Các công cụ miễn phí của Google giúp người dùng làm việc từ xa

Với Lịch Google ( Calendar), gọi video Google Hangouts, hay lưu trữ đám mây Google Drive… người dùng sẽ có những công cụ hữu ích miễn phí để làm việc từ xa.

Trong bối cảnh đại dịch COVID-19, rất nhiều người dùng đang phải làm việc tại nhà. Sau đây là những công cụ miễn phí từ Google có thể hỗ trợ người dùng trong quá trình làm việc từ xa.

1. Lên lịch nhắc việc hàng ngày với Google Calendar

Lịch Google (Calendar) như là một thư ký sắp lịch mọi cuộc họp và nhắc việc. Làm việc từ xa tại nhà có thể là điều khó khăn cho người quản lý để theo dõi giờ giấc làm việc cũng như thời gian cam kết trong công việc, hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Người quản lý hay các nhân viên có thể tạo lịch nhắc việc cần làm theo ngày cho mình bằng cách Tạo (Create) trong Lịch Google bằng trình duyệt web tại calendar.google.com hoặc qua tải ứng dụng này từ kho App Store hay Google Play.

Lịch Google (Calendar) như là một thư ký sắp lịch mọi cuộc họp và nhắc việc

Tiếp theo đó, chọn đầu mục là Tác vụ (Task) hay Nhắc việc (Reminder), chọn thời gian cố định hoặc đây là công việc cần làm trong ngày (chọn All day), kèm ghi chú cụ thể.

Bên cạnh đó, người quản lý có thể tạo nhắc việc hay hẹn họp từ xa qua Lịch Google bằng cách tương tự, nhấn Tạo (Create)> chọn Sự kiện (Event)> nhập các thông tin cần thiết cho buổi họp từ xa như thời gian và danh sách những người cần họp qua email (trích từ danh sách email đã tạo lúc đầu) cùng ghi chú cụ thể (có thể đính kèm tập tin văn bản cần thiết để tham khảo trước buổi họp bằng cách nhấn vào biểu tượng đính kèm).

2. Họp video trực tuyến bảo mật với Google Hangouts

Google Hangouts là công cụ họp video trực tuyến miễn phí đi kèm mỗi tài khoản Gmail/Google. Các công ty lớn có thể đăng ký gói G Suite Enterprise để có thêm các chức năng cao cấp cho ứng dụng Hangouts Meet như tăng số lượng người tham gia cùng lúc lên 250 người hoặc tự động ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp vào Google Drive.

Người dùng có thể thực hiện các cuộc họp trực tuyến qua Google Hangouts

Đến thời điểm theo lịch họp đã thiết lập ở trên, chỉ những người đã nhận thư mời mới có thể tham gia buổi họp trực tuyến. Họ có thể sử dụng trình duyệt web truy cập hangouts.google.com trên laptop hay desktop (cần có tai nghe và microphone cùng webcam) hoặc tải ứng dụng về smartphone để sử dụng (có sẵn trên Google Play và App Store)

Họp trực tuyến với Hangouts có thể tắt tạm video nếu bạn đang họp tại nhà, chỉ dùng âm thanh (Audio). Ngoài ra, để có thể thuyết trình cho đội ngũ, người quản lý hay thuyết trình viên có thể Chia sẻ màn hình (Share screen) của họ cho mọi người đang tham gia họp Hangouts thấy hoặc gõ trao đổi bằng văn bản qua Chat (Xem ảnh minh họa).

3. Cùng làm việc trực tiếp trên tài liệu với Google Docs

Ngoài họp video trực tuyến, công ty bạn có thể tận dụng cả bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến rất hữu ích Google Docs đi kèm mỗi tài khoản (dùng được cả trên desktop/laptop hoặc tải ứng dụng di động cho smartphone) gồm:

- Google Docs: thay thế Word với đầy đủ các chức năng soạn thảo, hiệu chỉnh văn bản chuyên nghiệp, thậm chí có thể soạn thảo nội dung văn bản tiếng Việt bằng giọng nói, đồng thời có thể lưu tài liệu dưới dạng Word hay PDF.

- Google Sheets: thay thế Excel với các chức năng cho một bảng tính cùng các hàm công thức tính toán.

- Google Slides: thay thế PowerPoint, tạo lập một file trình diễn.

4. Sao lưu dữ liệu trên Google Drive

Dữ liệu là tài nguyên vô giá của doanh nghiệp, và trong thời gian cách ly tại nhà do dịch COVID-19, bạn không thể đến công ty sao chép dữ liệu từ máy chủ hay máy tính. Do đó, hãy tận dụng lưu trữ “đám mây” Google Drive.

Google Drive giúp người dùng sao lưu dữ liệu

Ưu điểm khi sử dụng “đám mây” lưu trữ là bạn hay nhân viên công ty có thể truy xuất từ bất kỳ nơi đâu, tại nhà hay quán cà phê, bất kỳ lúc nào muốn và từ đa dạng thiết bị như máy tính desktop/laptop hay qua ứng dụng di động trên smartphone. Bên cạnh đó là khả năng quản lý sắp xếp dữ liệu và cấp quyền truy cập cho từng tập tin (file) hay thư mục (folder).

Dung lượng lưu trữ cho mỗi tài khoản Google/Gmail miễn phí đã bao gồm 15GB lưu trữ Google One (Drive, Gmail và Photos). Nếu doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ nhiều hơn có thể đăng ký các gói gia tăng dung lượng mua thêm cho từng tài khoản hoặc mua gói doanh nghiệp tùy nhu cầu, giá trung bình 45.000 VNĐ/tháng cho 100GB hoặc 225.000 VNĐ/tháng cho gói 1000GB).

Thùy An