Tuần làm việc 4 ngày xu thế của văn phòng hiện đại?

Tuần làm việc ít hơn 40 giờ – hay cụ thể hơn là 4 ngày /tuần – đang dần trở thành một lựa chọn hấp dẫn trong mắt các ông chủ, khi họ tìm kiếm những phương thức mới để thu hút nhân viên và nâng cao hiệu suất công việc.

FlexJobs, một trang web tìm việc làm đã có tuổi thọ hơn 11 năm nói rằng giờ đây, ngày càng có nhiều ngành công nghiệp mở cửa chào đón ý tưởng về một tuần làm việc ngắn hơn, từ tài chính đến tuyển dụng. Dựa trên việc phân tích hơn 50.000 mẩu đăng tuyển dụng khác nhau tại Mỹ, FlexJobs nói rằng trong năm vừa qua, 10 ngành công nghiệp cởi mở nhất với xu thế cho nhân viên được tự chủ thời gian làm việc, bao gồm cả những công ty cho làm việc chỉ 4 ngày trong tuần bao gồm bán hàng, máy tính và tin học, y tế và sức khỏe , dịch vụ khách hàng, giáo dục, quản lý tài khoản/dự án, tài chính kế toán, marketing, tuyển dụng và nhân sự, quản trị.

Dĩ nhiên việc giảm thời gian làm việc không hề là điều mới mẻ. Nếu nhìn lại lịch sử, chúng ta có thể thấy nó đã được đề xuất từ tận… 1974. Đó là thời điểm mà chính phủ Anh đưa ra chính sách tuần làm việc 3 ngày sau một đợt thiếu điện trầm trọng do công nhân ngành than bãi công. Điều thú vị là sau đó, một khảo sát trên phạm vi toàn nước Anh cho thấy hiệu suất công việc tăng 5%

Ngày nay, xu thế làm việc mọi lúc, mọi nơi đang dần trở nên phổ biến nhờ sự phổ cập của internet và nhiều dạng công việc mới không đòi hỏi sự có mặt của nhân sự tại công ty, nên ngày càng nhiều công ty xem xét việc cho nhân viên của mình những lịch làm việc linh hoạt hơn hẳn. Một phong cách sống tự do, từng chỉ dành cho một số rất ít người trong những ngành nghề nhất định nay đang trở thành xu hướng chủ đạo tại các nước phương Tây, theo lời Jim Link, giám đốc nhân sự Bắc Mỹ của tập đoàn tuyển dụng Randstad cho biết.

Hồi tháng 3 vừa qua, Perpetual Guardian, một công ty New Zealand chuyên về quản lý tài chính với 240 nhân sự đã bắt tay vào chuẩn bị một đợt thử nghiệm làm việc 4 ngày trong tuần. Họ nhờ đến sự giúp đỡ của tiến sĩ Helene Delaney từ Đại học kinh doanh Auckland và giáo sư Jarrod Haar của Đại học công nghệ Auckland đểc xem xét hiệu quả của việc cho phép nhân viên làm việc bốn ngày trong tuần, kéo dài trong 2 tháng.

Dựa trên những thống kê trước và sau đợt thử nghiệm, hai học giả trên kết luận rằng đợt thử nghiệm đó đã thành công. Mức độ căng thẳng của nhân viên sụt giảm 7%, trong khi 78% nói rằng giờ đây họ có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống của mình. Trong khi đó, các thước đo về hiệu suất như khả năng lãnh đạo, tinh thần làm việc và sự tập trung đều cho thấy chúng tăng lên sau đợt thử nghiệm.

Họ cũng nhận thấy rằng nhiều nhân viên tìm ra những phương pháp mới để làm việc hiệu quả hơn, bao gồm tự động hóa những tiến trình thủ công, thu ngắn thời gian các cuộc họp, làm việc trong giờ ăn trưa và bớt sử dụng internet cho những điều không liên quan đến công việc. Hiện tại, Perpetual Guardian đang chuẩn bị chuyển sang làm việc 4 ngày trong tuần vĩnh viễn.

Tỉ phú Richard Branson, chủ nhân của công ty Virgin Management cũng nhìn thấy lợi ích từ chính sách tương tự mà ông đã dùng cho công ty của mình. Theo ông, ý tưởng 5 ngày/tuần bị một số công ty xem là bất di bất dịch, nhưng chẳng vì lý do gì cả. Thật ra, nó sẽ có lợi cho tất cả mọi người nếu họ thay đổi điều này.

Ông Branson nói rằng với công nghệ hiện đại , chúng ta có thể tăng tốc công việc bằng cách sử dụng những chính sách khôn ngoan hơn. Khi áp dụng điều này vào công ty của mình, ông cho phép nhân viên lựa chọn thời gian, địa điểm và cách làm việc. “Có nhiều người thích nghỉ 3 hay 4 ngày cuối tuần. Có nhiều người muốn chia sẻ công việc, và thích kỳ nghỉ dài hơn. Ai cũng muốn có thêm thời gian cho những người thân yêu, để khỏe mạnh và cân đối, để khám phá thế giới . Bằng cách làm việc hiệu quả hơn, chẳng có lý do gì người ta không thể làm việc ít hơn mà vẫn có hiệu suất tương đương hay cao hơn.”

Cockroach Labs, một công ty phần mềm có trụ sở tại New York cũng thực hiện chính sách làm việc 4 ngày trong tuần tương tự gọi là Free Fridays kể từ khi thành lập vào năm 2015. Được lập nên bởi ba cựu binh Google, Cockroach Labs mong muốn cho nhân viên “giành quyền điều khiển” thời gian của mình, và họ dùng thời gian đó để học tập, các dự án lâu dài hay sinh hoạt cùng thành viên gia đình.

Lindsay Grenawalt, trưởng phòng nhân sự Cockroach Labs nói rằng mình đã “há hốc mồm” khi các nhà sáng lập công ty nói với cô về ý tưởng này. Nhưng sau hai năm làm việc tại công ty, Lindsay nói rằng nó đã khiến cô tìm đến những ý tưởng mới lạ khi tìm cách kích thích tinh thần làm việc của nhân viên và sức cạnh tranh của công ty.

“Các ông chủ thông minh đang bắt kịp xu thế là các nhân viên ngày càng đòi hỏi sự cân bằng tốt hơn giữa công việc với đời tư, và cơ hội để được làm việc tại những địa điểm, thời gian khác với truyền thống,” ông Jim Link cho biết. “Cho phép tuần làm việc bốn ngày là minh chứng hoàn hảo cho điều đó.”

Do không có bất kỳ tiêu chuẩn hay luật lệ nào cho việc làm bốn ngày mỗi tuần, quan điểm của các chuyên gia về vấn đề này có sự khác biệt. Một số người nói rằng khi làm việc bốn ngày, thời gian làm việc nên được kéo dài thêm một giờ, bởi nó cho phép nhân viên tập trung vào công việc trong một khoảng thời gian dài hơn mà không bị ngắt quãng. Trong khi đó, số khác nói rằng “áp lực lên nhân viên buộc họ phải làm được phần việc tương tự như khi làm 5 ngày/tuần có thể gây căng thẳng.”

Trong khi đó, đội ngũ nhân viên của công ty cũng cần phải điều chỉnh công việc của mình. Mỗi người có tốc độ làm việc khác nhau, bởi họ không phải là một dây chuyền được tạo nên bằng máy móc. Trong trường hợp của Perpetual Guardian, các nhà quản lý đã yêu cầu các nhóm nhân viên đưa ra lịch làm việc cụ thể để giữ nguyên hiệu suất trong thời gian 4 ngày. Điều này cũng dẫn đến một thay đổi thú vị: ban đầu, ngày nghỉ thứ 3 trong tuần được ấn định là ngày thứ 2 nhằm tránh “hội chứng ngày thứ 2″ trong đội ngũ nhân viên, nhưng sau đó nó được chuyển sang ngày thứ 6.

Đó là bên trong từng công ty. Còn có những vấn đề rộng hơn trên phạm vi toàn xã hội khi thực hiện chính sách 4 ngày/tuần. Một vài chuyên gia lo ngại việc giảm thời gian làm việc tại công ty sẽ khiến mức lương của nhân viên bị giảm theo, và có thể gây ra vấn đề nhân sự ở các ngành nghề khó có thể thích nghi với chính sách 4 ngày/tuần, chẳng hạn y tế, sản xuất.

Với những người muốn thử áp dụng chính sách tuần làm việc bốn ngày cho công ty của mình, cô Grenawalt đưa ra hướng dẫn ba bước:

Tập trung vào việc tuyển dụng

Cockroach Labs bỏ rất nhiều thời gian vào việc tìm kiếm những nhân viên thực sự muốn ở lại với công ty, và kiểm tra năng lực của họ bằng các phép thử trong công việc.

Tạo ra một không gian làm việc thích nghi với lịch làm việc mới.

Với Cockroach Labs, điều này có nghĩa là các cuộc họp chỉ diễn ra vào ngày thứ 3, để nhân viên không có áp lực gì vào ngày thứ 6. Các quản lý của công ty được yêu cầu phải tôn trọng điều này, và chỉ họp vào thứ 6 trong những trường hợp đặc biệt.

Cắt giảm những điều có thể gây nhiễu công việc

Thông thường, một văn phòng nơi mỗi người có gian làm việc cách ly là cách tốt nhất, trong khi các văn phòng “mở” hiện đại bị chứng minh là có hại cho hiệu suất công việc . Đối với văn phòng mở như Cockroach Labs, họ cung cấp cho nhân viên các tai nghe chặn tiếng ồn và lắp đặt đèn LED xanh/đỏ ở từng bàn làm việc, để nhân viên có thể cho người xung quanh biết họ có muốn được yên tĩnh hay không.

Những lợi ích cho nhân viên khi thực hiện chính sách 4 ngày làm việc trong tuần là khá đa dạng. Một số nghiên cứu cho thấy rằng nếu công ty quan tâm đến tinh thần của nhân viên, nhân viên sẽ phản hồi bằng thái độ làm việc và hiệu suất tốt hơn. Bên cạnh đó, sự cân bằng giữa công việc và đời tư cũng rất quan trọng trong việc đem lại cho nhân viên sự hài lòng trong công việc và sức khỏe tổng quát, và khi dành ít thời gian hơn cho công việc, nhân viên làm việc chăm chỉ hơn.

Bên cạnh việc cải thiện đời sống cá nhân lẫn hiệu suất công việc của nhân viên, công ty sử dụng chính sách tuần làm việc 4 ngày còn có một số lợi ích vô hình khác. Họ sẽ có được danh tiếng tốt hơn, sự trung thành của nhân viên, là nơi làm việc hấp dẫn hơn trong mắt những người tìm kiếm việc làm, và giảm chi phí vận hành do thời gian nhân viên ở công ty sụt giảm 20%.

Theo thegioitre