳng hạn như cộng hoăc trừ, thì bạn sẽ cần lưu trữ chúng với kiểu dữ liệu là số (chứ không phải là chuỗi văn bản như hai cách trên). Và khi ấy, hai cách mà chúng tôi giới thiệu ở trên sẽ không thể sử dụng được.

Trong trường hợp này, bạn cần làm như sau: Chọn (bôi đen) khối ô cần định dạng với kiểu dữ liệu là số. Nhấn chuột phải vào vùng chọn và chọn “Format Cells” (Định dạng ô).

Nhấn chuột vào tab “Number” ở phía trên cùng hộp thoại. Bên dưới danh sách Category, bạn chọn mục “Custom” và gõ 00000 vào ô Type.

5 chữ số 0 này sẽ có tác dụng thiết lập số lượng ký tự cố định của các số nhập và ô. Ví dụ, nếu bạn chỉ nhập vào ô đó 3 chữ số, thì Excel sẽ tự động thêm 2 chữ số 0 vào phía trước để đảm bảo rằng số trong ô vẫn có độ dài đủ 5 ký tự.

Bạn có thể thêm bớt số chữ số 0 và một số ký tự đặc biệt khác (tham khảo các ví dụ bên dưới của Excel) để định dạng dữ liệu số trong ô theo đúng những gì mình cần.

Nhìn chung, công cụ định dạng ô của Excel là một công cụ rất hữu ích để giúp bạn định dạng các chuỗi số như số điện thoại, số thẻ tín dụng, mã định danh (ID)… theo đúng nhu cầu công việc của bản thân, nhất là khi dữ liệu do nhiều người nhập và không có sự thống nhất từ trước.

Hy vọng bài viết này sẽ có ích với bạn!

Theo VN Review