Kinh nghiệm thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn, doanh nghiệp nhà nước

Kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận trong các doanh nghiệp, do vậy, các quốc gia đều quan tâm, có cơ chế thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn, doanh nghiệp nhà nước.

Tuy nhiên, mỗi nước thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ riêng phù hợp với hành lang pháp lý và thực tiễn phát triển kinh tế – xã hội.

Ảnh minh họa. Nguồn: internet

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn, doanh nghiệp nhà nước ở một số quốc gia

Tại Trung Quốc

Trong giai đoạn 2008-2010, Chính phủ Trung Quốc đã ban hành các tiêu chuẩn cơ bản và 3 thông tư hướng dẫn ứng dụng kiểm soát nội bộ (KSNB); đánh giá kiểm soát nội bộ; hướng dẫn kiểm soát nội bộ trong kiểm toán.

Các tiêu chuẩn và những hướng dẫn cơ bản này chủ yếu được áp dụng cho các công ty niêm yết trên sàn chứng khoán và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2012.

Theo các tiêu chuẩn cơ bản, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát nội bộ, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Điểm khác biệt của hệ thống KBNN tại các tập đoàn, doanh nghiệp nhà nước (DNNN) Trung Quốc là hướng dẫn cụ thể theo từng lĩnh vực (18 lĩnh vực). Việc hướng dẫn cụ thể cho từng lĩnh vực giúp các doanh nghiệp dễ dàng vận dụng.

Hiện nay, các DNNN Trung Quốc đa phần đã được cổ phần hóa để tăng khả năng cạnh tranh và tăng cường sự giám sát từ các bên liên quan. Trải qua thời gian dài được Nhà nước bảo trợ, các DNNN tại Trung Quốc đã bộc lộ rõ điểm yếu là quá dựa dẫm vào Chính phủ; Hoạt động thiếu sự kiểm soát, trong khi, tư duy của nhà quản lý đều hướng tới kiểm soát nội bộ là kiểm soát hoạt động kế toán, chưa quan tâm nhiều đến kiểm soát nguồn nhân lực, hệ thống thông tin…

Thực tiễn cải cách các DNNN tại Trung Quốc cho thấy, phân quyền quản lý, nâng cao mức độ tự chủ là cần thiết. Ngoài ra, để khắc phục vấn đề thể chế không hoàn thiện, giảm dần sự can thiệp của Nhà nước, thì Trung Quốc đã tiến hành xây dựng Hội đồng quản trị (HĐQT) DNNN với đa số là các thành viên bên ngoài. Tính đến hết năm 2018, Trung Quốc đã kiện toàn HĐQT ở 83 DNNN.

Đồng thời, để tăng cường hoạt động giám sát từ bên ngoài doanh nghiệp, Ủy ban Giám sát và Quản lý tài sản Nhà nước Trung Quốc đã tiến hành ủy quyền hoặc phân cấp mạnh trong quản lý giám sát vốn nhà nước.

Đặc biệt, để đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, các DNNN Trung Quốc khắc phục những yếu kém trong hoạt động kế toán, hoạt động giám sát và đánh giá rủi ro bằng cách nhận sự tư vấn từ kiểm toán độc lập.

Tập đoàn được Chính phủ Trung Quốc hình thành nhằm mục đích khắc phục rủi ro, giảm thiểu chi phí hoạt động kinh doanh; đồng thời, tăng cường hiệu quả quản lý, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Về việc giám sát tài chính nội bộ tại các tập đoàn nhà nước, theo Luật Doanh nghiệp Trung Quốc, đại hội đồng cổ đông, ban giám đốc, ban kiểm soát và các nhà quản lý lần lượt chịu trách nhiệm về quyền hạn, ra quyết định, kiểm soát và tổ chức điều hành tập đoàn. Giám sát tài chính nội bộ được thực hiện bởi các phòng ban chuyên trách về tài chính doanh nghiệp và hiện nay cơ cấu tổ chức do bộ phận kiểm soát nội bộ đảm nhận.

Để đánh giá hoạt động giám sát tài chính cần phải có kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là yếu tố quan trọng trong hệ thống giám sát tài chính của các tập đoàn. Tuy nhiên, để bộ phận kiểm soát nội bộ phát huy được vai trò, thì các tập đoàn, DNNN cần phân định rõ mối quan hệ và trách nhiệm của bộ phận này với ban kiểm soát.

Tại Hoa Kỳ

Định kỳ 6 tháng 1 lần Hiệp hội Điều tra gian lận Hoa Kỳ công bố Báo cáo về gian lận và lạm dụng chức vụ quyền hạn cho các doanh nghiệp trong khu vực công. Việc công khai là một phương pháp để hạn chế gian lận, tuy nhiên gian lận của các nhân viên Chính phủ vẫn tiếp diễn. Thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là công cụ hữu hiệu mà Chính phủ Hoa Kỳ khuyến nghị áp dụng với tất cả các DNNN. Trước khi thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ thì Chính phủ đã chỉ rõ 5 yếu tố tác động đến hành vi gian lận, gồm:

- Việc thiếu khuyến khích lợi nhuận và không có sự cạnh tranh lớn ở các DNNN.

- Đội ngũ nhân viên thực hiện giám sát tại các doanh nghiệp còn thiếu và hạn chế.

- Các nhà quản lý coi nhẹ hệ thống kiểm soát nội bộ, chỉ chú trọng đến việc tuân thủ pháp luật của bang.

- Tại các thành phố nhỏ, thiếu ủy ban kiểm toán và các cơ quan rà soát độc lập.

- Chính phủ đặt niềm tin lớn vào người đứng đầu doanh nghiệp.

Khi đánh giá được các yếu tố tác động đến gian lận trong DNNN, Chính phủ Mỹ tập trung vào quản trị rủi ro và ngăn ngừa gian lận thông qua triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, bên cạnh việc áp dụng Báo cáo của Ủy ban Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính (COSO) thì các DNNN tại Mỹ còn sử dụng kết hợp với khung ERM (hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị).

Tại các tập đoàn nhà nước, công ty mẹ thành lập một HQT, HQT có quyền nhân danh công ty, để quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi của công ty. Trong đó, chú trọng tới quản lý đối với giai đoạn soạn thảo quyết định, ra quyết định, phê duyệt và theo đõi việc ra quyết định. HĐQT thường thành lập một số ban do các thành viên HĐQT phụ trách bao gồm:

- Uỷ ban tài chính có nhiệm vụ hoạch định các mục tiêu, chỉ tiêu về tài chính dài hạn, trung hạn và các nguyên tắc, cơ chế quản lý tài chính chung cho toàn tập đoàn, thực hiện thẩm định các hợp đồng hoặc đự án đầu tư có quy mô lớn…

- Uỷ ban tổ chức đảm nhận các nhiệm vụ về nhân sự, tiền lương, tiền thưởng, chế độ và các chính sách liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, các chính sách liên quan đến tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật.

- Uỷ ban kiểm toán có nhiệm vụ thực hiện kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính, thẩm tra các báo cáo tài chính nội bộ, giám sát việc thực hiện kiểm toán và trình tự kế toán, thực hiện các quyết định của HĐQT, thực hiện điều lệ và quy chế trong tập đoàn. Đạo luật Sarbannes Oxley ra đời năm 2002 và được chỉnh sửa năm 2004 quy định các công ty phải lập báo cáo kiểm soát nội bộ, trong đó có những nội dung liên quan đến tình hình thực tế kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị và quy định trong HĐQT phải có Uỷ ban Kiểm toán.

Uỷ ban Kiểm toán có quyền lựa chọn, chỉ định kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính của các tập đoàn, phụ trách về kế toán, kiểm toán và kiểm soát nội bộ tại tập đoàn. Các thành viên trong Uỷ ban Kiểm toán phải am hiểu về kế toán và quản lý tài chính, không tham gia việc điều hành để đảm bảo tính độc lập với các bộ phận khác trong tập đoàn. Thay mặt tập đoàn làm việc với kiểm toán độc lập về các vấn đề liên quan đến cuộc kiểm toán và báo cáo với HĐQT.

Kiểm soát nội bộ của các tập đoàn tại Mỹ chú trọng 3 lĩnh vực chính sau: Kiểm soát chi phí, kiểm soát vốn và kiểm soát vay nợ. Tập đoàn là sự kết hợp giữa các doanh nghiệp với nhau, tập đoàn đã áp dụng cơ cấu thẩm quyền trong mỗi doanh nghiệp mà Luật Doanh nghiệp tại Mỹ đã quy định để kiểm soát lẫn nhau. Người đại điện công ty mẹ họp HĐQT của công ty con, quyết định theo các quy định ở bản điều lệ của công ty con và theo tỷ lệ vốn mà công ty mẹ nắm giữ tại công ty con.

Hệ thống kiểm soát nội bộ của các tập đoàn tại Mỹ chịu nhiều ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài.

Tại Nhật Bản

Trước đây, các tập đoàn kinh tế Nhật Bản được phát triển theo mô hình truyền thống theo kiểu Zaibatsu. Đây là các tập đoàn độc quyền gia đình trị gồm một công ty mẹ đứng đầu và một vài công ty con chi phối những mảng quan trọng của thị trường một cách đơn lẻ hoặc thông qua nhiều công ty con dưới nó. Trong Thế chiến thứ hai, nền kinh tế Nhật Bản sụp đổ, các Zaibatsu bị phá vỡ, tuy nhiên các công ty thành lập khi Zaibatsu bị phá vỡ lại liên kết với nhau, thông qua việc mua cổ phần để hình thành nên các Keiretsu ngày nay.

Các Keiretsu của Nhật Bản được chia thành 2 loại: Liên kết theo chiều dọc (hay liên kết công nghiệp) và liên kết theo chiều ngang (hay liên kết về tài chính). Các Keiretsu liên kết theo chiều dọc, bao gồm các nhà cung cấp ở thượng nguồn và các nhà phân phối ở hạ nguồn, gắn kết chặt chẽ với các công ty chế tạo và thương mại lớn. Các Keiretsu liên kết theo chiều ngang, thường bao gồm một ngân hàng thương mại cùng với các định chế tài chính khác liên kết với một hoặc nhiều công ty thương mại và các công ty sản xuất lớn.

Về thủ tục kiểm soát, sự kiểm soát của công ty mẹ đối với các công ty con trong Keiretsu chủ yếu tập trung vào kiểm soát vốn, công nghệ, thông tin, thị trường và kế hoạch kinh doanh. Tất cả các quy định thủ tục kiểm soát đều được lập ra từ công ty mẹ và được định hướng, hướng dẫn tới các công ty con tùy theo mức độ kiểm soát của công ty mẹ với công ty con trong tổ hợp doanh nghiệp.

Với những đặc điểm về môi trường kiểm soát của các doanh nghiệp Nhật Bản như đã trình bày ở trên, thì mặc dù các chính sách, thủ tục kiểm soát được thiết kế tại các doanh nghiệp Nhật Bản chưa hẳn đã đầy đủ và chặt chẽ, nhưng lại được vận hành một cách hữu hiệu. Bởi vì, các cấp quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp, những người luôn nỗ lực cho thành công của doanh nghiệp và hướng tới những giá trị mà xã hội tôn vinh.

Hàm ý cho doanh nghiệp Việt Nam

Trên cơ sở nghiên cứu kinh nghiệm của Trung Quốc, Hoa Kỳ và Nhật Bản, bài viết rút ra một số hàm ý giúp các tập đoàn, DNNN Việt Nam thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, cụ thể:

Một là, thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ: Các doanh nghiệp cần thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ khách quan với nhà quản lý để phục vụ đắc lực cho quá trình quản lý điều hành tổ chức, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể, kiểm toán nội bộ góp phần: Kiểm tra thông tin tài chính của các hoạt động; Soát xét các nghiệp vụ; Giám sát kiểm toán nội bộ; Kiểm tra việc tuân thủ pháp luật và các quy định; Quản lý rủi ro.

Hai là, sử dụng những đơn vị tư vấn độc lập, có uy tín: Ở Việt Nam, sự cạnh tranh trên thị trường kiểm toán độc lập tại Việt Nam cạnh tranh rất khốc liệt và để tồn tại nhiều doanh nghiệp đã chọn hướng đi chiếm lĩnh thị trường thông qua việc hạ giá dịch vụ. Hệ quả của việc hạ giá dịch vụ kéo theo chất lượng cuộc kiểm toán độc lập đi xuống làm giảm đi chất lượng của cuộc kiểm toán. Chính vì vậy, việc sử dụng các công ty kiểm toán độc lập có uy tín và có kinh nghiệm kiểm toán đối với các tập đoàn lớn trên thế giới góp phần giúp các tập đoàn, DNNN Việt Nam nhanh chóng bắt kịp phương thức quản trị tài chính của các tập đoàn lớn trên thế giới, cũng như vận hành hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.

Ba là, sử dụng mô hình hợp nhất quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ tạo thành các hàng rào phòng thủ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.

Bốn là, trong các tập đoàn, DNNN cần phân định, tách biệt rõ ràng chức năng quản lý kinh doanh và chức năng quản lý hành chính, giữa mục tiêu hiệu quả kinh doanh và mục tiêu quản lý nhà nước điều tiết nền kinh tế. Cần áp dụng các chuẩn mực về quản trị doanh nghiệp, nhất là các chuẩn mực về công bố và minh bạch thông tin, quản lý rủi ro tại các tập đoàn nhà nước.

Năm là, tăng cường kiểm soát nợ vay. Hiện nay, đa số các DNNN đều có rủi ro về thanh toán do tỷ trọng nợ vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn. Vì vậy, bên cạnh việc chỉ tập trung vào kiểm soát bảo toàn và phát triển vốn cần thiết phải xem xét và đánh giá lại toàn bộ các khoản vay và kiểm soát chặt chẽ đối với các khoản vay mới, xây dựng phương án trả nợ đối với các khoản vay cũ để giảm dần tỷ trọng vốn vay của doanh nghiệp.