‘Tuyệt chiêu’ khi dùng Office 2013

Phục hồi tập tin bị lỗi, đánh số từ trang bất kỳ trong Word hay cách tô màu xen kẽ các hàng trong Excel… là những thắc mắc thường gặp khi dùng Office 2013 mà Microsoft vừa mới ra mắt.

Phục hồi tập tin Word bị lỗi

Có rất nhiều lỗi dễ gặp đối với tập tin Word, nhưng lỗi khiến nhiều người đau đầu nhất là mở tập tin Word chỉ toàn những ký tự lung tung, khó hiểu. Nếu gặp phải trường hợp này, bạn cũng đừng quá lo lắng vì bản thân MS Word đã có một tính năng giúp lấy lại text thô trong văn bản. Tuy nhiên, mọi định dạng và hình ảnh, cũng như những đối tượng khác được chèn vào trong văn bản (nếu có) đều sẽ bị mất.

Thông báo lỗi khi mở tập tin Word.

Trong trường hợp này, bạn đừng kích hoạt trực tiếp tập tin Word, mã hãy mở MS Word lên, rồi vào FILE> Open> My Computer> chỉ đường dẫn đến tập tin bị lỗi> chọn thêm Recover Text from Any File ở ô ngay sau ô File Name, trước khi nhấn Open để mở tập tin.

Tùy chọn lấy lại text thô trong văn bản.

Trên cửa sổ hiện ra sau đó, nhấn Close. Thủ thuật này có thể áp dụng cho MS Word 2013 và cả những phiên bản cũ hơn.

Nhấn Close sau khi sửa lỗi xong.

Lưu ý, một số trường hợp tập tin không chỉ bị lỗi mà còn bị khóa lại. Khi đó, bạn nhấn chuột phải lên tập tin> chọn Properties> thẻ General> Unlock> OK.

Mở khóa tập tin Word.

Đánh số trang linh hoạt trong Word 2013

Đây là tình huống thường gặp phải với những tài liệu có trang bìa, mục lục. Theo đó, người dùng không muốn đánh số trang cho các trang này, nhưng theo mặc định là người dùng phải đánh số trang ngay từ trang đầu tiên. Để giải quyết vấn đề, bạn cần sử dụng tính năng chia section trong MS Word. Đầu tiên, bạn hãy xác định những trang nào không cần đánh số trang. Sau đó, đặt con trỏ ở dưới cùng của trang cuối trong những trang trên> thẻ PAGE LAYOUT> Breaks> Next Page. Nếu có xuất hiện một trang trắng giữa những trang cần và không cần đánh số trang, bạn nhấn phím Delete để kéo những trang bên dưới lên.

Tùy chọn chia section trong MS Word 2013.

Như vậy, những trang trong văn bản đã được chia làm hai phần (section) khác nhau. Bây giờ hãy đặt con trỏ tại trang đầu tiên trong số những trang cần đánh số, rồi vào thẻ INSERT> chọn Footer> Edit Footer> hủy chọn tại Link to Previous.

Tùy chọn tách biệt số trang giữa các section.

Sau đó, cũng trong thẻ INSERT, chọn Page Number> Format Page Numbers> nhập số thứ tự của trang đầu tiên tại ô Start at> nhấn OK.

Bắt đầu đánh số trang từ 1.

Thiết lập định dạng mặc định cho MS Word 2013

Ở phiên bản mới sẽ không còn tồn tại tùy chọn Format> Font> thiết lập định dạng> nhấn Default để dùng mặc định nữa. Trên MS Word 2013, ở thẻ HOME, bạn nhấn chuột phải lên nhóm định dạng Normal> chọn Modify> thiết lập những định dạng mặc định muốn dùng> đổi dấu chọn từ Only in this document (chỉ áp dụng lên văn bản hiện tại) sang New documents based on this template để các định dạng trên có hiệu lực với cả những văn bản tạo mới sau này.

Mở chế độ thiết lập định dạng mặc định.

Sử dụng định dạng cho mọi văn bản sẽ tạo sau này.

Tô màu các hàng xen kẽ trong MS Excel 2013 nhanh chóng

Để phân biệt các hàng của một bảng tính trong Excel, bạn nên tô màu những hàng xen kẽ. Tuy nhiên, thay vì phải ngồi lựa chọn từng hàng, bạn có thể sử dụng công cụ có sẵn để tô màu thật nhanh chóng. Trước tiên, bôi đen vùng chứa những hàng cần tô màu. Sau đó, vào thẻ HOME> chọn Conditional Formating> New Rule.

Tạo luật tô màu ô tính.

Trên cửa sổ vừa hiện ra, tại trường Select a rule type, bạn chọn Use a formula to determine which cells to format> nhập =MOD(ROW(),2=0) vào ô Format values where this formula is true> nhấn Format để chọn màu muốn dùng. Thao tác trên giúp bạn tô màu cho những hàng có số thứ tự chẵn. Còn để tô màu cho các hàng có số thứ tự lẻ, bạn chỉ việc đổi đoạn =MOD(ROW(),2=0) thành =MOD(ROW(),2). Trên thực tế, bạn có thể tô màu cho các hàng chẵn hoặc lẻ, rồi để màu trắng (mặc định) cho các hàng còn lại.

Thiết lập luật tô màu.

Kết quả sau khi thiết lập tính năng tô màu cho hàng.

Lưu dưới định dạng dành cho phiên bản Microsoft Office cũ hơn

Ngoài ra, với văn bản, bảng tính không dùng đến các định dạng, hàm nâng cao dành riêng cho phiên bản MS Word 2013, bạn nên chọn Word 97-2003 Document (đối với MS Word) hay Excel 97-2003 Document (đối với MS Excel) ở trường Save as type khi lưu, nếu xác định sẽ sử dụng tập tin này trên một máy tính cài đặt MS Word/Excel phiên bản cũ hơn.

Lưu văn bản dưới định dạng *.doc dành cho MS Office bản cũ.

Số không hiện trong ô tính của MS Excel 2013

Nếu bạn gõ một dãy số quá dài vào ô tính, có thể MS Excel 2013 sẽ không hiển thị được, thay vào đó sẽ vài ký tự đại diện chẳng liên quan. Đối với dãy số dài, nhưng vẫn nằm trong khả năng xử lý của MS Excel 2013, bạn chỉ việc kéo ô tính rộng ra đủ để hiển thị dãy số đó.

MS Excel không hiện số.

Còn hầu hết các trường hợp khác, bạn phải chọn ô tính đó, hoặc toàn bộ hàng/cột chứa các ô> nhấn chuột phải> chọn Format Cells> thẻ Number> tại mục Category, chọn Number> nhập số chữ số phần thập phân tại ô Decimal places> đánh dấu chọn vào User 1000 Separator nếu muốn dùng dấu phân cách phần ngàn> OK. Nếu dãy số vẫn chưa hiển thị, hãy chọn Text thay vì Number, nhưng có thể sẽ phát sinh lỗi khi bạn sử dụng ô này vào các hàm tính toán.

Chuyển định dạng ô tính sang Number và kết quả.

Thiết lập đường phân chia email trên Outlook 2013

Trong MS Outlook 2013, các email được phân cách với nhau bằng một đường thẳng liền nét trông có vẻ hơi thô. Để thay đổi đường phân chia này, bạn vào thẻ VIEW> View Settings> Other Settings> chọn trong danh sách Drid line style. Trong đó, đường phân cách kiểu Small dots với các dấu chấm nhỏ liên tiếp trông khá mềm mại và đẹp mắt.

Thay đổi đường phân cách giữa các email.

Theo VNE