Tổng quan Microsoft Office 365: Vũ khí chiến lược của Microsoft trong trận chiến đám mây

Office Web Apps hoạt động trên tài khoản Live của Microsoft và tất cả tài liệu sẽ được lưu trữ trong tài khoản Live Mail với 25GB miễn phí.

Nếu như Google có bộ công cụ Google Apps với rất nhiều ứng dụng sử dụng nền tảng đám mây hấp dẫn thì Microsoft cũng có bộ Office Web Apps với Words, Excel, Powerpoint và One Note (mặc dù chỉ vừa ra mắt cùng với phiên bản Office 2010).

Office 365 là gì ?

Office 365 được Microsoft phát hành nhằm hướng tới đối tượng là các tổ chức, công ty cỡ vừa và nhỏ. Bộ công cụ này bao gồm 3 thành phần chính là Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online và Microsoft Lync Online (tính năng cụ thể của từng mục sẽ được trình bày ở phần sau).

Đây hoàn toàn không phải một phiên bản Office nền Web mới mẻ nào khác mà thực chất nó chỉ là những công cụ hỗ trợ thêm cho bộ Office Web Apps vốn có của Microsoft. Bộ công cụ mới này sẽ giúp Microsoft rút ngắn dần khoảng cách với Google trong cuộc đua ứng dụng nền Web.

Về cơ bản Office 365 là gói dịch vụ bao gồm bộ Office Web Apps quen thuộc và 1 tập hợp các công cụ tương tác nền Web khác giúp người dùng có thể dễ dàng chia sẻ, bàn bạc một vấn đề và lên kế hoạch cụ thể cho công việc từ bất cứ đâu bằng bất cứ thiết bị nào.

Các tính năng chính trong Microsoft Office 365

1. Lên lịch và duyệt Mail với Microsoft Exchange Online

Microsoft Exchange Online có trong Office 365 sẽ cho phép bạn truy cập mail, lập lịch hẹn hay liên lạc với đồng nghiệp từ bất cứ đâu có kết nối Internet đồng thời tất cả thông tin mà bạn trao đổi với đồng nghiệp sẽ được bảo mật hoàn toàn.

Office 365 cũng cung cấp cho mỗi người dùng một không gian lưu trữ với dung lượng lên tới 25GB và hỗ trợ gửi mail với dung lượng tối đa lên tới 25MB. Exchange Online còn có khả năng kết nối trực tiếp với ứng dụng Microsoft Outlook 2007 và 2010 để bạn sử dụng những chức năng ưu việt từ công cụ duyệt mail hấp dẫn này.

Chưa hết, với Microsoft Exchange Online bạn còn có thể tạo ra một bảng kế hoạch chung với ngày giờ cụ thể và chia sẻ nó với tất cả thành viên trong nhóm. Việc này giống như dán một tờ lịch làm việc lên bảng thông báo tại văn phòng và các nhân viên khác cùng xem. Nhờ đó, tất cả đều biết kế hoạch làm việc sắp tới của nhóm.

Vì tất cả các thông tin của công ty sẽ được đưa lên trên mạng nên vấn đề bảo mật là hết sức quan trọng. Vì thế Exchange Online sẽ được tích hợp thêm ứng dụng Forefront nhằm bảo vệ dữ liệu nội bộ hay cá nhân được lưu trên Exchange đồng thời giúp người dùng tránh khỏi sự phiền phức từ Virus và thư rác.

2. Soạn thảo và chia sẻ tài liệu với Microsoft SharePoint Online

Đây là phần chính của bộ ứng dụng Office Web Apps cũ, với SharePoint bạn có thể sử dụng Word, Excel, Power Point và OneNote trực tiếp trên trình duyệt với các chức năng và giao diện không khác gì Office 2010 được cài đặt trên máy.

Với SharePoint, bạn có thể biết được những ai đang xem và chỉnh sửa tài liệu nào trên dữ liệu chung của nhóm. Thậm chí bạn và đồng nghiệp của mình có thể cùng nhau chỉnh sửa 1 tài liệu và bàn luận với nhau về tài liệu đó ngay trên SharePoint. Tài liệu chia sẻ nội bộ trong SharePoint sẽ được gửi trực tiếp tới người nhận bằng 1 đường link, còn với những người không thuộc nhóm này họ sẽ nhận được một đường Link bảo vệ bằng mật khẩu. Vì vậy bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chức năng chia sẻ tập tin này của công cụ này. Nếu máy tính có cài đặt Office 2010, bạn sẽ dễ dàng truy cập được vào cơ sở dữ liệu của SharePoint từ nhà để sử dụng các công cụ soạn thảo của bộ Office 2010.

3. Chat và tổ chức họp nhóm trực tuyến với Microsoft Lync Online

Về cơ bản Microsoft Lync giống như mọi ứng dụng Instant Messenger phổ biến khác. Cụ thể, bạn sẽ có một cửa sổ nhỏ với contact của bạn đồng nghiệp cùng công ty, khi cần trao đổi 1 vấn đề gì đó bạn có thể sử dụng 2 phương pháp thông thường là dạng tin nhắn và dạng thoại.

Với Lync bạn có thể chia sẻ tất cả mọi thứ với mọi người trong nhóm kể cả quyền điều khiển máy tính (Remote Desktop). Vì thế không gian làm việc giữa các thành viên trong nhóm sẽ không còn bị giới hạn bởi địa hình. Chưa hết, Lync còn cung cấp cho người dùng 1 chiếc bảng vẽ để tùy ý diễn đạt ý tưởng khó nói bằng hình ảnh với mọi người. Ứng dụng này giống như ứng dụng vẽ tranh trong Yahoo, chỉ có điều là WhiteBoard của Lync có thể vẽ cho tất cả mọi người trong cuộc họp cùng xem được.

Tại sao Microsoft cần tung ra Office 365 ?

Đối thủ hiện tại của Microsoft chính là gã khổng lồ kinh doanh đa lĩnh vực: Google. Ngoài Google Apps cung cấp miễn phí cho người dùng cá nhân thì Google cũng đã phát hành thêm 2 phiên bản cho doanh nghiệp và giáo dục khác là Google Apps for Business và Google Apps for Education (do phiên bản Education cũng miễn phí nên sẽ không tính ở đây). Và nhìn vào sự tương quan này chúng ta cũng có thể thấy tại sao Office Web App với Microsoft vẫn là chưa đủ.

Hãy cùng xem qua về giá thành giữa 2 bộ ứng dụng văn phòng cho doanh nghiệp này để xem đâu sẽ là bộ ứng dụng hấp dẫn hơn.

Office 365 có rất nhiều mức giá với các gói khác nhau nhưng giá gói ứng dụng rẻ nhất dành cho các doanh nghiệp nhỏ đã mất tới $6 1 người 1 tháng. Trong khi Google Apps thì chỉ có 1 phiên bản trả phí duy nhất với giá $50 1 người 1 năm (tương đương khoảng $4.17 1 người 1 tháng).

Có lẽ khi mới nhìn ai cũng có thể đưa ra ngay nhận định về việc Google sẽ có lợi thế hơn. Rõ ràng là Google không thể so sánh với Microsoft về các ứng dụng chuyên biệt như Word Excel và PowerPoint. Và giờ đây khi người dùng có thể sử dụng những ứng dụng quen thuộc đó chỉ với $6/tháng thì chắc chắn kết quả sẽ không thể hoàn toàn nghiêng về Google như nhiều người vẫn nghĩ.

Dù sao đây cũng chỉ là những nét sơ lược của GenK.vn về bộ ứng dụng nền tảng điện toán đám mây của Microsoft thông qua bản Beta. Hãy cùng chờ xem các doanh nghiệp thời “mây hóa” sẽ thay đổi thế nào trong tương lai.

Tham khảo: PC World, Microsoft

Theo PLXH