5 hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất lao động

Việc nhân viên không làm tốt công việc được giao có một phần trách nhiệm thuộc về người lao động, nhưng nhà lãnh đạo và hệ thống quản lý cũng cần xây dựng một hệ thống tạo điều kiện cần và đủ cho họ hoàn thành hành nhiệm vụ.

Nhân viên không biết cấp trên muốn họ làm gì

Không có nhân viên nào vào buổi sáng trước khi đi làm lại nghĩ: “Hôm nay mình sẽ đi làm và thất bại trong công việc”. Ai cũng muốn thành công, kể cả người ít tham vọng cũng không muốn bị sếp nhắc nhở vì không hoàn thành nhiệm vụ.

Đôi khi nhân viên hoang mang không biết bạn muốn ưu tiên gì

Nhưng trong công việc, sẽ có lúc nhân viên rơi vào tình trạng: Nhiệm vụ không hoàn thành đúng thời hạn; Trì hoãn trong các dự án; Sai sót và nhầm lẫn; Ưu tiên những mục tiêu không thiết yếu; Bận rộn nhưng sản phẩm đầu ra không đạt yêu cầu; Không tận dụng được nguồn lực tiềm năng; Không đề nghị sự giúp đỡ đúng lúc; Bao biện và không chịu trách nhiệm; Không phản hồi kịp thời cho cấp trên.

Để biết được tại sao một người không “được việc”, người lãnh đạo có thể thử đặt câu hỏi: “Liệu có điều gì trong hệ thống quản lý khiến họ thất bại?”. Việc rà soát lại hệ thống sẽ giúp mỗi người tìm ra những lỗ hổng quan trọng, từ đó rút kinh nghiệm và cải thiện năng suất lao động.

Nhà tư vấn, diễn giả và cựu giáo sư nổi tiếng Ferdinand Fournies của Đại học Columbia, đã nói trong cuốn sách “Tại sao nhân viên không làm những gì họ được cho là phải làm” rằng “có một lý do là họ không biết cần phải làm gì”.

Không phải nhân viên của bạn không thông minh, không đủ quan tâm hay không đủ động lực, đơn giản là họ không biết bạn muốn họ làm gì. Và khi không biết, thì họ sẽ hành động theo cách hiểu của họ.

Nếu nhà quản lý không hài lòng, cấp dưới sẽ tiếp tục miệt mài đi tìm các đáp án để làm hài lòng cấp trên. Có thể vì họ e ngại việc trao đổi kỹ với lãnh đạo, hoặc việc truyền tin tới cấp trên không thuận lợi. Nhưng dù thế nào, người quản lý vẫn đóng vai trò thiết yếu trong việc giúp cấp dưới hiểu về nhiệm vụ cũng như tạo điều kiện hoàn thành công việc được giao.

5 hệ thống giúp kiểm soát năng suất lao động

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo, quản lý cải thiện năng suất lao động, CareerBuilder mang đến 5 hệ thống quản lý giúp các nhà lãnh đạo kiểm soát vấn đề, bổ sung, sửa đổi các thiếu sót để cấp dưới làm việc hiệu quả hơn.

Hệ thống thiết lập mục tiêu và đóng góp của nhân viên

Hệ thống này đặt ra các mục tiêu tổng thể cho bộ phận của nhà quản lý, bao gồm: mục tiêu mà công ty yêu cầu thực hiện và mục tiêu mà nhà quản lý tự đặt ra.

Cho nhân viên tham gia đặt mục tiêu

Các nhà quản lý hãy cho phép nhân viên tiếp cận, thậm chí tham gia đóng góp vào việc thiết lập mục tiêu – lên phương án chinh phục mục tiêu, để họ cảm thấy mục tiêu đó là của chính họ. Tất nhiên, người quản lý cũng cần cho nhân viên biết những chỉ số và cách đo lường để họ thấy được sự tiến triển của công việc.

Hệ thống ủy quyền

Như CareerBuilder từng chia sẻ, lãnh đạo có hệ thống ủy quyền hiệu quả sẽ giúp nhân viên chủ động giải quyết công việc. Điều quan trọng là người quản lý phải hướng dẫn cách xây dựng một kế hoạch tổng thể với thời gian biểu cho các sản phẩm chủ chốt.

Và để tránh “ông nói gà, bà nói vịt”, nhà quản lý hãy nói rõ để người đó nắm được ý tưởng, mong đợi, tiêu chí của bản thân về kết quả. Sau đó, chỉ định một ngày nhất định để hai bên cùng đ.ánh giá tiến độ và những trở ngại gặp phải.

Hệ thống đào tạo năng lực

Việc đào tạo giúp tăng khả năng nhân viên thực hiện được nhiệm vụ. Là quản lý, bạn cần đảm bảo những người dưới quyền có cơ hội phát triển các kỹ năng cần thiết để nắm bắt và thực thi.

Giúp nhân viên có cơ hội nâng cao hiểu biết, năng lực

Vì vậy, doanh nghiệp cần có kế hoạch nâng cao năng lực, hiệu suất cụ thể cho nhân sự. Cơ hội nâng cấp bản thân cũng khiến mọi người có thêm động lực để thành công.

Đó không nên là kiểu sự kiện đôi ba lần mỗi năm, mà phải là một quá trình huấn luyện từ thấp đến cao diễn ra hàng ngày, cùng với việc rà soát sự tiến bộ hoặc khả năng áp dụng hàng tuần.

Hệ thống công nhận và khen thưởng

Đây sẽ là sự phản hồi mạnh mẽ của công ty đối với đóng góp của nhân viên. Sự công nhận kịp thời, phù hợp sẽ khuyến khích nhân viên tích cực hoàn thành các nhiệm vụ của người quản lý. Đôi khi chỉ là sự ghi nhận rằng họ đã làm đúng một thao tác, một phương pháp, đạt kỳ hạn một dự án… Đặc biệt, nếu được thông báo những ghi nhận cụ thể, kịp thời thì khả năng người lao động lặp lại thành tích sẽ cao hơn.

Nếu doanh nghiệp và bộ phận của bạn chưa có những hệ thống quản lý trên, sẽ khó tránh khỏi việc nhân viên hành động như thể họ không biết bạn muốn gì.