Ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản và công việc: Bước đi giúp tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của những công nghệ mới, cũng như việc ứng dụng giải pháp phần mềm vào xây dựng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp.

Bối cảnh CNTT hiện nay đã chứng minh rằng, ECM là giải pháp không thể thiếu trong tự động hóa và số hóa doanh nghiệp.

Câu hỏi lớn được đặt ra:Vậy những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải là gì? Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình quản lý điều hành công việc, số hóa và lưu trữ tài liệu một cách khoa học và tiết kiệm chi phí? Tất cả đã được gợi mở tại hội thảo “Docflow & Workflow – Tạo lợi thế cạnh tranh trong thời kỳ CNTT 4.0″ diễn ra vào ngày 5/4/2019 tại Hà Nội.

BPM trong triển khai giải pháp ECM

Trong những năm gần đây, các khái niệm như BPM (Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý) hay ECM chắc chắn không còn xa lạ với các nhà lãnh đạo, quản lý. Tuy nhiên, BPM thực chất là gì? Làm thế nào để áp dụng BPM trong xây dựng giải pháp ECM?

PGS.TS Vũ Thị Phụng – Phó Chủ tịch Hội Văn thư – Lưu trữ Việt Nam.

Chia sẻ tại hội thảo, ông Alexander BezborodovEvgenievich – chuyên gia với hơn 23 năm kinh nghiệm trong triển khai hệ thống E-doc toàn cầu cho biết, BPM giúp mô phỏng, phân tích và giám sát các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Vì thế, BPM sẽ là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống ECM.

“Sau khi triển khai, giải pháp quản lý văn bản và công việc đã giúp cho tốc độ làm việc tăng 80%, giảm 50% nguy cơ mất tài liệu, giảm 30% thời gian cho lưu trữ” – Ông Alexander cho biết.

Xu thế và rào cản trong ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản và công việc

Hội thảo còn có sự góp mặt của PGS.TS Vũ Thị Phụng – một chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm nghiên cứu, giảng dạy, đào tạo về Văn thư – Lưu trữ trong trường đại học cũng như các doanh nghiệp. Bà đã có những chia sẻ rất hữu ích về xu thế cũng như rào cản gặp phải trong quá trình ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản và công việc.

Với 80 – 90% các hoạt động của doanh nghiệp phải được thể hiện qua văn bản, bà Phụng nhấn mạnh rằng việc quản lý công việc và quản lý văn bản sẽ giúp kiểm soát thực thi quyền lực, đây là vấn đề quan trọng trong cơ quan nhà nước cũng như các doanh nghiệp.

Ông Alexander Bezborodov Evgenievich trao đổi tại sự kiện.

“Hiện nay, Việt Nam đang có những chủ trương và biện pháp vô cùng quyết liệt để tiến hành lộ trình chính phủ điện tử. Trong những ngày vừa qua, Chính phủ đã có hàng loạt các hoạt động, không chỉ ban hành văn bản mà còn có các hành động cụ thể như khai trương Trục liên thông văn bản quốc gia” – PGS.TS Vũ Thị Phụng chia sẻ.

Tại hội thảo, bà Phụng cũng chỉ ra những rào cản cản trở việc áp dụng phần mềm vào quản lý văn bản và công việc, như: Tâm lý ngại thay đổi; Quy chuẩn giải quyết công việc chưa được chuẩn hóa (ISO); hoặc có áp dụng ISO nhưng Bộ tiêu chuẩn này chỉ đơn giản là “trang sức” cho doanh nghiệp; hay doTính xác thực của văn bản điện tử chưađược chấp nhận trong thực tế.

Có hay không một giải pháp phần mềm phù hợp với mọi doanh nghiệp?

Tự động hóa quy trình, quản lý văn bản và tài liệu được đánh giá là bước đi tất yếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, từ trước đến nay, công nghệ luôn được định nghĩa là một thứ rất khó, phức tạp; vì thế rất nhiều doanh nghiệp cho rằng mình đủ khả năng, nguồn lực, sự hiểu biết để ứng dụng vào các hoạt động hàng ngày.

Trong bài thuyết trình của mình, diễn giả Trần Văn Dũng - Chuyên gia Phát triển Hệ thống Docflow & Workflow đã đem đến những hình dung cụ thể, chân thực nhất về triển khai cũng như lợi ích khi sử dụng 1C:Document Management – giải pháp phần mềm được Việt hóa bởi Công ty TNHH 1C Việt Nam.Phần chia sẻ đã nhận được sự quan tâm của nhiều khách mời với những câu câu hỏi thú vị và đề cập đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Ông Trần Văn Dũng giới thiệu giải pháp 1C:Document Management tại hội thảo.

1C:Document Management là giải pháp tối ưu giúp quản lý tập trung toàn bộ thông tin của doanh nghiệp thông qua việc giải quyết đồng bộ các nhiệm vụ lớn, gồm tự động hóa công tác quản lý văn bản, giao việc và trình ký, kiểm soát và phân tích kỷ luật thực hiện.Đặc biệt, giải pháp phần mềm này được xây dựng trên nền tảng công nghệ 1C:Enterprise với khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng yêu cầu của tất cả các quy mô và lĩnh vực kinh doanh.

Ngoài ra, đại diện của các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: Kiểm toán, Luật, Xây dựng, IT cũng góp mặt để chia sẻ những trải nghiệm về sử dụng giải pháp 1C:Document Management.

Giải pháp công nghệ hôm nay nói chung và giải pháp quản lý văn bản, công việc nói riêng cần được coi như một người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp, giúp giải quyết khó khăn cũng như tối đa hóa hiệu quả hoạt động.

Theo ICTNews