Xác định quyền lực mềm trong doanh nghiệp

Việc áp dụng công nghệ phân tích mạng (SOCial network analysis – SNA) có thể giúp doanh nghiệp xác định những người có quyền lực mềm, tức những người có tầm ảnh hưởng lên những đồng nghiệp khác mà họ không nhất thiết đang nắm giữ chức vụ cao trong tổ chức. Điều này hữu ích trong quản trị công ty.

SNA, nói nôm na, là một công cụ được xây dựng dựa trên những thuật toán, để phân tích mạng lưới quan hệ giữa các thành viên trong doanh nghiệp với nhau. Theo đó, thay vì nhìn vào con người riêng lẻ, người ta sẽ nhìn vào mối quan hệ thể hiện qua các liên kết mà người đó có được với các đồng nghiệp để đánh gía mức độ ảnh hưởng của họ.

Quyền lực mềm trong doanh nghiệp

Xin lấy ví dụ. Sau cuộc khủng bố, cảnh sát khoanh vùng nghi phạm. Kế đến, họ sẽ xem xét số cuộc gọi mà mỗi nghi phạm nhận được và gọi đi, sau đó thể hiện bằng biểu đồ liên kết, trong đó mỗi nghi phạm là một điểm. Đường nối giữa các điểm với nhau tương ứng cho cuộc gọi điện thoại. Nhìn trên biểu đồ, người nhận cuộc gọi hoặc gọi đi nhiều nhất sẽ là trung tâm của mạng lưới liên kết các cuộc gọi và cũng chính là người có khả năng chỉ huy cuộc khủng bố cao nhất. Đây là một trong những cách mà cảnh sát Mỹ sử dụng để điều tra sau vụ khủng bố ngày 11-9-2001. Ví dụ này được anh Đặng Phạm Thiên Duy, nghiên cứu sinh tiến sĩ trường Đại học RMIT đưa ra để minh họa cho trong nhiều ứng dụng mà SNA có thể áp dụng.

Vậy SNA có thể áp dụng trong doanh nghiệp hay không? Câu trả lời là có.

Trong buổi giao lưu cùng đại diện các doanh nghiệp thành viên Câu lạc bộ Doanh nghiệp dẫn đầu (LBC – Leading Business Club) tại TPHCM mới đây, anh Duy đưa ra một ví dụ cụ thể. Một doanh nghiệp muốn xây dựng một chương trình nâng cao nhận thức bảo mật về an toàn thông tin. Theo cách tiếp cận thông thường, doanh nghiệp sẽ tổ chức những buổi huấn luyện phổ biến kiến thức. Cách tiếp cận này đôi khi không phát huy hiệu quả tối ưu, đặc biệt là khi thực hiện cho các doanh nghiệp lớn vì các lý do như thiếu nguồn nhân lực huấn luyện hay vì lớp huấn luyện đông người nên độ xao lãng cao. Và theo lẽ thường tình, khi nhân viên có thắc mắc gì về bảo mật, họ sẽ dồn tất cả các câu hỏi về đội ngũ IT.

Ở đây, doanh nghiệp chọn một cách tiếp cận khác, chú trọng đến yếu tố môi trường và đặt các cá nhân trong mối liên hệ với đồng nghiệp xung quanh. Đơn vị nghiên cứu là mối liên kết giữa những con người với nhau, thay vì là từng con người riêng lẻ. Người nào có càng nhiều liên kết, người đó càng có tầm ảnh hưởng cao, hay còn gọi là người có quyền lực mềm.

Dựa trên công cụ SNA, phân tích dữ liệu đầu vào từ bảng câu hỏi khảo sát, doanh nghiệp tìm ra được những người có quyền lực mềm. Những người này sẽ được chọn làm hạt nhân lan tỏa kiến thức bảo mật cho doanh nghiệp. Với cách tiếp cận như vậy, áp lực về đội ngũ IT sẽ giảm mà hiệu qủa công việc cũng cao hơn rất nhiều.

Câu chuyện trên là thực tế diễn ra tại Công ty TTT chuyên về trang trí nội thất tại TPHCM. Trong số rất nhiều công ty mà anh Duy tìm đến để đưa nghiên cứu của mình áp dụng vào thực tế doanh nghiệp, TTT là công ty duy nhất chấp nhận hợp tác. Sự hợp tác này sau đó được ông Lê Bá Thông, Tổng giám đốc TTT, nhìn nhận là điều may mắn, vì như ông Thông chia sẻ, sau dự án đầu tiên, ông thấy rằng SNA có thể áp dụng vào rất nhiều lĩnh vực khác trong doanh nghiệp, mà gần gũi nhất là lĩnh vực nhân sự và xây dựng văn hóa công ty.

Anh Duy còn cho biết SNA còn có thể giúp doanh nghiệp trong những việc như xác định khả năng nghỉ việc của nhân viên nếu đồng nghiệp họ nghỉ; tìm thủ lĩnh truyền thông nội bộ hiệu quả; xây dựng đội ngũ nhân sự kế thừa; tìm hạt nhân để xây dựng sự hợp tác giữa hai phòng ban…

Nền tảng của SNA, như anh Duy chia sẻ, đó là dùng xác suất thống kê tính ra xác suất liên kết giữa những người khác nhau trong mối quan hệ của họ, qua đó, cung cấp cho doanh nghiệp bức tranh định lượng rõ ràng làm căn cứ đưa ra những quyết định hợp lý, tránh cảm tính.

Cũng theo anh Duy, để đưa ứng dụng này vào doanh nghiệp đòi hỏi có sự cởi mở và cam kết của ban giám đốc công ty, bởi điều kiện tiên quyết để SNA hoạt động là có dữ liệu đầu vào qua các bài khảo sát. Nếu không có sự cởi mở, công ty không dễ chấp nhận phối hợp Với một đơn vị, hay như trường hợp của anh Duy là một nghiên cứu sinh, để thực hiện các bài khảo sát liên quan đến thông tin nội bộ công ty. Nếu không có sự cam kết, chắc chắn sẽ khó có áp lực để nhân viên hoàn thành việc hợp tác, bởi việc này tốn thời gian và có thể dấy lên những lo ngại không đáng có.

Cuối cùng và cũng là yếu tố quan trọng nhất, doanh nghiệp cần xác định rõ mình muốn gì. Đó chính là cơ sở để xây dựng các câu hỏi khảo sát và làm nền tảng cho các kế hoạch triển khai sau khi phân tích dữ liệu từ kết quả khảo sát.

Xin được nói thêm, SNA chỉ là một công cụ dùng ngắn hạn trong những dự án nhất định, có thể dùng độc lập với hệ thống quản trị thông tin của công ty chứ không yêu cầu cài đặt sử dụng xuyên suốt trong quá trình quản trị công ty như những phần mềm khác như CRM hay ERP.

(Theo Thời Báo Kinh Tế Sài Gòn)