AI – Công cụ hỗ trợ hiệu quả công việc

Từ hướng dẫn thủ tục hành chính, xử lý văn bản đến xây dựng nội dung tuyên truyền, trí tuệ nhân tạo (AI) đang được đưa vào những công việc cụ thể tại cơ sở.

Công nghệ này góp phần rút ngắn thời gian xử lý, hỗ trợ cán bộ khai thác thông tin và mở thêm phương thức tổ chức công việc trong môi trường số.

Công chức xã Mường Cơi ứng dụng AI trong xử lý công việc.

Sau khi vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, khối lượng công việc tại cơ sở tăng, nhất là ở bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. Cùng với đầu tư hạ tầng, thiết bị, một số địa phương trên địa bàn tỉnh đã đưa AI vào hỗ trợ cán bộ và người dân.

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tô Hiệu trung bình tiếp đón trên 50 lượt công dân mỗi ngày. Trước đây, công chức dành 2-3 giờ mỗi ngày để hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc liên quan đến thủ tục. Cuối tháng 1/2026, phường đưa robot tích hợp AI vào hỗ trợ người dân tại khu vực tiếp đón. Ông Bùi Trung Dũng, Quyền Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tô Hiệu, cho biết: Trước đây, mỗi lần làm thủ tục hành chính, công dân thường phải tra cứu hoặc hỏi cán bộ hướng dẫn. Nay có trợ lý ảo robot AI, chỉ cần nói rõ yêu cầu giải quyết thủ tục gì, phần mềm sẽ hướng dẫn từng bước, từ chuẩn bị giấy tờ đến nộp, tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Cách làm này giúp người dân dễ tiếp cận thông tin, đồng thời rút ngắn thời gian tiếp nhận hồ sơ của công chức.

Công chức phường Tô Hiệu sử dụng trợ lý ảo robot AI trong giải quyết thủ tục hành chính.

Nếu tại phường Tô Hiệu, AI được sử dụng để hỗ trợ người dân thì ở xã Gia Phù, công nghệ này được đưa vào quy trình xử lý công việc. Với lượng lớn văn bản, báo cáo và số liệu, AI hỗ trợ tìm kiếm, hệ thống hóa nội dung, tổng hợp dữ liệu, gợi ý vấn đề cần quan tâm và xây dựng khung dự thảo ban đầu. Cán bộ vẫn kiểm tra, đối chiếu nguồn chính thức và chịu trách nhiệm về nội dung trước khi sử dụng. Chị Nguyễn Thị Liên, công chức Phòng Văn hóa – Xã hội xã Gia Phù, chia sẻ: AI giúp tôi có thêm công cụ để xử lý nhanh những yêu cầu phát sinh trong quá trình làm việc, nhất là khi cần xây dựng nội dung hoặc tìm cách trình bày một vấn đề. Tôi thường sử dụng AI để tham khảo, sau đó lựa chọn và điều chỉnh cho phù hợp với nhiệm vụ, bảo đảm nội dung chính xác trước khi sử dụng.

Cùng với hỗ trợ công việc hành chính, AI còn được phát huy trong tuyên truyền, giúp cơ sở chủ động xây dựng nội dung và nâng cao hiệu quả truyền thông trên môi trường số. Tại xã Phù Yên, đầu năm 2026, Đoàn xã xây dựng mô hình “Biên tập viên trợ lý ảo – đồng hành cùng tuổi trẻ trong chuyển đổi số”, đưa AI vào xây dựng tin, bài, thông báo, kịch bản video và các nội dung tuyên truyền trên nền tảng số. Các công cụ như ChatGPT, Gemini được sử dụng để hỗ trợ biên tập, xây dựng nội dung mạng xã hội, lời dẫn, khẩu hiệu và chỉnh sửa câu chữ theo hướng ngắn gọn, dễ tiếp cận. Chị Đặng Mai Yên, Bí thư Đoàn xã Phù Yên, cho biết: Sau khi được tập huấn ứng dụng AI, nhiều việc trở nên dễ dàng, nhanh hơn, sinh động hơn so với trước. AI như một trợ lý đắc lực, rất hữu ích trong công tác tuyên truyền hoạt động Đoàn, giúp nội dung truyền thông được cập nhật kịp thời, hấp dẫn hơn và tăng tương tác với đoàn viên, thanh niên.

Mô hình “Biên tập viên trợ lý ảo – đồng hành cùng tuổi trẻ trong chuyển đổi số” của Đoàn xã Phù Yên.

Từ những mô hình trên cho thấy, AI đang trở thành công cụ hỗ trợ trong các công việc cần xử lý nhanh lượng thông tin lớn hoặc có tính lặp lại. Giá trị rõ nhất là giảm thời gian cho các thao tác kỹ thuật, giúp cán bộ tập trung hơn vào nhiệm vụ chuyên môn. Để tạo nền tảng cho quá trình này, thời gian qua, các địa phương từng bước chú trọng trang bị kiến thức, kỹ năng sử dụng AI cho cán bộ, công chức, viên chức. Từ năm 2025, các xã, phường đã phối hợp với các sở, ngành tổ chức tập huấn theo hướng kết hợp kiến thức nền tảng với thực hành các công cụ như ChatGPT, Gemini, NotebookLM, phục vụ soạn thảo, tra cứu, tóm tắt, phân tích thông tin và xử lý công việc. Nội dung tập huấn từng bước chuyển từ giới thiệu công cụ sang thực hành gắn với vị trí việc làm và nhiệm vụ chuyên môn. Các địa phương chú trọng hướng dẫn cán bộ cách đặt yêu cầu, kiểm chứng thông tin, nhận diện nội dung thiếu chính xác và bảo đảm an toàn dữ liệu. Qua đó, hình thành thói quen sử dụng AI có kiểm soát, thay vì phụ thuộc vào kết quả do công cụ tạo ra.

Với những kết quả bước đầu tại cơ sở, tỉnh Sơn La đang từng bước hình thành cách tiếp cận thực chất hơn với AI: Xác định đúng nhu cầu, chọn đúng công cụ, nâng cao kỹ năng người sử dụng và kiểm soát chặt chẽ kết quả. Khi cách làm này được duy trì và mở rộng, AI sẽ có thêm điều kiện trở thành công cụ hỗ trợ thường xuyên trong hoạt động của chính quyền, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý công việc, chất lượng phục vụ người dân và phương thức quản lý, điều hành trên môi trường số.